Acceso a registros públicos y protección de datos personales en KY

La Ley de Registros Abiertos de Kentucky es una ley aprobada en 1976 que fue diseñada para dar a los ciudadanos del estado acceso a los registros públicos y a la información de sus instituciones gubernamentales. Al igual que otras leyes de registros abiertos del país, la Ley de Registros Abiertos de Kentucky establece los procedimientos que los residentes deben seguir para acceder a los registros públicos de una determinada agencia gubernamental u organismo público del Estado. Además, la ley también establece las medidas que dichas agencias y organismos deben cumplir en lo que respecta a la accesibilidad de sus registros públicos, así como los registros específicos que están exentos de divulgación en virtud de la ley.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

La Ley de Registros Abiertos de Kentucky define los registros públicos como “todos los libros, papeles, mapas, fotografías, tarjetas, cintas, discos, disquetes, grabaciones, software u otra documentación independientemente de su forma física o características”. KRS 61.870(2). La Ley de Registros Abiertos se aplica a cualquiera de los tipos de registros anteriores que “prepare, posea, utilice, tenga en su poder o conserve un organismo público”. Por otra parte, la ley define los organismos públicos como “todos los órganos de gobierno tanto a nivel estatal como local, así como todos los organismos que reciben el 25% de sus fondos del organismo público o la mayoría de su órgano de gobierno es nombrado por otros organismos gubernamentales”.

¿Cuáles son las responsabilidades de los organismos públicos en virtud de la ley?

Las responsabilidades que los organismos públicos del Estado de Kentucky tienen en virtud de la ley en lo que respecta a garantizar que los ciudadanos del Estado tengan la posibilidad de solicitar el acceso a sus diversos registros públicos incluyen:

• Los organismos públicos tienen el deber de proporcionar a los ciudadanos de Kentucky instalaciones adecuadas que dichos ciudadanos puedan utilizar para ejercer sus derechos en virtud de la ley.
• Los organismos públicos deben permitir el acceso, copia e inspección de sus registros públicos durante las horas de oficina regulares de dichos organismos.
• Los organismos públicos son responsables de designar a un custodio oficial que se encargue del mantenimiento, cuidado y custodia de los registros públicos de un organismo concreto.
• Los organismos públicos están obligados a elaborar, aplicar y mantener normas y reglamentos que los ciudadanos puedan seguir cuando deseen solicitar acceso a sus registros públicos, de conformidad con las disposiciones de la ley.
• Los organismos públicos son responsables de redactar cualquier información confidencial o exenta contenida en sus registros públicos antes de revelar dichos registros a un solicitante.
• Los organismos públicos deben responder a una solicitud de acceso a sus registros públicos en el plazo de 3 días hábiles a partir de la fecha de recepción de la solicitud.

¿Cuándo puede un organismo público denegar una solicitud de acceso a sus registros?

Las disposiciones de la Ley de Registros Abiertos de Kentucky establecen que los organismos públicos del Estado pueden denegar una solicitud de acceso a sus registros públicos en determinadas circunstancias. Por ejemplo, un depositario oficial que trabaje en nombre de un organismo público de Kentucky puede denegar una solicitud de documentos públicos si dicha solicitud es excesivamente onerosa o si la solicitud puede perturbar las funciones esenciales de un organismo público. Al denegar una solicitud de registros públicos, los depositarios oficiales también deben proporcionar al solicitante una explicación por escrito de los detalles o factores que condujeron a su decisión, así como las pruebas de apoyo claras y concisas que formaron la base de su decisión. Por otra parte, hay determinados registros públicos que están exentos de divulgación en virtud de la ley. Algunas de estas exenciones incluyen, pero no se limitan a:

• Registros comerciales relativos a subvenciones, préstamos, información bancaria y futuras propuestas comerciales.
• Registros que deben permanecer confidenciales en conjunción con otra ley estatal o federal.
• Registros de donaciones, en los casos en que un donante haya solicitado el anonimato.
• Investigaciones policiales.
• Exámenes.
• Secretos comerciales.
• Investigación científica.

La Ley de Registros Abiertos de Kentucky y el software de redacción

Debido al hecho de que las disposiciones de la Ley de Registros Abiertos de Kentucky exigen que los organismos públicos redacten la información confidencial de sus registros públicos, el software de redacción es una solución de software ideal para los custodios de registros que buscan mantener el cumplimiento de la ley. Con estos programas de software, los custodios de registros pueden ocultar fácilmente la información exenta contenida en sus registros públicos, incluidos nombres, fechas de nacimiento, direcciones postales y números de teléfono, entre otros, garantizando que estas formas de información personal permanezcan seguras. De este modo, dichos custodios de registros pueden estar seguros de que no violarán ninguna de las disposiciones de la Ley de Registros Abiertos de Kentucky.

La legislación en materia de registros públicos, como la Ley de Registros Abiertos de Kentucky, es el principal medio por el que el ciudadano medio estadounidense puede obtener cualquier nivel de transparencia y responsabilidad de sus funcionarios públicos locales y estatales. Como los funcionarios electos tienen la obligación de servir a las personas que componen sus comunidades locales, es imperativo que los ciudadanos estadounidenses tengan el derecho legal de solicitar el acceso a la información que constituye la base de los gastos y actividades del gobierno, ya que los dólares de los contribuyentes de estos ciudadanos son de los que dependen los gobiernos locales de todo el país para funcionar adecuadamente.