Acceso a registros públicos y protección de datos en el Estado de Nueva York

La Ley de Libertad de Información del Estado de Nueva York o FOIL (por sus siglas en inglés) es una serie de leyes que se han promulgado con el fin de permitir a los ciudadanos del estado acceder a los registros públicos de las agencias estatales y organismos gubernamentales que prestan servicios a los residentes en el Estado de Nueva York. Aunque la ley se aprobó inicialmente en 1974, desde entonces se ha modificado varias veces, la última en 2008. Dicho esto, la ley establece los pasos que deben seguir los funcionarios públicos del estado de Nueva York para que los ciudadanos puedan acceder a la información y los documentos públicos. Además, la ley también establece las circunstancias en las que se puede denegar el acceso a la información o a los registros de la administración.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

Según la Ley de Libertad de Información del Estado de Nueva York, un registro público se define como “cualquier información conservada, archivada, producida o reproducida por, con o para una agencia o la legislatura estatal, en cualquier forma física, incluidos, entre otros, informes, declaraciones, exámenes, memorandos, opiniones, carpetas, archivos, libros, manuales, folletos, formularios, papeles, diseños, dibujos, mapas, fotos, cartas, microfilmes, cintas o discos informáticos, normas, reglamentos o códigos”. Por el contrario, la ley define una agencia estatal como “cualquier departamento, consejo, oficina, división, comisión, comité, autoridad pública, corporación pública, consejo, oficina u otra entidad gubernamental que desempeñe una función gubernamental o de propiedad para el estado o para uno o más municipios del mismo, excepto el poder judicial o la legislatura estatal”.

¿Cuáles son los requisitos que la ley impone a los organismos estatales?

La Ley de Libertad de Información del Estado de Nueva York exige que los organismos gubernamentales y estatales elaboren normas y reglamentos que puedan utilizarse para regular el acceso a sus registros e información públicos. Estas normas y reglamentos deben incluir los siguientes elementos:

• Los horarios y lugares en los que se permite a los ciudadanos de Nueva York acceder a los registros de la agencia.
• Las personas concretas de las que se puede obtener la información y los registros.
• Una disposición que garantice que las tarifas por copiar un registro concreto no superen los veinticinco céntimos por fotocopia.
• Directrices que puedan utilizarse para proteger la confidencialidad y seguridad de los datos de identificación personal que puedan contener los registros públicos. En ausencia de tales directrices, un organismo estatal puede suprimir o redactar los datos identificativos al poner sus registros a disposición del público.
• La creación de un formulario, disponible en línea, que los ciudadanos puedan rellenar cuando deseen solicitar documentos públicos.

¿Cuándo puede un organismo estatal denegar una solicitud de documentos públicos?

La Ley de Libertad de Información del Estado de Nueva York prohíbe que los organismos estatales y gubernamentales denieguen una solicitud de registros públicos basándose únicamente en el contenido de dichos registros. Cuando un organismo estatal decide denegar una solicitud de documentos públicos, es responsable de proporcionar una justificación particular o especializada de la decisión, sujeta a ciertas excepciones. Algunas de estas excepciones son

• Registros públicos cuya divulgación está expresamente prohibida por la legislación estatal o federal.
• Registros públicos cuya divulgación podría suponer una invasión injustificada de la intimidad de una persona.
• Registros públicos cuya divulgación pudiera perjudicar la adjudicación de contratos o convenios colectivos.
• Registros públicos relativos a secretos comerciales que, de divulgarse, causarían un perjuicio sustancial a la competitividad de un negocio o empresa en particular.
• Registros públicos recopilados con fines policiales, como información relativa a investigaciones o procedimientos judiciales, entre otros.
• Registros públicos cuya divulgación podría poner en peligro la seguridad o la vida de una persona.

¿Cómo pueden los organismos estatales de Nueva York cumplir la FOIL?

Cuando se pretende cumplir con una legislación como la Ley de Libertad de Información del Estado de Nueva York, se puede utilizar un software de redacción automática para salvaguardar la privacidad personal y la información de todas las partes implicadas. Por ejemplo, las disposiciones de la ley exigen que los organismos estatales protejan determinadas formas de información personal que puedan contener los registros públicos. Mediante el uso de un programa de software de redacción automática, esta información puede hacerse inaccesible al público en general, lo que permite a los organismos estatales cumplir con la ley al tiempo que permite a los ciudadanos acceder a la información y los registros públicos sin obstáculos.

Como prácticamente todos los estados de los EE.UU. han promulgado algún tipo de legislación que permite a sus respectivos ciudadanos acceder a cierta información y registros públicos, de conformidad con la Ley de Libertad de Información o FOIA, dicha legislación ha adoptado la forma de la FOIL en el Estado de Nueva York. A través de las secciones de la ley, los residentes en el Estado de Nueva York se les permite acceder a una amplia gama de registros relativos a sus gobiernos y jurisdicciones locales. De este modo, los ciudadanos del estado de Nueva York disponen de medios para exigir responsabilidades a los funcionarios de su gobierno.