D.C. Acceso a Registros Públicos y Ley de Privacidad de Datos

La Ley de Libertad de Información del Distrito de Columbia o FOIA (Freedom of Information Act) es una ley sobre registros públicos y privacidad de datos que se promulgó inicialmente en 1967. Desde entonces, se ha modificado varias veces, sobre todo en 2001, cuando las disposiciones de la FOIA del Distrito de Columbia se ampliaron tanto al Consejo como a la legislatura del Distrito de Columbia. Dicho esto, la ley describe los pasos que deben dar los organismos gubernamentales para garantizar que determinados registros e información públicos sean accesibles al público en general. Además, la ley establece las directrices que deben seguirse al denegar una solicitud de documentos públicos.

¿Cómo define la ley a un organismo público?

Según la Ley de Libertad de Información del Distrito de Columbia, un organismo público se define como “cualquier consejo gubernamental, incluido el Consejo del Distrito de Columbia, junta, comisión o entidad similar, incluida una junta directiva de una instrumentalidad, una junta que supervise o controle una agencia o un órgano consultivo que tome medidas oficiales por votación de sus miembros convocados para tal fin”. Por otra parte, el término organismo público no incluye “ninguna agencia gubernamental de D.C. (distinta del consejo que supervisa o controla una agencia o del consejo de administración de una instrumentalidad); los tribunales de D.C.; los órganos de gobierno de escuelas concertadas individuales; el gabinete del alcalde; el personal de los organismos públicos cuando se reúnen fuera de la presencia de un quórum de dichos organismos; o las Comisiones Vecinales Asesoras de D.C.”.

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos públicos según la ley?

La Ley de Libertad de Información del Distrito de Columbia exige que los organismos públicos elaboren normas y reglamentos que los miembros del público en general puedan seguir cuando deseen acceder a registros e información gubernamentales. Estas normas y reglamentos deben incluir los siguientes elementos:

• Cualquier persona tiene derecho tanto a inspeccionar como a copiar los registros públicos a su discreción, sujeto a ciertas excepciones. Además, los organismos públicos deben garantizar que las normas que rigen la hora y los lugares de acceso en los que los miembros del público pueden acceder a los registros personales sean razonables.
• Al responder a una solicitud de documentos públicos, un organismo público está obligado a proporcionar los documentos a una persona en la forma o formato que haya solicitado, siempre que la persona en cuestión esté dispuesta a pagar por dicha solicitud.
• Al responder a una solicitud de documentos públicos, los organismos públicos deben hacer un esfuerzo razonable para proporcionar a las personas los documentos en formato electrónico, excepto en los casos en que estos esfuerzos interfieran con el sistema automatizado de datos o información del organismo público.
• Se prohíbe a los organismos públicos cobrar a los particulares tasas que superen el coste de buscar, revisar y hacer copias de los registros. Además, los organismos públicos tienen prohibido exigir a un particular el pago por adelantado de una solicitud de documentos públicos, a menos que el solicitante en cuestión no haya abonado sus honorarios puntualmente en una ocasión anterior.
• Los organismos públicos deben garantizar que los contratistas privados que hayan sido contratados para desempeñar una función pública en Washington D.C. puedan acceder a información y registros públicos con el fin de cumplir dicha función pública.

¿Qué registros están exentos del consumo público?

En el otro extremo del espectro, hay ciertas categorías de registros e información que no están disponibles para el consumo público. Tales registros e información incluyen, pero no se limitan a:

• Registros públicos cuya divulgación constituiría una invasión de la intimidad personal de un individuo.
• Registros públicos relativos a procedimientos de aplicación de la ley e investigaciones del consejo.
• Documentos públicos cuya divulgación pondría en peligro la vida o la integridad física de una persona.
• Documentos públicos relativos a procedimientos y técnicas de investigación que no son generalmente conocidos por el público.
• Registros públicos que revelarían la identidad o el paradero de un informante o fuente confidencial si se divulgaran.
• Registros públicos relativos a preguntas y respuestas de pruebas que se utilizarán en futuros exámenes académicos, de empleo o para la obtención de licencias en Washington D.C.

¿Cómo pueden los organismos públicos cumplir la ley?

Una de las principales formas en que los organismos públicos que operan en Washington D.C. pueden cumplir con la legislación, como la Ley de Libertad de Información del Distrito de Columbia, es mediante la aplicación de software de redacción automática. Cuando una persona presenta una solicitud de registros públicos, es posible que un organismo público tenga que eliminar determinados datos personales antes de atender dicha solicitud. En estos casos, un organismo público podría utilizar un programa de software de redacción automática para hacer que datos personales como nombres, direcciones y fechas de nacimiento sean inaccesibles al público, garantizando que todas las solicitudes de registros puedan completarse al tiempo que se protege la información personal y la privacidad de todas las partes implicadas.

Dado que tanto el gobierno federal como los gobiernos estatales de Estados Unidos dependen del dinero de los contribuyentes estadounidenses para desempeñar sus funciones esenciales, es imperativo que estos organismos públicos sigan siendo transparentes y rindan cuentas a los ciudadanos a los que sirven. En Washington D.C., la Ley de Libertad de Información del Distrito de Columbia proporciona a los residentes los medios para exigir responsabilidades a sus funcionarios electos, ya que la ley les permite acceder a determinada información y registros públicos cuando lo deseen. De este modo, pueden ver cómo se gasta y se asigna el dinero de sus impuestos en la sociedad.