Estructura de la sala de pruebas de la Agencia de Construcción

Una prueba para cualquier agencia es encontrar una estructura de personal que funcione para su sala de pruebas y su cultura. El hecho es que, si echas un vistazo a la sala, probablemente descubrirás que tus agentes son grandes agentes y tienen conocimientos especializados que ayudan a superar los momentos difíciles a los que se enfrenta el organismo.

Algunos saben reparar automóviles, desde los clásicos hasta la era informática. Algunos conocen a fondo las armas de fuego, tanto históricas como modernas. Algunos conocen la ética y la toma de decisiones morales desde una perspectiva académica. Algunos conocen la tecnología móvil hasta el punto de que probablemente deberían dedicarse al negocio por su cuenta. Todo esto está muy bien.

Sin embargo, es probable que gran parte del personal de su agencia no tenga conocimientos ni experiencia en almacenamiento, control de inventarios, compras y contabilidad de costes. Es posible que haya uno o dos funcionarios que estén familiarizados con uno o dos de estos temas, pero estamos dispuestos a apostar que no todos. Los pocos que hay probablemente adquirieron esa experiencia una vez que fueron asignados a la sala de pruebas. Pero antes de esa asignación, no tenían una visión completa. Algunos organismos han logrado la transición del personal juramentado a esta función con problemas mínimos. Otras han tenido resultados desiguales.

La cuestión es que, si ahora estás visitando un modelo de estructura adecuado, ya seas grande o pequeño, tienes que revisar los requisitos de los puestos y tomar decisiones sobre qué tareas deben separarse de las demás.

Funciones y responsabilidades y cadena de mando

Para conocer las distintas funciones y responsabilidades, debemos establecer las etapas básicas que evidencian: Recogida, Almacenamiento, Difusión, Disposición y Eliminación/Liberación. A esta parte de la conversación hay que añadir otras consideraciones, las favoritas de todos, la supervisión y la administración, porque las palabras definen las funciones automáticamente.

Empecemos por el principio del ciclo de las pruebas. En lo que respecta a la recogida, está claro quién desempeña este papel: agentes, ayudantes del sheriff, detectives, especialistas en el lugar del delito. Todas esas personas que acuden al lugar del delito son recolectores de pruebas, y rápidamente se define ese papel. Sus responsabilidades consisten en que sepan cómo empaquetar las pruebas según las normas establecidas, que sepan cómo completar la cadena de custodia inicial (si se justifica), que rellenen los informes iniciales relativos a las pruebas recogidas, con qué caso están relacionadas, y todos esos componentes que esperaríamos de una denuncia penal totalmente sofisticada y su correspondiente informe. También deberían ser responsables

El almacenamiento y la seguridad general de las pruebas es otra función. En la mayoría de los grandes organismos, el mantenimiento de la sala de pruebas corre a cargo de personal civil y, para ser sinceros, es la mejor manera de establecer una clara distinción entre las responsabilidades de cada organismo. Por lo general, también es una forma de que los organismos puedan reducir algunos costes laborales derivados del funcionamiento de la sala de pruebas. No hay ninguna ley o norma que exija que una sala de pruebas esté dotada de personal jurado. Utilizar personal civil en esta fase no sólo ayuda a sufragar algunos costes, sino que también añade un control y equilibrio al sistema.

La difusión es una etapa en la que las pruebas se necesitan en un tribunal, en un laboratorio criminalístico o en un organismo administrativo gubernamental si el caso se ha convertido en un asunto civil. De esta etapa también debe encargarse el personal de la sala de pruebas. En términos más sencillos, se trata de entregar las pruebas necesarias en los procedimientos judiciales al personal encargado de ellas mientras permanezcan en ese lugar. Normalmente se trata del fiscal del caso en cuestión, pero también puede ser un secretario de la fiscalía, y conocemos casos en los que un alguacil asignado específicamente a la sala en la que se va a celebrar el juicio firma esas pruebas y las presenta ante el tribunal. Sea quien sea el destinatario de las pruebas, esa parte está fuera de tu control. Lo que sí debe controlarse es cómo firman esas pruebas. Recomendamos que cualquier organismo utilice una captura de firma electrónica, que puede realizarse en una tableta o un teléfono móvil, dependiendo de lo que el organismo pueda permitirse. Si eso no es una opción, la captura de su firma por lápiz y papel es la siguiente opción. Hemos oído hablar de algunos organismos que tienen taquillas de entrada para las pruebas, y luego taquillas de salida, que son taquillas que funcionan igual que las de entrada a la inversa, donde el personal de pruebas coloca los artículos que tienen que salir, ya sea al laboratorio criminalístico, al juzgado o a un organismo gubernamental, luego cierran los artículos en taquillas específicas para retirar artículos, y luego la persona que solicita los artículos firma los artículos, recupera los artículos con el uso de la llave, y devuelve la llave al personal. Si esto funciona en su organismo, estupendo. Tenga en cuenta que añadir procesos adicionales puede aumentar las posibilidades de error. Lo que funciona en una parte del país no tiene por qué funcionar en otra. No sobrecargues a tu personal, ni tus controles y equilibrios, a menos que sea necesario.

La disposición es la siguiente fase en la que nos encontramos con las pruebas, y es algo que tradicionalmente se ha asignado al personal de investigación en los departamentos más grandes. Nuestra recomendación es que todo el personal asuma la responsabilidad de sus respectivos casos. Si se trata de un agente al que se le imputa un delito de conducción bajo los efectos del alcohol y un delito de tenencia de armas, que se implique en el resultado de su caso y pida al fiscal que ordene la destrucción de las pruebas o la entrega de las mismas. Si se trata de un detective con un incendio provocado en una vivienda, también tiene que implicarse en su caso y pedir la misma orden de destrucción o de entrega de pruebas. Normalmente hay un periodo desde la sentencia firme hasta que se puede llevar a cabo la destrucción, que está controlado por el tiempo que tiene el acusado para presentar un recurso. Pero una vez que ese período de apelación ha terminado, las pruebas pueden ser eliminadas o entregadas al propietario, o destruidas. Tenga en cuenta que el término eliminación en este caso significa cómo manejamos las pruebas, después de la decisión. Las pruebas pueden devolverse a su propietario, destruirse o eliminarse, lo que puede significar que el artículo se subasta, se dona o se retira del inventario de alguna manera similar. La clave de las disposiciones finales es asegurarse de que existen registros separados para esas pruebas y una política sólida que destaque las opciones, cuándo se utilizan y una lista exhaustiva de los criterios que dictan esas decisiones. En la mayoría de los casos, el camino hacia la disposición final estará claro, pero hay algunos en los que existe incertidumbre. Por lo tanto, es importante que los fiscales soliciten órdenes de destrucción o eliminación. Si la orden contempla ambas opciones, aquí es donde entra en juego la supervisión.

El personal de la sala de pruebas puede llevar a cabo la destrucción, y puede subastar artículos, y puede llevarlos a donación, pero la decisión debe ser controlada por otra parte, para formar otro control y equilibrio. El personal puede hacer recomendaciones, basándose en prácticas y normas anteriores, y el supervisor puede tomar decisiones independientes del pasado, dependiendo de las circunstancias que se presenten. Un ejemplo básico podría ser la ropa recogida en un robo. Si no se ha determinado el propietario, la ropa puede donarse. Sin embargo, si la ropa que se le ha quitado a un consumidor o traficante de drogas conocido es para su disposición final, la destrucción puede ser más apropiada, ya que la responsabilidad nos dice que no podemos garantizar que no haya residuos en esa ropa, y más aún si la detención estaba relacionada con las drogas.

La administración es un papel que desempeñan los responsables, su Jefe o Sheriff, Subjefes o Jefes Adjuntos, Capitanes, etc. Su función es establecer una política adecuada, basada en la ley, las expectativas y la experiencia. Y esa experiencia es la de todas las personas implicadas en la manipulación de pruebas. También deben participar activamente como conducto para que el personal de la sala de pruebas adquiera el equipo adecuado para el trabajo que debe realizar. Ya se trate de taquillas, frigoríficos, estanterías de almacén, software de gestión de pruebas, sea cual sea el trabajo requerido, su administración debe ser un socio activo en el apoyo a la función de pruebas.

Personal alternativo

Hasta ahora hemos señalado cómo trabajan los organismos más grandes con su sistema de pruebas, discutiendo brevemente el uso de personal civil. Pero, ¿y si se trata de un organismo pequeño que no dispone de recursos para contratar personal civil? ¿Y si se ve obligado a utilizar a los agentes que tiene para múltiples funciones?

Bueno, todavía hay opciones disponibles para hacer que su sala de pruebas brille, pero debe estar dispuesto a aceptar ayuda externa. Si usted representa a una ciudad pequeña dentro de un condado, siempre puede asociarse con su Oficina del Sheriff para mantener su sala de pruebas. Si esa no es una opción, considere la posibilidad de recurrir al auditor municipal y al cuerpo de bomberos para que le ayuden con las disposiciones finales y la eliminación/destrucción, respectivamente.

Teniendo en cuenta que la sala de pruebas no requiere personal juramentado, este puede ser un buen lugar para traer a una persona de uno de los departamentos de la ciudad con experiencia en la gestión de inventarios. Las salas de pruebas son un animal un poco diferente, pero ese conjunto de habilidades se fusiona bien con la gestión de pruebas, y si su sala de pruebas sólo requiere uno o dos días a la semana de gestión activa, esta sería una buena oportunidad para crear un importante control y equilibrio entre lo que los agentes traen y lo que se llevan. Será necesario discutir este tipo de acuerdo con el ayuntamiento, pero incluso un departamento pequeño necesita crear un sistema de pruebas que no sugiera corrupción, especialmente si se pierde algo. Los departamentos pequeños no pueden permitirse ese tipo de escrutinio. Y es mucho mejor adelantarse a los problemas antes de que surjan, aunque nunca surjan.

Conclusión

Hay muchas otras decisiones que pueden tomarse al considerar el personal de la sala de pruebas. Esto no es más que una pequeña introducción a las funciones, las opciones y la mejor manera de lograr el objetivo de una sala de pruebas basada en controles y equilibrios (otra vez esa frase) y en la integridad. Si su sala de pruebas la tiene, también la tiene su agencia. Eso es cierto de hecho y en la percepción. Y eso es una victoria para cualquier agencia.

Cuídate.