Ley de Registros Públicos de AZ, Protección de Datos

La Ley de Registros Públicos de Arizona es una ley de registros públicos y privacidad de datos que se promulgó originalmente en 1901. La ley ha sido modificada varias veces desde su aprobación en 1901, sobre todo en 2000, cuando se cambió el lenguaje de la ley para reflejar el aumento de los registros electrónicos y la documentación de acuerdo con un aumento de las comunicaciones en línea durante el cambio de siglo. Dicho esto, la Ley de Registros Públicos de Arizona establece los requisitos que deben cumplir los organismos estatales y gubernamentales para que los residentes del estado puedan acceder a sus registros e información públicos. Además, la ley también describe los registros públicos específicos que están exentos de divulgación en virtud de la ley.

¿Cómo se definen los expedientes públicos según la ley?

La Ley de Registros Públicos de Arizona define los registros personales como “libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales, independientemente de su forma física o características, hechos o recibidos por una agencia gubernamental en cumplimiento de la ley o en relación con la transacción de asuntos públicos y preservados por la agencia o su sucesor legítimo como evidencia de la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del gobierno”. Ejemplos de registros públicos y otros asuntos incluyen calendarios, informes, memorandos legales, políticas y procedimientos, informes de accidentes, vídeos y materiales de formación, grabaciones de reuniones en las que no hay actas escritas, registros de personal, expedientes de casos y bases de datos”.

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos públicos de Arizona en virtud de la ley?

La Ley de Registros Públicos de Arizona ordena que los organismos públicos dentro del estado tomen los pasos y medidas necesarios para asegurar que los residentes del estado tengan acceso a sus respectivos registros públicos e información relacionada. Estos pasos y medidas incluyen, pero no se limitan a:

• Los organismos públicos tienen la obligación de suprimir determinadas formas de información de identificación personal de los registros públicos, como nombres completos y destinatarios personales, antes de divulgar dichos registros al público en general.
• Los organismos públicos tienen derecho a cobrar una tasa cuando atiendan una solicitud de documentos, por el importe que consideren apropiado.
• Los organismos públicos tienen la responsabilidad de proporcionar al público ciertos registros e información, de forma gratuita, como los registros públicos que se utilizarán en relación con la reclamación de una pensión dentro del estado de Arizona, entre otras cosas.
• Los organismos públicos y los funcionarios empleados por dichas instituciones tienen la obligación de proteger y preservar los registros públicos en su posesión del deterioro, pérdida, mutilación, destrucción y divulgación no autorizada.
• Los organismos públicos son responsables de desarrollar un plan que pueda ser utilizado para regular la gestión eficiente y económica de los registros públicos en posesión de dichos organismos.
• Los organismos públicos son responsables de designar a una persona dentro de la organización que se encargará de la gestión de los registros públicos de dicha organización.

¿Qué registros públicos están exentos de la ley?

Como es el caso con todas las leyes de expedientes públicos, ciertos expedientes e información gubernamental estarán exentos de difusión. Hasta este punto, algunos de los registros públicos e información gubernamental que están exentos bajo las disposiciones de la Ley de Registros Públicos de Arizona incluyen:

• Registros educativos.
• Registros de datos de estudiantes.
• Información médica y registros vitales.
• Información relativa a la compra o arrendamiento de tierras estatales.
• Información sobre investigaciones disciplinarias.
• Registros de telecomunicaciones e infraestructuras de la administración local.
• Información que debe permanecer confidencial en virtud del privilegio abogado-cliente.
• Información que un organismo público debe facilitar para poder optar a un contrato estatal de construcción.
• Registros de pozos de petróleo y gas.
• Información individual sobre el seguro de desempleo.
• Secretos comerciales e información sujeta a derechos de propiedad.
• Registros de inscripción o declinación de votantes.

Ley de registros públicos y redacción

Dado que las disposiciones de la Ley de Registros Públicos de Arizona exigen que los organismos estatales redacten ciertas categorías de información de identificación personal de los registros públicos antes de entregarlos al público, el software de redacción automática es una forma ideal de mantener el cumplimiento de la ley. A través del software de redacción automática, los organismos públicos y las agencias estatales de Arizona pueden eliminar información personal de los registros públicos de una manera que es a la vez eficiente y eficaz, ya que estos programas de software permiten a los usuarios redactar datos personales en cuestión de segundos. A través de estos medios, los organismos públicos pueden mantener el cumplimiento de la legislación, como la Ley de Registros Públicos de Arizona.

Dado que el dinero de los contribuyentes de los ciudadanos estadounidenses que trabajan a diario se utiliza para financiar proyectos y esfuerzos emprendidos tanto por el gobierno federal de EE.UU. como por los gobiernos estatales y locales de todo el país, la legislación que permite a estos ciudadanos inspeccionar los registros y la información que detalla las actividades de sus funcionarios electos es de suma importancia. En el estado de Arizona, dicha legislación ha tomado la forma de la Ley de Registros Públicos de Arizona, ya que las diversas secciones de la ley conceden a los residentes del estado el derecho a solicitar un mayor nivel de transparencia y responsabilidad de su gobierno local.