El intendente | El verdadero papel de un gestor de activos

La idea de un intendente comenzó en Alemania, donde la designación se utilizaba para describir a una persona encargada del alojamiento y las comodidades en las casas reales. La función se extendió a los buques de guerra y a los ejércitos, donde se encargaba de los bienes utilizados por los militares, desde la munición hasta los suministros para el transporte. La función fue adoptada también por los gobiernos locales en EE.UU., a medida que las comunidades empezaban a aumentar rápidamente de tamaño. Era importante centralizar el control de las compras y los gastos dentro del gobierno, y la forma más eficaz de hacerlo era asignar a una persona dentro de cada oficina de la ciudad o el condado que supervisara la gestión de los equipos y productos utilizados por ese organismo. Este nivel de responsabilidad empezó siendo relativamente básico. La persona solicitaba lo que necesitaba y el organismo gubernamental se lo concedía o no, mediante la entrega directa de dinero a la persona solicitante. Con el tiempo, ese sistema se fue perfeccionando a medida que se descubrían fallos. Hoy en día, aunque se sigue utilizando el término intendencia, lo cierto es que la función se ha transformado en la de gestor de activos. Y para los organismos encargados de hacer cumplir la ley, el papel no podría ser menos crítico para su éxito.

Responsabilidades del gestor de activos

En el mundo moderno, tanto si se ha dado cuenta de ello como si no, el gestor de activos de su organismo es responsable de muchos aspectos delicados del funcionamiento del mismo. No sólo se encarga de suministrar y asegurar el material y los productos de su organismo, sino que es un enlace importante en las decisiones de compra, y desempeña funciones de rendición de cuentas sobre el presupuesto del organismo, las compras pasadas, presentes y futuras, y es un conducto importante que ayuda a equilibrar la relación entre los políticos y la administración encargada de hacer cumplir la ley.

Lo que antes era un puesto tranquilo, con escasa interacción fuera de la agencia, es ahora un puesto que requiere ciertos conocimientos especializados, es en gran medida un puesto de nivel directivo, y es un puesto en el que la administración confía mucho. La parte más pequeña del puesto es que gran parte de la operación debe permanecer en secreto para el personal de la agencia. Esto puede afectar a la capacidad de la persona para relacionarse con muchos miembros del personal, porque la opinión general será que la persona es reservada. A primera vista puede ser cierto, pero hay razones mucho más importantes por las que esto ocurre, que no suelen tener que ver con las personas que tienen esa opinión. Las agencias más pequeñas pueden experimentar menos de esto, pero incluso entonces, hay información que un gestor de activos está al tanto de que otros no pueden ser, no importa la intención.

Tareas importantes

Al igual que hemos comentado con el personal de pruebas, los gestores de activos están sujetos a auditorías, inventarios y otras actividades destinadas a dar cuenta de lo que un organismo tiene en stock, ya sean pilas de doble A, pistolas, chalecos antibalas, camisas de uniforme y todo lo demás. Pero ahora los gestores de activos tienen que vincular e identificar estas ofertas por las órdenes de compra con las que se solicitaron. También se espera que los gestores de activos lleven la cuenta de las diferencias de coste de los equipos que adquieren, porque otra función importante ligada al trabajo es el análisis de costes. Si se lo está preguntando, sí, los gestores de activos realizan un trabajo similar al de un contable interno y, en el extremo inferior, al de un contable. Con unos presupuestos no sólo más ajustados, sino también sometidos a escrutinio, y más exigencias de transparencia por parte del público, junto con una redefinición de lo que significa transparencia, los gestores de activos son ahora más cruciales para la salud de un organismo que la supervisión general, porque sus errores pueden costar a todo el organismo en las reuniones presupuestarias, las audiencias públicas, e incluso cuando se intenta responsabilizar a un proveedor por vender productos defectuosos.

Herramientas necesarias

Para hacer bien su trabajo, un gestor de activos va a necesitar algunas herramientas para llevar a cabo esta importante labor. Lo primero debe ser la formación. Aparte de los obvios problemas matemáticos que conlleva, este es otro trabajo en el que se prestan muy bien los conocimientos de gestión de inventarios y los principios de almacenaje. La formación es crucial para esta función. Pero más allá de eso, un gestor de activos sólo es tan bueno como el sistema con el que debe trabajar para mantener sus inventarios y todos los detalles relacionados con los productos. Algunos organismos siguen utilizando hojas de Excel para realizar este trabajo. Y eso ya no sirve. Si su organismo no ha adquirido un software de gestión de activos, ha llegado el momento de iniciar la conversación y convertirlo en una prioridad. El software no resuelve el problema de la gestión, pero facilita mucho el registro, la recuperación, la actualización y el descubrimiento de discrepancias, de modo que la función de gestión es mucho más fácil y fluida para los implicados. Esto también significa que cuando se trata de inventarios, auditorías y similares, el personal que realiza la supervisión puede navegar por el sistema, y la tarea en cuestión, mucho más rápido, lo que puede conducir al éxito tanto para ellos como para su agencia. Lo tercero que necesita un gestor de activos son procesos para manejar múltiples escenarios que impliquen el movimiento, intercambio o destrucción de equipos. Limitarse a dar al gestor las llaves de un almacén y desearle buena suerte ya no es un informe aceptable para el trabajo. Tiene que haber una guía operativa, un manual de procedimientos, un documento de órdenes generales y políticas que cubran los parámetros del trabajo, incluyendo cómo, cuándo y por qué hacemos lo que hacemos.

Conclusiones

La gestión de activos ha sido un oficio algo descuidado en la seguridad pública. Sin embargo, con el tiempo, está claro que cuando se produce una crisis de equipos, su importancia queda meridianamente clara. Es hora de invertir en la gestión de activos, con el personal adecuado, formación, software y documentación de la agencia que apoye y defina el papel, y deje claro que la gestión de activos es una prioridad máxima para su agencia, y la transparencia pública.

¡Que no te pase nada!