Acceso a los registros públicos y seguridad de la información en Maine

La Ley de Libertad de Acceso de Maine (FOAA, por sus siglas en inglés) es una ley de accesibilidad a los registros públicos y a la información gubernamental promulgada en 1959. Como se indica en la ley, la Ley de Libertad de Acceso de Maine se aprobó con el fin de “garantizar el acceso a los “registros públicos” y a los “procedimientos públicos” de los organismos y agencias gubernamentales estatales y locales” dentro del estado de Maine. Dicho esto, la FOAA establece los procedimientos que deben seguir los organismos gubernamentales del estado de Maine para facilitar el acceso a sus registros públicos y a la información a los residentes del estado. Además, la ley establece los registros públicos específicos que están exentos de dicha accesibilidad.

¿Cómo se define un registro público con arreglo a la FOAA?

La definición de registro público con arreglo a la Ley de Libertad de Acceso de Maine se describe como “todo material escrito, impreso o gráfico o toda compilación de datos mecánica o electrónica de la que pueda obtenerse información, directamente o tras su traducción a una forma susceptible de comprensión visual o auditiva, que esté en posesión o custodia de un organismo o funcionario público de este Estado o de cualquiera de sus subdivisiones políticas, o que esté en posesión o custodia de una asociación cuyos miembros sean exclusivamente una o varias de estas entidades, y que se haya recibido o preparado para su uso en relación con la tramitación de asuntos públicos o gubernamentales o que contenga información relativa a la tramitación de asuntos públicos o gubernamentales”.

¿Cuáles son las responsabilidades de los organismos públicos en virtud de la FOAA?

Los organismos públicos estatales y locales del Estado de Maine tienen una serie de deberes y obligaciones en lo que respecta a garantizar que los residentes del Estado dispongan de los medios necesarios para solicitar acceso a la información y los documentos públicos. Estas responsabilidades incluyen, entre otras, las siguientes:

• Los organismos públicos son responsables de suprimir determinados datos personales, como nombres, direcciones e información financiera, de los registros públicos antes de divulgarlos al público en general.
• Los organismos públicos tienen la obligación de responder a todas las solicitudes de acceso a registros públicos en un plazo de 5 días laborables.
• Los organismos públicos deben permitir a los residentes de Maine inspeccionar, ver o copiar sus registros públicos durante un horario de oficina razonable.
• A la hora de contratar o adquirir programas informáticos, las Administraciones Públicas deben tener en cuenta el modo en que dichas soluciones tecnológicas afectarán a su capacidad para atender las solicitudes de documentos públicos.
• En caso de denegación de una solicitud de documentos públicos, las administraciones públicas deben dar una explicación al ciudadano de Maine detallando los motivos de la denegación, por escrito y en un plazo de 5 días laborables.
• Todos los documentos conservados por un organismo público de Maine, independientemente del formato en que se almacenen o conserven, se consideran documentos públicos en virtud de la Ley de Libertad de Acceso de Maine.

¿Cómo pueden los organismos públicos cumplir la FOAA?

Debido a la naturaleza inherente de los registros, algunos de los registros que mantienen los organismos públicos de Maine contienen información tanto pública como confidencial. Como tales, estos organismos gubernamentales se enfrentan a un dilema cuando se trata de cumplir con la legislación como la FOAA. En este punto, el software de redacción automática se puede utilizar para ayudar a mantener la privacidad de todas las personas, al tiempo que permite a los residentes en el estado de Maine acceder a los registros públicos. Dado que estos programas de software ofrecen a los usuarios la posibilidad de redactar información personal de numerosas maneras, tanto manual como automáticamente, los organismos gubernamentales de Maine pueden redactar fácilmente la información personal de sus registros, de modo que puedan proporcionarlos a los residentes de manera oportuna y eficiente.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la ley?

En cuanto a las sanciones que pueden imponerse a los organismos públicos que violan la ley, los organismos que no la cumplen están sujetos a numerosos castigos. Para ilustrar aún más este punto, una agencia estatal que haya violado las disposiciones de la FOAA está sujeta a una sanción civil de hasta 500 dólares. Además, si bien las infracciones de la ley no dan lugar a sanciones penales, los organismos públicos de Maine que hayan alterado, retirado o destruido intencionadamente sus documentos públicos tras recibir una solicitud de acceso a los mismos pueden ser acusados de un delito de clase D en virtud de la legislación aplicable en el Estado.

De conformidad con las disposiciones de la Ley de Libertad de Información o FOIA (Freedom of Information Act), la Ley de Libertad de Acceso de Maine proporciona a los residentes del Estado el marco jurídico necesario para solicitar el acceso a determinados registros públicos e información relacionada con la Administración. Para ello, las sanciones que pueden imponerse a los organismos gubernamentales y a sus representantes que incumplan la ley garantizan que no se vulnere el derecho de acceso a los registros públicos de los ciudadanos de Maine, ya que el dinero de sus impuestos constituye la base de todas las actividades y gastos gubernamentales dentro del estado.