La PRA de WA, seguridad de datos, exenciones y privacidad

La Ley de Registros Públicos de Washington (PRA) es una ley de acceso a los registros públicos que se promulgó inicialmente en 1972. Posteriormente, la ley ha sido modificada en varias ocasiones, ya que la definición de registros públicos ha seguido ampliándose, en particular en lo que se refiere a los registros mantenidos por la Legislatura del Estado de Washington. En la actualidad, la Ley de Archivos Públicos de Washington describe los archivos públicos específicos a los que los ciudadanos del Estado pueden acceder, inspeccionar y copiar, así como los pasos que dichos ciudadanos deben seguir cuando deseen acceder, inspeccionar o copiar un archivo concreto conservado por un organismo gubernamental del Estado de Washington.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

La Ley de Registros Públicos de Washington define los registros públicos como “cualquier escrito que contenga información relativa a la gestión del gobierno o al desempeño de cualquier función gubernamental o de propiedad, preparado, poseído, utilizado o conservado por cualquier organismo estatal o local, independientemente de su forma física o características”. Para la oficina del secretario del senado y la oficina del secretario jefe de la cámara de representantes, los registros públicos significan los registros legislativos tal y como se definen en RCW 40.14.100 y también significa lo siguiente: Todos los registros presupuestarios y financieros; registros de permisos, viajes y nóminas del personal; registros de sesiones legislativas; informes presentados a la legislatura; y cualquier otro registro designado como registro público por cualquier acción oficial del senado o de la cámara de representantes.”

¿Cuáles son las responsabilidades de los organismos públicos en virtud de la PRA?

Las disposiciones de la Ley de Registros Públicos de Washington obligan a los organismos estatales a cumplir los siguientes requisitos en lo que respecta a la administración y el acceso a los registros públicos que mantienen dichos organismos:

• Los organismos estatales tienen la obligación de publicar normas y reglamentos que los ciudadanos puedan seguir para acceder a los registros públicos de dichos organismos. Además, estas normas y reglamentos deben detallar qué empleados de una agencia estatal se encargarán de gestionar las solicitudes de registros públicos, así como los métodos que los ciudadanos pueden utilizar para realizar dichas solicitudes, entre otra información pertinente.
• Los organismos estatales son responsables de garantizar que sus registros públicos estén disponibles para su inspección durante el horario de oficina habitual de dichos organismos.
• Los organismos estatales tienen prohibido cobrar tasas a los particulares por acceder a los registros públicos de dichos organismos o consultarlos. Sin embargo, las agencias estatales pueden cobrar una tarifa razonable cuando proporcionan a una persona copias de sus registros públicos.
• Los organismos estatales deben aplicar políticas que permitan proteger los registros públicos que obren en su poder.
• Las agencias estatales son responsables de redactar cualquier información confidencial o personalmente identificable que pueda estar contenida en un registro público antes de revelar dicho registro a un miembro del público.
• Aunque la ley no lo exige, se aconseja a los organismos estatales que adopten un proceso que pueda utilizarse para identificar qué registros públicos se han facilitado a un solicitante, así como las fechas de producción asociadas a dichos registros, a efectos de mantener el cumplimiento de la ley.

¿Cuándo puede un organismo estatal denegar una solicitud de acceso a sus registros?

En lo que respecta a la denegación de solicitudes de documentos públicos, las disposiciones de la ley permiten a los organismos estatales denegar solicitudes de acceso a sus documentos públicos en determinadas circunstancias. Por ejemplo, un organismo estatal no está obligado a responder a múltiples solicitudes de acceso a los registros de dicho organismo presentadas en un plazo de 24 horas. Por otra parte, la ley también designa determinados registros públicos que están totalmente exentos de divulgación. Por consiguiente, algunos ejemplos de registros públicos que se consideran exentos en virtud de la ley incluyen, entre otros

• Expedientes académicos.
• Historiales médicos.
• Registros vitales.
• Registros de bibliotecas.
• Yacimientos arqueológicos.
• Registros de empleo y licencias.
• Transacciones inmobiliarias.
• Registros de servicios públicos.
• Registros financieros.
• Información sobre los contribuyentes.
• Determinados registros agrícolas.

¿Cómo pueden los organismos estatales cumplir la ley?

Un método que los organismos estatales del Estado de Washington pueden utilizar para cumplir la PRA es el software de redacción automática. Para ilustrar mejor este punto, una agencia estatal puede necesitar proporcionar acceso a registros disponibles públicamente que contengan ciertas formas de información financiera. Utilizando un programa de software de redacción automática, la agencia en cuestión podría redactar dicha información, ya sea en forma de números de tarjetas de crédito, información de cuentas bancarias o credenciales de inicio de sesión en línea, dando a dicha agencia la seguridad de que podrán cumplir con sus obligaciones en virtud de la PRA, salvaguardando al mismo tiempo la información personal y la privacidad de todas las partes involucradas.

La Ley de Registros Públicos de Washington otorga a los residentes del Estado el derecho a solicitar el acceso a los registros públicos de sus instituciones públicas y organismos estatales. Es más, el Estado de Washington también ha sido clasificado como uno de los más transparentes del país en lo que se refiere a la rendición de cuentas del gobierno, como demuestra el estudio BGA – Alper Integrity Index que se llevó a cabo en 2008 y en el que el estado ocupó el puesto nº 4 de 50. De este modo, los ciudadanos del Estado de Washington pueden tener la tranquilidad de que cuentan con un marco jurídico que les permitirá ejercer su poder político.