Gestión de contenidos y cámaras para las fuerzas de seguridad

A medida que las fuerzas del orden siguen invirtiendo en dispositivos con cámara conectados a su flota y a su personal, la capacidad de gestionar estos dispositivos y su extenso contenido es importante. Pero no basta con tener las herramientas para gestionarlos, hay que tenerlo todo en una sola aplicación de software. Tener que acceder a varios dispositivos de gestión, luego al contenido y, por último, a las funciones de repositorio (es decir, la gestión de pruebas), sencillamente no va a funcionar. Hablemos brevemente de las mejores prácticas que los proveedores deberían emplear para satisfacer las necesidades de su agencia.

Gestión de cámaras

Los dispositivos son variados. Hay cámaras a la altura de los ojos, cámaras corporales, cámaras montadas en el salpicadero, cámaras para el transporte de presos, y aún se están desarrollando más, todo ello en un esfuerzo por documentar eficazmente los incidentes con los que se encuentran las fuerzas del orden. Los cuerpos de seguridad descubrieron muy pronto que tener dispositivos de múltiples proveedores causa problemas de orden en toda la infraestructura de tecnología de la información. Desde el almacenamiento y el software necesario hasta los formatos de archivo patentados y las limitaciones a la hora de combinar archivos en un solo caso.

Los fabricantes se lanzaron en varias direcciones para resolver este problema. Muchos intentaron desarrollar rápidamente una multitud de dispositivos, con distintos grados de éxito, pero no con el mismo nivel de calidad que el dispositivo inicial. Algunos intentaron desarrollar “soluciones provisionales” para sus programas de software. Se trata de un problema mayor que abordaremos brevemente, pero que quizá tengamos que dejar para otra conversación más profunda. Cuando un vendedor presenta una “solución” para su propio software, significa que no ha codificado el software él mismo. Lo más probable es que haya contratado a una empresa independiente para que construya el software que desea, a un precio competitivo. El vendedor es el propietario absoluto del software, por lo que no está robando el producto que ahora le vende. Pero, dado que cuesta dinero recodificar el software, lo que significa que tienen que desconectarlo para poder realizar el trabajo, su proveedor no está dispuesto a pagar el dinero por el trabajo adicional necesario para que el software sea realmente funcional, ni a desconectarlo, lo que significa que tienen que encontrar una alternativa para sus operaciones mientras se realiza el trabajo. Eso en sí mismo es un problema. De momento, saca tus propias conclusiones sobre por qué puede ser un problema.

Otros proveedores han desarrollado aplicaciones de software independientes para la gestión de los dispositivos. Estas aplicaciones se sitúan fuera del software principal desplegado con los dispositivos y, por lo tanto, crean otro sistema con el que hay que familiarizarse, al que hay que asignar personal y por el que potencialmente hay que pagar mantenimiento y soporte adicionales. Por supuesto, ¿por qué se le repercute el coste a usted? Estás pidiendo funciones esenciales, y está claro que la otra aplicación carecía de esa función. Tiene que haber una forma mejor de que su agencia gaste recursos, y una forma mejor de que el proveedor atienda las necesidades de su agencia.

Gestión de contenidos

Cuando se trata de contenidos, los dispositivos de las fuerzas de seguridad producen a gran escala. Desde los tipos de archivos hasta su tamaño, el personal de las fuerzas de seguridad se enfrenta a situaciones que requieren grandes cantidades de su tiempo y actividad, y eso da lugar a grandes archivos de grabaciones, que van desde audio hasta vídeo, pasando por todo lo demás. Y eso significa que sus dispositivos van a estar cargando archivos enormes, y eso conlleva una importante función de gestión.

Muchos proveedores han desarrollado software de gestión que satisface las necesidades básicas, y algunas avanzadas, de las fuerzas de seguridad, como estándar del sector. Poder revisar todo lo que hay en el sistema desde una interfaz sencilla, utilizando funciones de clasificación e incluso de filtrado es algo habitual en los tiempos modernos, así como la capacidad de asignar periodos de retención a los contenidos. Estas funciones son muy necesarias para mantener la organización de los contenidos de la agencia, pero no son las únicas.

El software de gestión de contenidos requiere la capacidad de seleccionar rápidamente elementos que puedan empaquetarse juntos a partir de un único evento, y que también puedan asignarse potencialmente a un caso. También es necesario que la información pueda rellenarse previamente, de modo que cuando se asignen a un caso esa información pueda volver a rellenarse automáticamente dentro de los parámetros del caso, eliminando la necesidad de entradas redundantes por parte de su personal.

El software de gestión de contenidos también debería permitir marcar los expedientes para tareas adicionales, como revisión administrativa, tratamiento especial, etc. Es bien sabido que no todos los incidentes a los que responden las fuerzas de seguridad se convertirán en una investigación penal, pero ese contenido puede tener un valor significativo, y usted necesita alguna forma de detallarlo para otras partes encargadas de revisar ese contenido.

Repositorio/Gestión de pruebas

Por supuesto, el uso previsto de todos los datos recogidos en estos dispositivos son las pruebas. Cuando se trata de cámaras empleadas por las fuerzas del orden, la intención es grabar y documentar actividades delictivas y/o investigaciones que produzcan pruebas de un delito. La clave es poder integrar el contenido en un caso rápidamente, eliminando el trabajo de entrada adicional e incluso los procesos de presentación adicionales para el personal. Y eso significa que tu sistema de gestión de contenidos y tu sistema de gestión de pruebas tienen que trabajar codo con codo para satisfacer esta necesidad.

El software de gestión de pruebas también debe añadir sus propios periodos de conservación. Muchos casos son sencillos y tienen periodos de conservación de dos o tres años. Otros tienen plazos más largos, y la capacidad de ajustarlos sobre la marcha es importante, sobre todo a la hora de gestionar contenidos y su ciclo de vida.

Y las pruebas de un caso pueden convertirse rápidamente en pruebas de otro. La capacidad de establecer relaciones tangibles entre los casos y sus pruebas asociadas se convierte en una gran necesidad para los investigadores a la hora de armar casos más amplios de conspiración, empresa criminal y similares.

Cómo encaja todo

Como puede ver, un breve resumen de las relaciones entre dispositivos, contenidos y gestión de pruebas muestra por qué estas tres cosas deben ser simbióticas. Sin armonía entre estas herramientas, su agencia va a tener que trabajar más, y probablemente de forma ineficaz, para lograr resultados.

Cuando estas tres cosas están separadas por barreras, nunca podrá recuperar el tiempo y el dinero que tendrá que gastar para documentar las pruebas de principio a fin. Contar con una solución que reúna estos elementos de forma que se eliminen las barreras y las redundancias en la introducción y catalogación es el mejor método para maximizar el tiempo del personal y el presupuesto de mano de obra.

Si su proveedor no ha pensado en todo esto, es hora de cambiar de proveedor.

Cuídate.