Organización de archivos a prueba de tontos con Bates Stamping

¿Quién no se ha visto alguna vez en esta situación? Ya se trate del manuscrito de una obra de teatro, de una tesis universitaria o de un informe de proyecto crucial para tu jefe, todos hemos tenido que enfrentarnos a la desalentadora tarea de recomponer una pila de papeles dispersos. Los números de página son una salvación en estas situaciones, ya que simplifican el proceso de reordenación. Pero, ¿qué ocurre si tienes varios documentos de varias páginas y te encuentras con tres de varias páginas? Este enigma puede hacer que la tarea sea significativamente más difícil”.

Una forma habitual de mantener los documentos organizados en los ámbitos jurídico, médico y empresarial es el sellado Bates. Este método asigna una secuencia alfanumérica única a cada página del documento, lo que simplifica la organización y la identificación. En este artículo, exploraremos la historia del sellado Bates, su importancia a través de ejemplos de la vida real y consejos para su aplicación efectiva.

Una patente que lo cambiaría todo

En 1892, el mismo año en que la Universidad de Chicago impartió sus primeras clases, Edwin Granville Bates patentó su innovadora máquina de numeración consecutiva. Este dispositivo manual, fabricado con metal, madera, fieltro y caucho, contaba con cuatro sellos numéricos giratorios. Con cada pulsación sobre un documento, la máquina dejaba una marca, y el número de esferas avanzaba automáticamente a la secuencia siguiente.

El invento de Bates tuvo una gran aceptación a finales del siglo XIX. Su numeración sistemática transformó la organización de archivos, sobre todo en el ámbito del derecho y la medicina. En estos campos se manejan miles de documentos, todos ellos potencialmente necesitados de acceso o referencia en un momento dado.

En los últimos 131 años, la Numeradora Automática Bates ha evolucionado. Ahora incorpora más de cuatro ruedas numéricas, superando su límite inicial de 9.999 páginas. La máquina incorpora incluso letras en la secuencia. Hoy en día, es un estándar en el sistema legal, utilizado por casi todos los bufetes de abogados de Estados Unidos.

Estados Unidos ex rel. Proctor contra Safeway, Inc.

El sellado Bates no se adopta universalmente, como ilustra la demanda ante el Tribunal Supremo contra Safeway Inc . En 2017, Thomas Proctor presentó solicitudes de documentos a Safeway Inc. específicamente para sus archivos relacionados con la farmacia. Surgieron acusaciones de que la empresa había defraudado intencionalmente al gobierno de los Estados Unidos al presentar documentación incorrecta para Medicare y Medicaid.

Safeway Inc. respondió proporcionando miles de documentos sin marcar, lo que planteó importantes problemas de clasificación. El tribunal que supervisaba el caso exigió a Safeway Inc. que aplicara el sello Bates a los documentos y los volviera a presentar. Sin esta organización, pruebas cruciales podrían haber pasado fácilmente desapercibidas.

Sellado Bates de sus documentos

El sello Bates, ahora comúnmente conocido como numeración Bates, ha evolucionado con los avances tecnológicos. El sello original se considera obsoleto debido al auge de los documentos digitales, como los archivos PDF y TIFF. De ahí que se haya impuesto el sellado Bates digital. Incluso en el caso de los documentos físicos, hoy en día se utilizan mucho las pegatinas precargadas con numeración Bates.

Para organizaciones como bufetes de abogados u hospitales que gestionan cientos o miles de páginas de documentos, un sellado Bates eficaz es crucial. Por lo tanto, es esencial invertir en un software capaz. CaseGuard Studio, un software de redacción todo en uno, ofrece más que capacidades de IA. Sus herramientas de gestión de documentos incluyen la adición de marcas de agua, la fusión y edición de archivos PDF y, lo que es más importante, la aplicación de la numeración Bates.

Como se ilustra en el siguiente vídeo, personalizar y aplicar el sello Bates a sus documentos es muy sencillo. Este método puede funcionar en un solo archivo, como se muestra, o en bloque para cargas de documentos más extensas. Por ejemplo, con la función de procesamiento masivo, puede cargar un número ilimitado de documentos a CaseGuard. Sólo tiene que añadir la etiqueta de sello Bates con las opciones que desee en la sección”Aplicar marca de agua” y el proceso se ejecutará automáticamente. En consecuencia, esto puede ahorrar a su organización no sólo un valioso tiempo y dinero, sino también evitar calambres en las manos por el uso del sello mecánico tradicional.

No es sólo un truco

Como se ha destacado anteriormente, CaseGuard Studio es una solución de redacción completa. Puede manejar archivos de video, audio, imágenes y documentos. Por lo tanto, le permite redactar sus documentos antes o después de aplicar el sello Bates. Dispone de varias herramientas de redacción manual, como “Buscar y redactar” y “Redacción de patrones”. Sin embargo, la función más destacada es, sin duda, el análisis de texto por IA.

El análisis de texto AI permite detectar, clasificar y redactar todo tipo de información personal identificable (IPI) en los documentos. Esto se puede lograr en un solo documento o en grandes cantidades, sin ninguna limitación. El siguiente vídeo ilustra la sencillez de la redacción con el análisis de texto AI utilizando CaseGuard.

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