Ley de Transparencia Gubernamental y Privacidad de Datos en OH

La Ley de Registros Abiertos de Ohio (Ohio Open Records Law) es una ley que se promulgó para proporcionar a los ciudadanos del estado el derecho a solicitar el acceso a determinados registros e información del gobierno. La ley se promulgó en 1963 y establece los pasos que deben seguir los organismos gubernamentales y estatales de Ohio para que los ciudadanos del estado puedan solicitar el acceso a sus respectivos registros e información públicos. En este punto, la ley también establece los registros públicos y la información que están exentos de divulgación al público en general, así como las sanciones a las que se enfrentan los organismos gubernamentales de Ohio si se descubre que infringen la ley.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

La Ley de Registros Públicos de Ohio define los registros públicos como “cualquier documento, dispositivo o elemento, independientemente de su forma física o característica, incluidos los registros electrónicos definidos en el artículo 1306.01 del Código Revisado, creado o recibido por cualquier oficina pública del Estado o sus subdivisiones políticas, o que se encuentre bajo su jurisdicción, que sirva para documentar la organización, las funciones, las políticas, las decisiones, los procedimientos, las operaciones u otras actividades de la oficina”. En lo que respecta al alcance y la aplicabilidad de la ley, la Ley de Registros Abiertos de Ohio se aplica a todos los “registros conservados por cualquier oficina pública, así como a los registros de escuelas privadas con y sin ánimo de lucro”.

¿Cuáles son los requisitos que la ley impone a los organismos estatales?

Algunas de las obligaciones que tienen los organismos estatales en virtud de la Ley de Registros Abiertos de Ohio en lo que respecta a los registros públicos y la accesibilidad de la información gubernamental son las siguientes:

• Los organismos estatales están obligados a proporcionar los registros públicos a los solicitantes a través del método o medio que hayan solicitado. Sin embargo, los solicitantes también deben pagar los costes o tasas aplicables.
• Se prohíbe a los organismos estatales que pidan a una persona que justifique su solicitud de acceso a sus registros públicos. Es más, la ley también permite a las personas solicitar acceso a los registros públicos de forma anónima.
• Los organismos estatales son responsables de eliminar de sus registros públicos cualquier información personal identificable o confidencial antes de revelarla al solicitante. Los organismos estatales también deben justificar las razones de dichas supresiones.
• Los organismos estatales son responsables de organizar y mantener sus registros públicos de manera que puedan ser copiados e inspeccionados por el público en general.
• Los organismos estatales sólo están autorizados a cobrar a las personas que deseen acceder a sus registros públicos tasas relacionadas con el coste real de hacer copias de dichos registros, no con la mano de obra. En este punto, la ley establece que el cargo por copias en papel es de 5 céntimos por página, mientras que el coste de los archivos electrónicos copiados en un disco compacto es de un dólar por disco. Por otra parte, no se cobra por los documentos o registros enviados por correo electrónico.

¿En qué circunstancias puede denegarse el acceso a un solicitante en virtud de la ley?

La Ley de Registros Abiertos de Ohio establece que los organismos estatales están autorizados a denegar la solicitud de una persona para acceder a sus registros públicos si la solicitud es demasiado ambigua, general o amplia. Es más, los organismos estatales también conservan el derecho a denegar una solicitud de registros públicos de conformidad con otra ley estatal o federal, como la HIPAA o la FERPA. Dicho esto, también existen numerosas excepciones a la ley. Algunas de estas excepciones incluyen, pero no se limitan a:

• Audiencias de libertad condicional.
• Secretos comerciales de hospitales.
• Información sobre preparación de juicios.
• Investigaciones policiales.
• Propiedad intelectual.
• Información recreativa juvenil.
• Registros del Departamento de Servicios para la Juventud.
• Registros de seguridad e infraestructuras.
• Planes de gestión de emergencias.
• Registros de bibliotecas.

¿Cómo pueden cumplir la ley los organismos estatales de Ohio?

Dado que la Ley de Registros Abiertos de Ohio exige que los organismos estatales redacten la información de identificación personal de sus registros públicos antes de revelarla a un solicitante, así como que proporcionen al solicitante una razón de su decisión, corren el riesgo de infringir la ley incluso cuando proporcionan a una persona la información solicitada. Para evitar tales infracciones, los organismos estatales pueden recurrir a programas informáticos de redacción automática. Estos programas no sólo permiten redactar automáticamente archivos PDF, documentos, vídeos, etc., sino que también permiten a los usuarios dar razones adjuntas para estas redacciones. De este modo, los organismos estatales de Ohio pueden cumplir la Ley de Registros Abiertos y, al mismo tiempo, garantizar que no revelan ningún dato personal.

Aunque muchos indicadores de transparencia de los gobiernos estatales estadounidenses, como el Índice de Integridad BGA – Alper, han dado al estado de Ohio una calificación de suspenso en lo que respecta a su legislación sobre registros abiertos en los últimos años, la ley ofrece a los ciudadanos del estado la oportunidad de solicitar el acceso a determinados registros e información gubernamentales. De este modo, los ciudadanos pueden conocer mejor la forma en que se gasta y asigna el dinero de los contribuyentes en sus jurisdicciones locales, ya que este dinero constituye la base de las instituciones y servicios públicos del estado.