Ley de Protección de Datos de la Administración en Virginia

La Ley de prácticas de recopilación y difusión de datos gubernamentales de Virginia es una ley de privacidad de datos que se promulgó en 2015. Como el nombre de la ley sugiere, la Ley de Prácticas de Recopilación y Difusión de Datos del Gobierno de Virginia se promulgó con el propósito de salvaguardar las diversas formas de información de identificación personal que los residentes del estado envían a los organismos gubernamentales que operan dentro de Virginia. Dicho esto, la ley describe las responsabilidades que tienen los organismos gubernamentales de Virginia en lo que respecta a garantizar que la información personal de los distintos residentes del estado se recopile, conserve y difunda de forma que se proteja la confidencialidad e integridad de dicha información.

¿Cómo define la ley a los organismos públicos?

Según la Ley de Prácticas de Recogida y Difusión de Datos Gubernamentales de Virginia, un organismo gubernamental se define como “cualquier agencia, autoridad, consejo, departamento, división, comisión, institución, oficina o entidad gubernamental similar de la Commonwealth o de cualquier unidad de gobierno local, incluidos condados, ciudades, pueblos, gobiernos regionales y sus departamentos, e incluye a los funcionarios constitucionales, salvo que la ley disponga expresamente lo contrario”. Alternativamente, la ley define a un sujeto de datos como “un individuo sobre el que se indexa o puede localizarse información personal bajo su nombre, número personal u otros datos identificables, en un sistema de información”.

¿Cuáles son las obligaciones de las administraciones públicas en virtud de la ley?

Entre los deberes de protección de datos y privacidad que tienen los organismos gubernamentales en virtud de la Ley de Prácticas de Recogida y Difusión de Datos Gubernamentales de Virginia figuran los siguientes:

• Los organismos gubernamentales tienen prohibido crear o mantener sistemas de información ocultos al público en general.
• Los organismos gubernamentales sólo pueden recopilar información relativa a los residentes de Virginia de acuerdo con una necesidad o finalidad específica que les haya sido expresada de antemano.
  La información que recopile un organismo gubernamental debe ser pertinente y adecuada con respecto a la finalidad para la que fue recopilada.
• Las administraciones públicas tienen prohibido recabar información personal mediante métodos fraudulentos o engañosos.
• Las administraciones públicas sólo pueden utilizar datos personales exactos, fiables y actualizados.
• Los organismos públicos son responsables de garantizar que la información personal que poseen está protegida contra el uso indebido.
• Los organismos gubernamentales son responsables de desarrollar procedimientos que permitan a los individuos corregir, modificar o borrar la información personal que les pertenece.
• Los organismos gubernamentales deben garantizar que toda la información personal que recopilan lo hacen de conformidad con la legislación aplicable.

¿Qué elementos de datos están protegidos por la ley?

Los elementos de datos relativos a los ciudadanos que están legalmente protegidos contra el acceso o la divulgación no autorizados en virtud de la Ley de Prácticas de Recogida y Divulgación de Datos Gubernamentales de Virginia incluyen, entre otros:

• Números de la seguridad social.
• Permiso de conducir.
• Tarjetas de identificación estatales.
• Números de identificación de estudiantes.
• Matrículas de vehículos.
• Información sobre educación.
• Propiedades derivadas de declaraciones fiscales.
• Transacciones financieras.
• Historial médico.
• Historial laboral.
• Impresiones de voz.
• Fotografías.
• Información genealógica.
• Información política.
• Información religiosa.

¿Cómo pueden los organismos públicos cumplir la ley?

Dado que los organismos públicos recopilan de forma inherente grandes cantidades de información personal de sus respectivos ciudadanos, proteger eficazmente esta información puede resultar complicado. Para ello, una forma en que los organismos públicos pueden cumplir con la legislación, como la Ley de prácticas de recopilación y difusión de datos gubernamentales de Virginia, es mediante el uso de software de redacción automática. Para ilustrar mejor este punto, las disposiciones de la ley protegen los números de matrícula de la difusión no autorizada. Utilizando un programa de software de redacción automática, los organismos gubernamentales pueden redactar automáticamente miles de matrículas dentro de vídeos o imágenes en cuestión de minutos, garantizando que esta información no se vea comprometida.

Las disposiciones de la Ley de Prácticas de Recogida y Difusión de Datos Gubernamentales de Virginia sirven para responsabilizar a los organismos gubernamentales del estado de los datos personales que recogen, gestionan y divulgan en relación con los residentes en dicho estado. Dado que esta información constituye la confianza que la población estadounidense deposita en sus instituciones y organismos locales, es imperativo que dicha información esté protegida en todo momento. Gracias a esta legislación, los ciudadanos del estado de Virginia disponen de medios para exigir responsabilidades a sus cargos electos locales.