Escuelas y privacidad de datos con las fuerzas de seguridad

Los administradores escolares de todo el país se enfrentan a la ingente tarea de garantizar la seguridad de millones de jóvenes estudiantes que están a su cargo. La realidad es que la violencia con armas de fuego ha repercutido en el entorno educativo de los jóvenes de hoy. Se ha producido una epidemia de tiroteos masivos, homicidios, suicidios y lesiones por armas de fuego disparadas involuntariamente dentro y fuera del recinto escolar.

Algunas comunidades han propuesto la idea de que los profesores deben ser entrenados y autorizados a portar armas de fuego en los recintos escolares. El hecho es que un profesor ha ejercido su profesión para mejorar la vida de los alumnos, para educar a los jóvenes, y ningún tipo de formación puede prepararle para situaciones de violencia extrema. Los profesores no son agentes de la ley.

Muchas escuelas, especialmente las situadas en zonas urbanas o en el centro de las ciudades, han pasado a tener detección de metales y agentes de policía in situ que patrullan por los pasillos. Sin embargo, los estudios demuestran que los alumnos que necesitan sentirse más seguros en las escuelas suelen estar más traumatizados por la presencia de agentes de policía y la presión constante para realizar simulacros de respuesta ante tiradores activos. Con el tiempo, las escuelas han encontrado una lista exhaustiva de ideas que consideran que pueden frenar la violencia en sus escuelas con un impacto menos estresante en el entorno educativo de sus alumnos.

Los educadores están apoyando las siguientes cuestiones relativas a la seguridad con armas de fuego que consideran que ayudarían mejor a sus escuelas y a sus alumnos:

• Fomentar la creación de sistemas escolares seguros y equitativos;
• Los distritos deben tener y poner en práctica formación para el personal y los alumnos sobre acciones y políticas de planificación de emergencias sólidas y eficaces;
• Recurrir a revisiones realizadas por expertos para actualizar las políticas de seguridad escolar de cada centro;
• Iniciar la creación de un Programa de Evaluación de Amenazas o TAP de calidad para las escuelas, proporcionando formación y recursos según sea necesario;
• Trabajar por una legislación a nivel federal, estatal y local que exija la comprobación de antecedentes para todas las compras de armas;
• Respaldar toda legislación que eleve la edad para comprar armas, incluidos los rifles semiautomáticos;
• Organizar talleres y debates para padres y miembros de la comunidad local sobre el almacenamiento responsable de armas;
• Respaldar todas las leyes de Bandera Roja para ayudar a fomentar el tratamiento de la salud mental y mantener las armas fuera del alcance de quienes puedan ser peligrosos.

Agentes de recursos escolares

Muchas escuelas están optando por contratar policías o agentes de la ley para trabajar a tiempo completo o parcial dentro de sus escuelas como un oficial de recursos escolares designado. El Departamento de Educación de EE.UU. tiene políticas relativas a la información personal y los expedientes académicos de los alumnos, y la elección de contar con un agente de recursos escolares in situ no anula ninguna disposición relativa a la divulgación de información de acuerdo con la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA).

Los agentes de recursos escolares pueden considerarse funcionarios de la escuela, pero según las normas de la FERPA, también es obligatorio identificar su condición de agentes de la ley en la notificación anual a los alumnos y padres sobre sus derechos de privacidad en virtud de la FERPA. Los padres y estudiantes tienen la oportunidad de optar por no compartir información con los oficiales de recursos escolares o las agencias de aplicación de la ley a través de esta notificación anual.

En el caso de que se designe a un agente de la ley como funcionario escolar, la FERPA permitirá la divulgación de información de identificación personal (PII) del expediente educativo de un estudiante sin su consentimiento, siempre y cuando sea en interés del desempeño de sus funciones escolares o se refiera a la seguridad escolar. Un ejemplo sería cuando un estudiante es expulsado de la escuela, el informe disciplinario se enviaría al oficial de recursos de la escuela para que puedan saber quién y por qué un individuo no se le permite en el campus durante un período determinado de tiempo.

Acuerdos entre organismos

Para las administraciones escolares a las que les preocupa que la presencia de tantos agentes en sus campus cause un estrés significativo a sus alumnos y deseen reducir el número de agentes de recursos escolares in situ, pueden seguir teniendo acceso instantáneo a los organismos encargados de hacer cumplir la ley a través de lo que ahora se establece mediante acuerdos interinstitucionales. Estos contratos pueden ser bastante costosos, pero para garantizar la seguridad de los alumnos y aliviar los temores de estudiantes y padres, muchas escuelas consideran que no sólo es necesario, sino que merece la pena el coste.

Los distritos escolares públicos de Chicago anunciaron recientemente un acuerdo de 33 millones de dólares por el que han contratado legalmente un acuerdo interinstitucional con el Departamento de Policía de Chicago. Su acuerdo se conoce como un memorando de entendimiento, ofrece directrices y políticas específicas sobre cómo las Escuelas Públicas de Chicago y el Departamento de Policía de Chicago operarán el programa.

El programa ha sido muy criticado, por no ser lo suficientemente exhaustivo en sus detalles. Aunque el acuerdo define claramente cuándo los agentes de policía pueden acceder a los datos de un alumno, no hay normas que definan el comportamiento de los agentes o quiénes serían elegidos para el programa. El acuerdo es un esquema básico en el que se definen las funciones de los agentes de las fuerzas del orden dentro de sus centros escolares, una cadena de mando especificada a efectos de supervisión, directrices de formación y políticas relativas a la divulgación de los datos de los estudiantes, de modo que ambas partes del acuerdo cumplan plenamente la FERPA.

Vigilancia

Los sistemas de vigilancia se están generalizando en los sistemas escolares de todo el mundo. Las escuelas están instalando vigilancia por vídeo y audio en la mayoría de las zonas públicas de las escuelas, aulas, terrenos escolares y autobuses. Esto crea una necesidad adicional de entender cómo FERPA restringe la retención de estos registros, cómo se aplican al expediente educativo permanente de un estudiante, y cuándo y cómo deben ser liberados.

Independientemente del tipo de archivo de datos, vídeo o audio o documento, la FERPA tiene normas que restringen el uso y la distribución de los registros. La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia se originó como una necesidad de proteger el futuro de los niños, sus futuros objetivos educativos y profesionales, y evitar que se abuse de la información que les identifica.

Leyes de privacidad de la información

En las últimas décadas se han promulgado y ampliado muchas leyes sobre privacidad de la información, como la FERPA. La seguridad informática, incluso para los usuarios domésticos, es una tarea importante, para evitar el robo de identidad, la sustracción de fondos de las cuentas o las compras fraudulentas realizadas en nombre del usuario. Las escuelas son responsables de los datos personales y los expedientes escolares permanentes de millones de estudiantes, por lo que se ha promulgado un amplio conjunto de políticas de privacidad de datos para su protección. El incumplimiento de estas normas federales puede suponer la pérdida de la financiación federal para el año siguiente, que es de donde los centros escolares reciben gran parte de sus ayudas económicas.

¿Quién es responsable?

Con tanto dinero en riesgo por un incumplimiento, cuando se trata de un acuerdo interinstitucional entre distritos escolares y organismos encargados de hacer cumplir la ley, ¿quién es la parte responsable de cumplir la ley exigida federalmente por la FERPA? La respuesta es ambas partes.

La FERPA es un conjunto de directrices para la privacidad de los datos de los estudiantes y, tal como está redactada, puede dejar algunas situaciones, algunos distritos escolares y otros organismos confundidos respecto a la política correcta. En general, el Departamento de Educación de EE.UU. atribuye la responsabilidad de la divulgación de la información de los estudiantes directamente a las escuelas. Sin embargo, en muchos acuerdos interinstitucionales, las normas de la FERPA y la divulgación de la información de los alumnos están claramente definidas entre las dos partes, de modo que si una parte externa, en este caso, un organismo encargado de hacer cumplir la ley, no protege los datos de los alumnos, el distrito escolar puede responsabilizar económicamente al organismo de cualquier infracción.

Redacción de información de identificación personal

Aunque ambas partes tendrán inevitablemente algún contacto con la información de los alumnos, es una buena idea disponer de un conjunto de directrices y políticas entre el distrito escolar y los agentes y organismos encargados de hacer cumplir la ley. Definir claramente las normas y tener un rumbo claro para el camino que debe seguir cualquier información sobre un estudiante desde el momento de su eliminación del sistema, hasta definir el uso, el desembolso o la destrucción de la información por parte de la agencia garantiza a ambas partes sus responsabilidades.

Como parte del acuerdo de Chicago, se permitirá a los funcionarios ver y copiar cualquier expediente de educación pública de un estudiante que conserven. Han limitado el alcance de este acuerdo para que se ajuste a las directrices de la FERPA haciendo que los agentes soliciten cualquier información necesaria a los funcionarios escolares o a la administración. Las solicitudes de las fuerzas del orden se revisarán para ver si la divulgación de la información está legalmente permitida, si es en interés de la salud y la seguridad del estudiante o si se trata de una situación de emergencia.

Cuando se divulgan datos a petición de las fuerzas del orden, algunos alumnos pueden compartir los mismos datos. Esto puede ocurrir cuando varios alumnos aparecen en el mismo vídeo de vigilancia, por ejemplo, y habrá que redactarlos para mantener a salvo sus identidades. La escuela tiene la responsabilidad de asegurarse de que la IPI de todos los demás estudiantes, independientemente del formato, documento, vídeo o audio, se redacte de acuerdo con las leyes de privacidad. El organismo encargado de hacer cumplir la ley sólo podrá dar curso a las solicitudes legales de divulgación de cualquier información, ya que estas solicitudes deben dirigirse a la administración de la escuela. Una vez que el agente o la agencia encargados de hacer cumplir la ley ya no necesiten conservar la información sobre el alumno para su uso, serán responsables de destruir los datos de forma adecuada.

Respuesta de emergencia

Prevenir la violencia y acortar los tiempos de respuesta ante emergencias son algunos de los principales objetivos de contar con un oficial de recursos escolares o un acuerdo interinstitucional con las fuerzas del orden. Los datos muestran que en un periodo de cinco años, de 2013 a 2018, de los 405 reportes de disparos en planteles educativos, 260 de ellos fueron entre niños menores de edad, en escuelas primarias, secundarias o preparatorias. Durante estos mismos cinco años, 106 niños perdieron la vida, mientras que 219 resultaron heridos. Estas cifras no incluyen el número de niños que quedaron traumatizados y seguirán sufriendo las secuelas de este tipo de violencia, como el trastorno de estrés postraumático, la depresión y la ansiedad.

Contar con un acuerdo interinstitucional suele permitir la supervisión directa de los sistemas de vigilancia escolar por parte de las fuerzas del orden locales. Esto da a las autoridades la posibilidad de ver situaciones peligrosas en el momento en que se producen y responder en cuestión de minutos. Cuanto más rápido sea el tiempo de respuesta, más probabilidades habrá de salvar vidas.

Los distritos que deciden contar con un oficial de recursos escolares armado in situ pueden optar por hacerlo en conjunción con un acuerdo interinstitucional. Cada distrito tiene una estrategia diferente basada en sus propias necesidades y circunstancias. Sin embargo, si un distrito quiere que la comunidad acepte su decisión de tener un agente armado en los pasillos, demostrar total transparencia y responsabilidad por el programa y las decisiones tomadas, como resultado, genera una confianza a tres bandas en el sistema de seguridad. El gobierno federal elaboró una fórmula para que las escuelas puedan guiarse en el proceso de contratación de sus agentes de recursos escolares:

• Elaborar memorandos de entendimiento (MOU) formales entre el distrito escolar y los organismos locales que vayan a participar, como las fuerzas del orden, la justicia de menores y los servicios sociales;
• Todos los MOU deben ser capaces de satisfacer las necesidades de los estudiantes, así como cumplir con todos los derechos constitucionales y civiles que se proporcionan al estudiante;
• Contratar agentes de recursos escolares eficaces y bien formados, así como seguir invirtiendo en formación y perfeccionamiento;
• Mantener tanto al personal de la escuela como a los agentes de recursos escolares bien formados en políticas de privacidad, software de redacción y normas de desembolso para los datos de los estudiantes;
• Evaluar regularmente a todos los agentes y al personal para asegurarse de reconocer a aquellos que lo están haciendo bien, o que son un ejemplo para los demás.

Cumplir con seguridad

El uso de los acuerdos interinstitucionales, la contratación de agentes de recursos escolares, la formación de los miembros del personal y el desarrollo de una sólida política de privacidad de datos ayudarán a garantizar la seguridad de los estudiantes y el cumplimiento de la normativa FERPA. CaseGuard ofrece herramientas desarrolladas para trabajar con equipos de aplicación de la ley, como cámaras corporales y otros sistemas de vídeo. El sistema de redacción de video de CaseGuard cumple con las necesidades tanto de las agencias policiales como de las regulaciones que las escuelas deben seguir para proteger la privacidad de los estudiantes.

Formar a todo el personal en el uso de software de redacción de calidad, como el software de redacción de vídeo de CaseGuard, permitirá a la escuela seguir destinando su presupuesto a la seguridad de los estudiantes y no tener enormes costes de TI para externalizar servicios de redacción o mantener departamentos enteros dedicados a la redacción de registros. CaseGuard mantendrá la privacidad de los ciudadanos y los estudiantes tanto para los registros escolares como para los archivos de pruebas policiales. Tiene sentido que ambos equipos estén a bordo. Contar con varios miembros de la administración y del personal de la escuela capacitados para utilizar el software de redacción significa que la información siempre estará disponible y que la escuela siempre podrá satisfacer las demandas que provengan de padres, estudiantes, tribunales, justicia juvenil u otras solicitudes permitidas. Ahorrar tiempo, dinero y mantener los datos de los estudiantes seguros son algunas de las mejores características de las soluciones de redacción de CaseGuard, y en el área de la seguridad de los estudiantes y la comunicación entre agencias – el tiempo que ahorra, podría salvar vidas.