Por qué es importante redactar bien los correos electrónicos

Tu teléfono zumba; te llevas la mano al bolsillo, lo acercas a escasos centímetros de tu cara y ves que acabas de recibir un correo electrónico. Mientras que la mayoría de la gente reanudaría su jornada tras un rápido vistazo o incluso pondría los ojos en blanco, tú sonríes.

Acabas de recibir la noticia de que te han contratado en el puesto para el que te entrevistaste, y junto a ella hay algunos datos privados sobre tu salario, cargo, confirmación del número de la seguridad social y más Información de Identificación Personal (IIP). Estás más que emocionado y, con esa adrenalina, reenvías el mensaje a tu familia y disfrutas del resto del día.

Enviar y recibir correo electrónico o e-mails ha contribuido mucho a nuestras formas de comunicación; es un equilibrio perfecto entre el envío informal de mensajes de texto y una carta profesional escrita a mano con plumas y tinta. El correo electrónico se adelantó a Internet con la primera aplicación de envío de correos electrónicos que se utilizó a principios de los años setenta. Desde entonces, la comunicación por correo electrónico se ha disparado, su uso ha aumentado y también el riesgo de poner en peligro tu información.

Como todos hemos experimentado alguna vez, enviar un correo electrónico no siempre viene acompañado de un botón de deshacer. Las posibilidades de eliminar completamente algo del destinatario de tu correo electrónico después de que el mensaje haya llegado a su bandeja de entrada son muy improbables.

¿Cómo funciona realmente el correo electrónico en segundo plano?

Cuando envías un correo electrónico utilizando un servicio de correo electrónico, lo estás enviando a un servidor de correo saliente, que es el nombre que aparece después del signo @, y que utiliza el Protocolo Simple de Transferencia de Correo para enviar el mensaje. Una vez que su servidor de correo electrónico establece una conexión con el servidor de correo electrónico del destinatario, es capaz de almacenar el mensaje en el buzón; todo esto sucede en cuestión de segundos.

La idea del correo electrónico surgió cuando los ordenadores empezaron a conectarse entre sí en la misma red. El responsable del primer correo electrónico que se envió es Ray Tomlinson, el mismo que lo acuñó utilizando el formato de usuario@dominio. Cuando surgió el correo electrónico, lo utilizaban sobre todo informáticos e investigadores, y luego empresas y particulares, cuando se generalizó su uso.

Hoy en día, es casi imposible utilizar cualquier servicio en línea sin proporcionar un correo electrónico para adjuntar a su cuenta. Algunas personas incluso tienen varios correos electrónicos, separando deliberadamente la comunicación profesional de la personal. Dicho esto, no es de extrañar que casi 4.000 millones de personas tengan correo electrónico y que cada día se envíen o reciban más de 300.000 millones de mensajes. ¿No te hace preguntarte si toda esa información que se envía de un lado a otro está protegida?

Correo electrónico y seguridad

Además de adoptar buenas prácticas con las contraseñas y utilizar la doble autenticación para acceder a tus cuentas de correo electrónico, también hay un guardaespaldas silencioso que garantiza la privacidad de tus datos: el cifrado. La encriptación es esencialmente un disfraz para tu información privada, ahora llamada texto cifrado, porque el valor de tu información permanece, pero está codificada de una manera que las personas no autorizadas no podrán entender. Se descifrará a texto plano para que el usuario debidamente autorizado, por supuesto, pueda utilizar el correo electrónico para su verdadero propósito.

Esto le permite estar seguro de que las buenas noticias que ha recibido por correo electrónico y que ha reenviado a sus familiares son seguras. Cifrar y descifrar se llama criptografía, y las fórmulas utilizadas para hacerlo se denominan cifrados.

Hay muchos tipos diferentes de cifrado; por ejemplo, Gmail y Yahoo utilizan el cifrado de correo electrónico Transport Layer Security o TLS para mantener a salvo los datos de correo electrónico durante la transmisión. Así, si has recibido tu buena noticia a través de Gmail, tus datos se cifran primero en tu dispositivo mediante un cifrado simétrico, se transmiten por Internet para llegar al servidor de correo electrónico del destinatario, que a continuación utiliza la misma clave simétrica para descifrar el mensaje y poder leerlo.

Esto significa que si se produce un ataque “man-in-the-middle”, es decir, si alguien interfiere en tu mensaje mientras viaja hacia el destinatario, no podrá leer la información, manteniendo así tu privacidad y confidencialidad. Todo tu salario, seguridad social y el resto de información personal de ese correo electrónico están a salvo.

El cifrado simétrico es más rápido, sencillo y popular que el asimétrico. Mientras que el cifrado simétrico utiliza la misma clave para cifrar y descifrar el mensaje, el asimétrico utiliza dos claves diferentes, una pública y otra privada, que generará el destinatario.

El destinatario sólo compartirá la clave pública, lo que garantiza que la clave privada que sólo él obtiene será la única forma de descifrar cualquier mensaje que se le envíe. Esto significa que con el cifrado asimétrico, el mensaje que envíes se cifrará utilizando la clave pública del destinatario, y sólo él podrá descifrarlo utilizando su clave privada. Como puedes deducir, esto ofrece un mayor nivel de seguridad, pero no funcionaría bien si se utiliza para grandes cantidades de datos, que, como se ha dicho anteriormente, es lo que producen los correos electrónicos.

Redacción de correos electrónicos

Si desea reenviar un correo electrónico con información confidencial eliminada o redactada, tiene varias opciones para hacerlo. Un método consiste en imprimir, tachar y escanear el correo electrónico para enviarlo a un destinatario con la información confidencial tachada.

Otra opción que la mayoría desconoce es el uso de un programa informático de redacción con capacidad para suprimir la IIP, concretamente de los correos electrónicos. La mayoría de la gente sabe que la redacción se utiliza para mantener la privacidad, como difuminar caras o también en documentos físicos, pero no todos mencionan la redacción de correos electrónicos como otra variable esencial, lo cual es comprensible.

La redacción de documentos y la redacción de correos electrónicos tienen mucho en común, por lo que pueden englobarse fácilmente bajo la misma denominación de “redacción de documentos”, pero esta generalización puede eliminar algunos factores críticos sobre la redacción de correos electrónicos en los que el software de redacción debería hacer hincapié. Sí, tanto la redacción de documentos como la de correos electrónicos sirven para proteger la privacidad, pero los tipos de archivo y el formato difieren, ya que los correos electrónicos suelen transmitirse en formato de correo electrónico estándar, como la extensión de correo de Internet multiuso o MIME.

Tanto los documentos como los correos electrónicos pueden contener palabras junto con imágenes, pero los correos electrónicos también tienen contenido como enlaces directos y archivos adjuntos que requieren una capacidad específica de un software de redacción para poder leerlos correctamente, extraerlos y luego redactarlos.

Lectores de correo electrónico en un software de redacción

Un buen software de redacción de correo electrónico debe ser capaz de leer diferentes tipos de archivos de correo electrónico, como EML, MSG, PST, INBOX y otros, y proporcionar las herramientas adecuadas para buscar, filtrar, recopilar y organizar los datos de los archivos de correo electrónico y exportarlos a un archivo PDF para iniciar la redacción.

Outlook, por ejemplo, utiliza archivos PST para almacenar información de correo electrónico, archivos adjuntos, contactos, eventos del calendario y mucho más; el usuario podrá importar el archivo PST en el software de redacción con la capacidad de leerlos, filtrar lo que el usuario necesita de ellos y, a continuación, identificar y redactar información confidencial con precisión y eficacia.

Cuando el usuario añade un archivo PST al software de redacción, como CaseGuard, éste le dará la capacidad de buscar entre miles de correos electrónicos y filtrar fácilmente los datos buscando por palabra(s) clave(s) específica(s) y/o por remitente, destinatario, asunto, archivos adjuntos o fechas. Esta cantidad de flexibilidad es una gran ventaja cuando se trata de preparar sus correos electrónicos para iniciar el proceso de redacción.

De esta forma, el usuario no necesitará utilizar ninguna otra herramienta para convertir PST a PDF u obtener los archivos adjuntos por separado. El usuario puede extraer todo lo que necesita de sus archivos PST con el software de redacción como primer paso para iniciar la redacción de correos electrónicos.

Otras funciones que permiten que el software de redacción sea eficiente a la hora de redactar correos electrónicos son funciones como la redacción de patrones. La redacción de patrones permite a los usuarios seleccionar qué tipo de patrón quieren que detecte el software, por ejemplo, correos electrónicos, y redactarlos con sólo pulsar un botón. Los usuarios también pueden utilizar las funciones de redacción de plantillas si disponen de ellas.

Las redacciones de plantillas se producen cuando el software de redacción permite guardar la ubicación de la redacción como una plantilla para poder repetirla fácilmente en proyectos seleccionados. Si usted, como usuario, crea una plantilla para la redacción de correos electrónicos seleccionando la información que siempre se encuentra en la misma ubicación en el archivo, por ejemplo, los correos electrónicos siempre se encuentran en la parte superior, las firmas debajo, etc., podrá realizar la redacción una vez y reutilizar la plantilla para acelerar el proceso de redacción de sus archivos de correo electrónico.

Para ir un paso más allá, el software de redacción como CaseGuard le permite crear una plantilla basada en opciones de análisis de IA, lo que significa que puede seleccionar sus plantillas no sólo para seguir sus redacciones manuales basadas en la ubicación, sino también para que esa plantilla busque siempre información personal específica, como nombres, números de teléfono, números de la seguridad social y más. También puede acelerar el proceso de redacción utilizando la función de redacción de correo electrónico masivo de CaseGuard.

Ahora todos nos sentimos cómodos con la comunicación por correo electrónico y a veces olvidamos la importancia de proteger la información que introducimos en estos mensajes. Ya se trate de casos judiciales, datos empresariales o información personal, lo mejor es proteger los datos. Aunque imprimir y tachar los correos electrónicos impresos sigue siendo una opción, deja mucho margen para el error y la posible exposición de información confidencial. Confiar en un software de redacción que tenga múltiples capacidades y opciones flexibles para redactar correos electrónicos es una opción mucho mejor para aquellos que buscan redactar información privada correctamente.