Acceso a los registros y privacidad de la información en IL

La Ley de Libertad de Información de Illinois es una serie de leyes que se aprobaron con el fin de proporcionar a los residentes del estado acceso a la información del gobierno estatal y a los registros públicos. Aunque la primera ley se aprobó en 1984, desde entonces se ha modificado en varias ocasiones, la última en 2009, ya que se aumentaron significativamente las multas que podían imponerse a los organismos gubernamentales que incumplieran la ley. Hasta la fecha, la Ley de Libertad de Información de Illinois establece los pasos y medidas que las organizaciones gubernamentales del estado deben adoptar en un esfuerzo por promover un mayor nivel de transparencia y responsabilidad entre los funcionarios del gobierno y las personas a las que sirven.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

La Ley de Libertad de Información de Illinois define los registros públicos como “todos los registros, informes, formularios, escritos, cartas, memorandos, libros, papeles, mapas, fotografías, microfilmes, tarjetas, cintas, grabaciones, registros de procesamiento electrónico de datos, comunicaciones electrónicas, información grabada y todos los demás materiales documentales relativos a la tramitación de asuntos públicos, independientemente de su forma física o características, que hayan sido preparados por o para, o hayan sido o estén siendo utilizados por, recibidos por, en posesión de o bajo el control de cualquier organismo público”.

A la inversa, la ley define un organismo público como “todos los órganos legislativos, ejecutivos, administrativos o consultivos del Estado, universidades y colegios estatales, condados, municipios, ciudades, aldeas, pueblos incorporados, distritos escolares y todas las demás corporaciones municipales, juntas, oficinas, comités o comisiones de este Estado, cualquier órgano subsidiario de cualquiera de los anteriores, incluidos, entre otros, los comités y subcomités de los mismos, y una Autoridad de Financiación Escolar creada en virtud del Artículo 1E del Código Escolar”.

¿Cuáles son las responsabilidades de los organismos públicos en virtud de la ley?

Algunas de las responsabilidades que la Ley de Libertad de Información de Illinois impone a las administraciones y organismos públicos del Estado en lo que respecta a la accesibilidad de sus documentos públicos son las siguientes:

• Los organismos públicos están obligados a responder a las solicitudes de acceso a sus registros públicos en un plazo de 5 días laborables a partir de la recepción de la solicitud. Si un organismo público no puede facilitar la información solicitada dentro de este plazo, debe notificar al solicitante las razones que le han llevado a tomar esa decisión, así como la fecha en que atenderá la solicitud.
• En los casos en que un organismo público mantenga registros públicos que contengan información tanto pública como confidencial, dichos organismos son responsables de redactar todas las formas de información de identificación personal de sus respectivos registros públicos antes de revelarlos a un miembro del público en general.
• Se prohíbe a los organismos públicos exigir a los particulares que utilicen un formato específico para solicitar acceso a su información y registros públicos, aunque todas esas solicitudes deben hacerse por escrito.
• Los organismos públicos tienen la obligación de poner todos sus registros e información públicos a disposición del público en general, con algunas excepciones. Dichas excepciones incluyen los registros públicos que contengan secretos comerciales o información sujeta a derechos de propiedad, así como los historiales médicos, entre otros.
• Los organismos públicos sólo pueden cobrar tasas razonables por acceder a sus registros públicos, dependiendo del formato en el que se revelen a la persona.

Registros públicos y redacción

Una de las formas en que los organismos públicos y las agencias gubernamentales de EE.UU. pueden mantener el cumplimiento de la legislación, como la FOIA de Illinois, es mediante el uso de software de redacción automática. Dado que estos programas de software permiten a los usuarios redactar información personal en una amplia gama de soportes, incluidos documentos PDF, archivos de vídeo y archivos de audio, por nombrar sólo algunos, estos programas son una forma ideal de cumplir las leyes que permiten a los ciudadanos de EE.UU. acceder a los registros públicos. Además, como estos programas contienen funciones automáticas, los funcionarios públicos pueden ahorrar tiempo y recursos que pueden dedicar a otros programas o tareas.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la ley?

En lo que respecta a las sanciones que pueden imponerse a las organizaciones gubernamentales y organismos públicos en virtud de la Ley de Libertad de Información de Illinois, el fiscal general de Illinois está facultado para imponer numerosas sanciones a las personas y entidades que no cumplan la ley. En particular, los organismos públicos que hayan infringido deliberada e intencionadamente cualquiera de los distintos artículos de la ley están sujetos a una sanción pecuniaria de hasta 5.000 dólares. Además, los residentes de Illinois que consideren que se han violado sus derechos en virtud de la ley también tienen la posibilidad de presentar una denuncia ante el fiscal general del estado.

Aunque las disposiciones de la legislación sobre acceso a los registros públicos varían de un estado a otro, los artículos de la Ley de Libertad de Información de Illinois garantizan a los residentes del estado el derecho a solicitar acceso a los registros públicos y a la información sin complicaciones innecesarias. Es más, en comparación con muchos otros estados de EE.UU., las sanciones que pueden imponerse a los organismos gubernamentales que hayan infringido la ley son especialmente estrictas y costosas. De este modo, los ciudadanos del estado de Illinois pueden disponer de una herramienta legal que pueden utilizar para hacer que sus funcionarios electos rindan cuentas de sus decisiones y acciones.