Informes del software de gestión de activos

Muchos sistemas de software creados para la gestión de activos proporcionan mecanismos de recuento, umbrales de productos, descripciones de artículos, estados de artículos y ubicaciones. Pero esos mismos sistemas de software no proporcionan mucho más. Los datos se quedan ahí y no se utilizan de forma significativa. Cuando se trata de la contratación de una agencia, los informes son inevitables. Son necesarios para muchos fines, principalmente reuniones entre la administración, con el consejo, incluso en audiencias públicas. Y desde ese punto de vista, si puedes mantener informes precisos sobre las cosas que compra tu agencia, eso lleva a sugerir que no debes mantener informes precisos sobre nada fuera de tu departamento. La falta de interpretación de los datos puede ser un verdadero problema para cualquier organismo.

Tipos de informes

El software de gestión de activos debe proporcionar, como mínimo, los siguientes tipos de informes:

1. Listado de inventario – un informe estandarizado que enumera cada tipo de producto en poder de la agencia, con cantidad, cantidad almacenada, cantidad asignada y cantidad dañada/en reparación.
2. Informe de inventario de personal – un informe que enumera el personal con todos los artículos que se le han asignado, con el coste del artículo, el tiempo asignado, las fechas de sustitución y los costes adicionales de cada artículo (reparaciones, servicio, etc.).
3. Informe financiero general: un informe que muestra los costes del ejercicio fiscal, con una antigüedad de cinco años, con la posibilidad de archivar informes anteriores. Estos informes deben tener desgloses por artículo, servicio, piezas, reclamaciones de garantía, rebajas y categorías adicionales relacionadas con los costes que pueden implementarse a petición.
4. Historial de transacciones: informe que muestra el movimiento de los artículos. Se trata de un informe que no debe imprimirse, pero que tiene selecciones de filtro, de modo que los artículos que tienen muchas transacciones pueden ser enfocados, de modo que criterios de inspección adicionales pueden ser promulgados y dirigidos.
5. Costes de mantenimiento: informe que resume el coste total del mantenimiento (incluida la mano de obra de su organismo), mostrando piezas, tasas, costes de envío y cualquier otro coste generado por averías en los equipos.
6. Artículos sobrantes: informe que muestra los artículos que se han eliminado como sobrantes durante el año, junto con los artículos que se calificarán como tales en los próximos 12 meses, con sus costes originales, los costes adicionales durante su vida útil y el valor previsto en las ventas de excedentes/subastas.
7. Contabilidad de costes: informe que muestra los costes totales de cada categoría de productos, con gráficos de aumentos o disminuciones (¡podría ocurrir!) de los precios, así como la indexación del aumento de los costes de mantenimiento en cada categoría de productos.
8. Informe de mantenimiento/reparación/garantía: un informe que muestra el panorama general del mantenimiento necesario para mantener los artículos en servicio, incluidos los costes de reparación, desglosados en mano de obra, piezas y otros costes, y la información de garantía de los artículos enumerados, incluidos los datos de retirada.
9. Registro de actividad – Un informe que muestra toda la actividad de cada persona que tiene acceso al sistema de gestión de activos, ya sea usuario, administrador o cualquier otra persona.

Cada uno de estos informes resuelve problemas a los que su organismo se enfrenta a diario. La rendición de cuentas es la expectativa primordial cuando se trata del uso que su organismo hace de los recursos financiados por los impuestos. Si su software de gestión de activos no trata su misión como centrada en la rendición de cuentas, entonces no tiene sus mejores intereses en mente. Y sólo es cuestión de tiempo que ocurra algo malo que provoque desconfianza en las filas, en las oficinas del ayuntamiento o en la opinión pública.

Conclusiones

El software de gestión de activos debe tratar sus equipos de la misma manera que su software de gestión de pruebas, es decir, que se rinda cuenta de ellos en todo momento y que la documentación respalde la historia.

¡Que no te pase nada!