Acceso abierto a los registros públicos en el Estado de NC

La Ley de Registros Públicos de Carolina del Norte es una ley de registros públicos y privacidad de datos gubernamentales que se aprobó inicialmente en 1935. Las disposiciones de la ley conceden a los residentes de Carolina del Norte el derecho a inspeccionar una amplia gama de registros pertenecientes a sus funcionarios electos, departamentos estatales y organismos públicos. Para ello, la ley describe los pasos que deben seguir los organismos gubernamentales y estatales de Carolina del Norte para poner sus registros a disposición del público. Además, la ley también describe los procedimientos que deben seguir los organismos gubernamentales y estatales cuando deniegan una solicitud de divulgación de sus registros a petición de un residente de Carolina del Norte.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

De acuerdo con la Ley de Registros Públicos de Carolina del Norte, los registros públicos se definen como “todos los documentos, papeles, cartas, mapas, libros, fotografías, películas, grabaciones sonoras, cintas magnéticas o de otro tipo, registros de procesamiento electrónico de datos, artefactos u otro material documental, independientemente de su forma física o características, realizados o recibidos de conformidad con la ley u ordenanza en relación con la transacción de asuntos públicos por cualquier agencia del gobierno de Carolina del Norte o sus subdivisiones. Por organismo del gobierno de Carolina del Norte o sus subdivisiones se entenderá e incluirá todo cargo público, funcionario o agente público (estatal o local, elegido o designado), institución, junta, comisión, oficina, consejo, departamento, autoridad u otra unidad de gobierno del Estado o de cualquier condado, unidad, distrito especial u otra subdivisión política del gobierno.”

¿Cuáles son las obligaciones de los funcionarios y organismos públicos?

En lo que respecta a facilitar el acceso a los registros públicos a los ciudadanos del estado de Carolina del Norte, las responsabilidades que tienen los organismos y funcionarios gubernamentales en virtud de la Ley de Registros Públicos de Carolina del Norte incluyen, entre otras, las siguientes:

• Los organismos gubernamentales tienen prohibido exigir a un ciudadano de Carolina del Norte que formule su solicitud de registros públicos por escrito, ya que la ley establece que las solicitudes de acceso a registros públicos pueden realizarse en persona, por correo electrónico y por teléfono, entre otros métodos.
• Los organismos públicos de Carolina del Norte deben responder a todas las solicitudes de acceso a registros públicos presentadas por ciudadanos estadounidenses, ya que la ley no exige que las personas que soliciten acceso a dichos registros sean ciudadanos del Estado.
• Los organismos públicos deben permitir que las personas consulten sus registros públicos en un horario y bajo una supervisión razonables.
• Aunque la ley no establece un plazo en el que un organismo público deba responder a una solicitud de acceso a sus registros públicos, los organismos públicos son responsables de proporcionar sus registros a una persona después de que dicha persona haya pagado todas las tasas asociadas a su solicitud.
• En los casos en que un organismo público mantenga registros que contengan información tanto pública como confidencial, dicho organismo es responsable de eliminar la información personal de dichos registros antes de divulgarlos al público en general.
• Con respecto al mantenimiento de los registros públicos, las administraciones públicas son responsables de guardarlos en cámaras acorazadas, cajas fuertes ignífugas o salas equipadas con materiales incombustibles.

¿Qué registros públicos se consideran confidenciales en virtud de la ley?

Aunque la Ley de Registros Públicos de Carolina del Norte permite a los ciudadanos solicitar acceso a los registros públicos relativos a la función y actividades de los organismos estatales y gubernamentales, algunos registros están exentos de la ley y deben permanecer confidenciales. Con este fin, algunos de los registros que deben permanecer confidenciales en virtud de la ley incluyen:

• Registros que contengan información relativa a planes de respuesta de emergencia que puedan ser aplicados por un organismo público o agencia gubernamental dentro del estado.
• Registros que deben permanecer confidenciales en virtud de otra ley estatal o federal, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico o HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
• Registros relativos a autopsias, como fotos, grabaciones de vídeo, archivos de audio e informes oficiales.
• Registros mantenidos por los consejos escolares locales de Carolina del Norte, como información sobre voluntarios.
• Registros de personal relativos a empleados públicos, como profesionales médicos y funcionarios encargados de hacer cumplir la ley.
• Registros relativos a proyectos empresariales e industriales, así como incentivos relacionados con dichos proyectos.
• Registros que detallan los secretos comerciales y corporativos de empresas que hacen negocios con organismos gubernamentales dentro del estado de Carolina del Norte.
• Comunicaciones entre abogado y cliente que están protegidas de acuerdo con el principio del privilegio abogado-cliente.

Acceso a los registros públicos y redacción

Debido a la naturaleza de las funciones gubernamentales, algunos registros públicos contendrán información tanto personal como confidencial, por lo que los organismos gubernamentales tienen que equilibrar las obligaciones de adherirse a una legislación como la Ley de Registros Públicos de Carolina del Norte y, al mismo tiempo, salvaguardar la privacidad de todas las partes implicadas. Para lograr este objetivo, el software de redacción automática es una forma ideal de depurar la información personal a través de una amplia gama de medios, incluyendo documentos, correos electrónicos, archivos de audio y grabaciones de vídeo. Utilizando estos programas de software, un custodio de registros de Carolina del Norte puede eliminar fácilmente información personal de sus registros, como números de teléfono o direcciones postales, asegurándose de no infringir los derechos de privacidad personal de otros.

La Ley de Registros Públicos de Carolina del Norte es el principal medio por el que los residentes del estado pueden solicitar acceso a los registros públicos de sus funcionarios electos. A través de las disposiciones de la ley, los funcionarios y organismos gubernamentales tienen una serie de obligaciones en lo que respecta a proporcionar a los ciudadanos de Carolina del Norte la oportunidad de acceder a sus registros e información públicos. Dado que la legislación sobre registros públicos es uno de los principales medios de que disponen los ciudadanos para conocer mejor las decisiones que adoptan las instituciones de la administración local, dicha legislación reviste la máxima importancia.