Gestión de registros de pruebas: qué mantener

Papeleo, papeleo, papeleo. Ése es el problema de la administración pública. No se puede prescindir del papeleo, sobre todo en los campos con muchos registros. En el campo de la gestión de pruebas, lo único que hemos conocido es el papeleo. Pero estamos en 2017, y tenemos que alejarnos de eso en la medida de lo posible. También necesitamos incorporar nuestro enfoque “sin papel” a la idea de eliminar aquellos registros que ya no necesitamos, y conservar el mínimo de lo que sí necesitamos. Porque nuestra sala de pruebas no puede convertirse en un almacén de documentos, no somos un mayorista de revistas, somos un organismo de seguridad pública que almacena y transfiere pruebas.

¿Por dónde empezar?

Lo más lógico es empezar por buscar en los registros más antiguos. Por un lado, es probable que todos se hayan hecho en papel, por triplicado (para los veteranos del papel carbón), y probablemente al margen de los estatutos y de las órdenes de destrucción. Ahora bien, es necesario conservar la documentación relativa a la disposición real, como prueba de que los artículos han sido destruidos, subastados o lo que sea. Lo que la mayoría de las agencias hacen es mantener un archivador con una copia de la disposición final registrada, con todas las firmas de los testigos aplicables, y eso resuelve el problema. Si hay papeleo adicional, se evalúa caso por caso la necesidad de su presencia. Cuantos más documentos se puedan eliminar de la sala de pruebas y, en última instancia, triturar, mejor. Para aquellos elementos que no puedas eliminar, sería una buena idea considerar la posibilidad de escanear esas disposiciones finales en tu caso original, si existe esa posibilidad. Suponemos que si estás revisando y recortando tus registros de pruebas, lo más probable es que hayas contratado un software de gestión de pruebas que te permita añadir componentes a un caso a voluntad. Y esto no sería diferente. Al añadir esta entrada electrónicamente en la parte posterior del caso, te ahorras unos cuantos quebraderos de cabeza en el futuro. Por un lado, supongamos que ese archivador se destruye en un incendio, una inundación o incluso si una persona lo destripa de alguna manera. Si esos antiguos registros en papel desaparecen, ¿dónde está la prueba de que las pruebas se destruyeron? ¿Ves adónde quieres llegar?

Al mantener una copia electrónica, junto con su copia en papel, ha creado una situación en la que técnicamente tiene varias copias de la disposición final, lo que significa que está superando la norma, sin realmente intentarlo. Y además, puedes recuperar esos documentos a voluntad. Uno puede esperar que a medida que avanzamos hacia el futuro, la necesidad de mantener copias en papel pueda desaparecer, pero eso es poco probable. Asegúrate de consultar con el fiscal asignado para asegurarte de que mantienes el papeleo que puedan necesitar si surge algo mucho después de que el caso haya terminado. No puede conservarlo todo, pero puede haber circunstancias especiales que nuestro procedimiento normal no recoja, y es bueno que su fiscal se sienta incluido en el proceso de decisión.

Calendario de conservación de documentos

Nuestro siguiente paso a consultar (aunque en realidad forma parte del primer paso), es establecer un calendario de retención. Este calendario funciona a partir de fechas establecidas que explican cuándo pueden revisarse, destruirse, transferirse, etc. los elementos. Si nuestro software de pruebas vale lo que cuesta, tiene una función en la que podemos asignar estas fechas a los casos respectivos, y a su vez el software de pruebas nos enviará notificaciones de que un caso puede ser revisado. Y si hemos añadido una lista de comprobación de los elementos de ese caso que habría que revisar con cada notificación de calendario, ese software de pruebas también podría producir una lista a partir de la cual nosotros pudiéramos trabajar, de modo que nos ocupáramos sólo de los elementos afectados por la fecha en cuestión. En el caso de los expedientes, debería ser capaz de indicarnos cuándo pueden eliminarse documentos adicionales del expediente y, en consonancia con la destrucción de elementos, cuándo podemos actualizar la disposición final y considerar el asunto concluido. Los calendarios de retención son siempre un poco espaciales. Aunque es bastante fácil de configurar, prepárese para hacer cálculos mentales sobre los plazos y cómo deben alinearse.

Fechas de destrucción

Lo siguiente que hay que tener en cuenta son las fechas de destrucción. Es cierto que puedes tener diez casos para destruir el lunes, tres el martes, cero el miércoles y 14 el jueves. Pero no destruyes pruebas cada día. Lo más probable es que tus destrucciones sean trimestrales. Muchas agencias se adhieren a ese método, y no ha pasado nada malo por utilizar ese sistema. Sin embargo, si hemos automatizado nuestros sistemas, y hemos hecho eficiente nuestro sistema de papeleo, entonces es justo decir que un calendario trimestral sólo puede crear más dolores de cabeza, y he aquí por qué. Si su software le notifica al minuto que los artículos pueden salir del almacén, entonces es justo decir que su calendario de destrucción puede tener que cambiar un poco. Nuestra conjetura nos dice que su calendario de destrucción, si no es mensual, se convertirá en eso en breve. Si esperara trimestralmente, tendría una gran cantidad de artículos pendientes de destrucción y, aunque es seguro tenerlos en su sala de pruebas, no es muy práctico tenerlos almacenados a la espera de ser destruidos durante tanto tiempo. Además, si llega la fecha límite, puede que acabe necesitando la ayuda de más personal del que había previsto. Eso tampoco es tan malo, excepto si entonces estás tirando de tu personal de turno regular para hacerlo. Ahora estás afectando a la calle, y tenemos que evitar hacer eso.

Finalización de registros

Volviendo a nuestro objetivo, decidir qué registros destruir y cuáles mantener. Observarán que nuestros registros de pruebas están muy lejos de lo que se mantiene en el propio caso. Hay recibos, registros, inventarios, cadena de custodia, listas de control, y luego hay anexos a esos documentos, por no hablar de los documentos adicionales que pueden adjuntarse a estos registros. La cuestión es que, al examinar todos los documentos, hay que decidir qué puede destruirse junto con las pruebas y qué debe conservarse. Y con raras excepciones, nuestra idea original debe ser la norma. Es necesario tener un registro de la disposición del artículo, que registre todas las etapas de su ciclo de vida dentro de nuestro sistema, hasta su destrucción. Prácticamente todo lo demás debe desaparecer. ¿Habrá excepciones? Desde luego, pero tendrás que lidiar con muchas menos, y a medida que tu software de gestión de pruebas se vaya incorporando con fuerza al proceso, ese tipo de excepciones se podrán escribir en tu software de pruebas, o al menos el software debería tener esa capacidad, y en ese momento, el software te podrá dar una respuesta mejor que la que te pueda dar alguien de la fiscalía esperando al teléfono. Una vez que hayamos automatizado algunas de estas funciones, descubrirás que la parte del proceso relativa a la gestión de registros se ajustará rápidamente a la nueva norma establecida, y se convertirá más en una brisa que en una carga.

Conclusiones

A la hora de definir cómo mantener los registros de pruebas, deberíamos considerar un sistema que incorpore plazos de prescripción, órdenes de destrucción y calendarios de conservación. Además, cualquier software de pruebas que compremos debe ser capaz de añadir estos elementos de una manera que los incorpore a la forma en que mantenemos los registros, y luego nos proporcione una notificación de cuándo hemos llegado a esos límites de tiempo. A continuación, ese software de pruebas debe darnos el control para decidir si realmente podemos destruir o eliminar esos artículos y registros. O, si necesitamos prolongar su almacenamiento, que también nos dé ese control. En definitiva, a medida que nos adentramos en una visión más compleja de la manipulación y gestión de pruebas, necesitamos que nuestras herramientas nos creen flujos de trabajo sencillos, y así es como estaremos mejor preparados para gestionar la retirada y destrucción de artículos y registros.

¡Cuídate!