Ley de Registros Públicos y Privacidad Gubernamental en AL

La Ley de Registros Públicos de Alabama hace referencia a una serie de leyes que se aprobaron con el fin de conceder a los residentes del estado el derecho a solicitar el acceso a determinados registros públicos e información gubernamental. Tras su aprobación inicial en 1923, la ley ha sido modificada en varias ocasiones, siendo la más reciente la de 2009, cuando se añadió una disposición que prohibía de hecho la transferencia de fondos entre comités de acción política dentro de Alabama. Posteriormente, la Ley de Registros Públicos de Alabama establece los motivos legales por los que los ciudadanos del estado pueden solicitar el acceso a los registros gubernamentales, así como los registros gubernamentales que están exentos de dicha accesibilidad.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

En virtud de la Ley de Registros Públicos de Alabama, los registros públicos se definen como “todos los libros, papeles, cartas, documentos y mapas escritos, mecanografiados o impresos realizados o recibidos en cumplimiento de la ley por los funcionarios públicos del estado, los condados, los municipios y otras subdivisiones del gobierno en las transacciones de los asuntos públicos y también incluirá cualquier registro autorizado para ser realizado por cualquier ley de este estado perteneciente o relativo a cualquier tribunal de registro o cualquier otro registro público autorizado por la ley o cualquier documento, alegato, prueba u otro escrito presentado ante, en o por cualquiera de dichos tribunales, oficinas o funcionarios”.

¿Cuáles son las obligaciones de los custodios de registros en virtud de la ley?

La Ley de Archivos Públicos de Alabama impone las siguientes responsabilidades a los depositarios de archivos del Estado en lo que respecta a la capacidad de los residentes del Estado para solicitar acceso a sus archivos públicos y a la información gubernamental:

• Los custodios de los registros tienen la obligación de redactar cualquier información de identificación personal que pueda estar contenida en sus registros públicos antes de revelar dichos registros a un ciudadano dentro del estado de Alabama.
• Los custodios de registros tienen la obligación de poner sus registros públicos a disposición de los interesados para su inspección y copia durante el horario laboral habitual.
• Los depositarios de documentos tienen la obligación de preservar sus documentos públicos contra la intrusión, la divulgación no autorizada y la destrucción.
• Los custodios de registros deben mantener los registros públicos dentro de la oficina en la que dichos registros fueron creados, o en un depósito que haya sido aprobado por la Comisión de Registros del Gobierno Local.
• Los custodios de registros no tienen obligación de facilitar a los no residentes en el estado de Alabama el acceso a sus registros públicos.
• Aunque la ley establece que, en la medida de lo posible, los encargados de la custodia de documentos deben proporcionar copias gratuitas de los documentos públicos a los residentes en Alabama, pueden cobrar a dichos residentes una tarifa simbólica por el suministro de copias de los documentos públicos si las limitaciones presupuestarias impiden que el encargado de la custodia de documentos proporcione copias gratuitas.

¿Cuándo puede denegarse una solicitud de acceso a documentos públicos con arreglo a la ley?

Aunque las disposiciones de la Ley de Registros Públicos de Alabama no exigen que los ciudadanos del Estado aporten una razón específica cuando pretenden inspeccionar o copiar registros públicos, las sentencias de casos emblemáticos que ha dictado el Tribunal Supremo de Alabama, como Blankenship contra la ciudad de Hoover, han afirmado que los departamentos estatales pueden preguntar por la razón o motivación que subyace a una solicitud de acceso a sus registros públicos. Por otra parte, hay dos categorías de registros públicos que están exentos de divulgación en virtud de la ley. Estas dos categorías de registros públicos incluyen:

• Registros de inscripción y circulación, así como información relativa al uso de las bibliotecas de escuelas públicas, colegios y universidades de Alabama.
• Registros relativos a planes, evaluaciones, procedimientos, sistemas y medidas de seguridad, así como cualquier otro registro o información relacionados con la seguridad de las instalaciones, estructuras e infraestructuras del Estado de Alabama o que tengan repercusiones sobre ella.

¿Cómo pueden cumplir la ley los custodios de documentos?

Una forma de cumplir con la legislación, como la Ley de Archivos Públicos de Alabama, es mediante la utilización de software de redacción automática. Dado que las disposiciones de la ley exigen que los custodios de los registros eliminen la información personal de sus registros antes de permitir el acceso a los mismos, el software de eliminación puede utilizarse para ocultar detalles personales, como direcciones postales, números de teléfono y fechas de nacimiento, de archivos PDF, documentos, mensajes de correo electrónico, etc., garantizando que la privacidad de las personas asociadas a estos registros esté protegida en todo momento. De esta manera, los custodios de registros también pueden seguir cumpliendo con la legislación, como la Ley de Registros Públicos de Alabama.

En un estudio de 2008, el Índice de Integridad BGA – Alper, realizado por la Better Government Association y patrocinado por Alper Services, clasificó a Alabama en el puesto 48 de 50 en cuanto al nivel de transparencia y responsabilidad que existe entre los gobiernos estatales y el público al que sirven. Las decisiones judiciales que se han tomado en relación con la ley respaldan estas conclusiones, ya que la posibilidad de que un departamento estatal exija a un ciudadano que le proporcione un motivo cuando desea acceder a sus registros públicos es contraria a todo el propósito de la legislación sobre registros abiertos. Así pues, aunque la ley ofrece a los ciudadanos del estado de Alabama la posibilidad de acceder a determinados documentos públicos, existen importantes limitaciones en comparación con muchos otros estados del país.