Acceso a registros públicos, metadatos y privacidad en NM

La Ley de Inspección de Registros Públicos de Nuevo México es una ley de accesibilidad a los registros públicos que se aprobó por primera vez en 1978. Las disposiciones de la ley describen los pasos que los miembros del público en general deben seguir para acceder, inspeccionar y copiar los registros públicos de la multitud de instituciones gubernamentales que sirven a los ciudadanos dentro del estado de Nuevo México. Para ello, la Ley de Inspección de Registros Públicos también establece los registros específicos a los que los miembros del público pueden acceder, así como los procedimientos que las entidades gubernamentales deben implementar para garantizar que las personas puedan acceder efectivamente a los registros públicos de dichas instituciones.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

En virtud de la Ley de Inspección de Registros Públicos de Nuevo México, los registros públicos se definen como “todos los documentos, papeles, cartas, libros, mapas, cintas, fotografías, grabaciones y otros materiales, independientemente de su forma física o características, que son utilizados, creados, recibidos, mantenidos o conservados por o en nombre de cualquier organismo público y se relacionan con asuntos públicos, independientemente de que la ley exija o no que los registros sean creados o mantenidos”. Alternativamente, en lo que respecta al ámbito y aplicación de la ley, la Ley de Inspección de Registros Públicos de Nuevo México cubre “todas las divisiones del gobierno y cualquier organismo público que haya sido creado por ley y reciba cualquier tipo de financiación pública”.

¿Cuáles son los deberes de los custodios de registros en virtud de la ley?

Las obligaciones que la Ley de Inspección de Registros Públicos de Nuevo México impone a los custodios de registros en lo que respecta a la accesibilidad de los registros públicos que mantienen incluyen, entre otras, las siguientes:

• Los custodios de registros tienen la obligación de responder a todas las solicitudes de acceso a los registros públicos que están en posesión de dichos custodios dentro de tres días hábiles.
• Se prohíbe a los custodios de registros cobrar a los miembros del público en general una tarifa superior a 1 dólar por cada página copiada de los registros mantenidos por dichos custodios.
• Los encargados de la custodia de documentos tienen la obligación de redactar la información confidencial que puedan contener los documentos públicos que conservan antes de revelar dichos documentos a un solicitante. Es más, en los casos en que los documentos públicos se conserven en formato electrónico, también deben redactar o eliminar los metadatos asociados a la información confidencial.
• Los custodios de documentos están obligados a facilitar el acceso a sus documentos públicos en formato electrónico si un particular así lo solicita.
• Se prohíbe a los custodios de registros solicitar a un miembro del público que les proporcione una línea específica de razonamiento cuando busque acceder a los registros públicos de dichos custodios.
• Los guardianes de los registros son responsables de proporcionar a los miembros del público una explicación por escrito cuando denieguen el acceso a sus registros públicos.

¿Qué registros públicos están exentos de divulgación en virtud de la ley?

Ciertos registros públicos mantenidos por una institución gubernamental u organismo público dentro del estado de Nuevo México también se consideran exentos de acceso público y divulgación en virtud de las disposiciones de la ley. Por ejemplo, los miembros del público no están autorizados a acceder a los registros de las fuerzas del orden que contengan fuentes de información confidenciales. Además, los expedientes de baja militar también están exentos de divulgación en virtud de la ley. A continuación, otros ejemplos de registros públicos e información relacionada con la Administración que están exentos de divulgación pública:

• Historiales médicos y sanitarios.
• Expedientes educativos.
• Planes y procedimientos de respuesta táctica.
• Secretos comerciales e información comercial.
• Información relativa al privilegio abogado-cliente.
• Información financiera.
• Información sobre el censo electoral.
• Bases de datos de las administraciones locales.
• Registros de menores.
• Inspecciones de seguridad laboral.
• Valores públicos.

Cumplimiento de la ley

Dado que las disposiciones de la Ley de Inspección de Registros Públicos de Nuevo México exigen que los custodios de registros redacten tanto la información confidencial como los metadatos de ciertos registros públicos antes de divulgar dichos registros a un miembro del público en general, estos funcionarios del gobierno tienen una tarea desalentadora entre manos. Dicho esto, el software de redacción automática ofrece a estos funcionarios una solución informática que les permitirá eliminar tanto los datos confidenciales como los metadatos de sus registros públicos. Al utilizar estos programas de software, los usuarios pueden redactar información de identificación personal, metadatos y archivos de audio, entre otras cosas, en cuestión de minutos. De esta manera, los custodios de registros dentro del estado de Nuevo México pueden tener la tranquilidad de que serán capaces de cumplir con la ley y al mismo tiempo proteger la privacidad personal de todas las partes involucradas.

Como se indica en la ley, la Ley de Inspección de Registros Públicos de Nuevo México fue promulgada con el propósito de otorgar a los miembros del público en general un medio por el cual pudieran obtener una comprensión más completa de la función de los organismos gubernamentales y las instituciones que operan dentro del estado. En virtud de las disposiciones de la ley, cualquier ciudadano puede solicitar acceso a una serie de documentos y registros públicos relativos a una serie de actividades gubernamentales. De este modo, los ciudadanos, los miembros de los medios de comunicación y los visitantes del estado de Nuevo México pueden estar mejor informados sobre las decisiones que afectan a la vida cotidiana del estado.