Accesibilidad de los datos gubernamentales en Massachusetts

La Ley de Registros Públicos de Massachusetts es una ley de registros públicos y privacidad de datos que se aprobó en 1851. La ley se promulgó con el fin de proporcionar a los residentes del estado acceso a determinados registros públicos e información gubernamental. Con este fin, la ley ha sido modificada varias veces desde su aprobación en 1851, la más reciente en 2017, con el propósito de ordenar que las agencias gubernamentales dentro de Massachusetts designen un Oficial de Acceso a Registros o RAO para ayudar a los residentes a obtener registros públicos. Dicho esto, la ley describe los pasos que deben seguir los organismos gubernamentales y estatales de Massachusetts para ser transparentes con el público en general en lo que respecta a la accesibilidad de los registros públicos.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

En virtud de la Ley de Registros Públicos de Massachusetts, un registro público se define como “todos los libros, papeles, mapas, fotografías, cintas grabadas, estados financieros, tabulaciones estadísticas u otros materiales o datos documentales, independientemente de su forma física o características, elaborados o recibidos por una entidad gubernamental, a menos que dichos materiales o datos entren dentro de una o más de las exenciones que se encuentran en G. L. c. 4, § 7(26) u otros privilegios legalmente aplicables”. Alternativamente, la ley define una entidad gubernamental como “cualquier agencia o municipio según se define en 950 C.M.R. 32.02.”. Incluye cualquier organismo cuasi gubernamental que se considere un cuerpo político y corporativo o un instrumento público. No incluye el poder legislativo ni el judicial”.

¿Cuáles son las obligaciones de las entidades gubernamentales en virtud de la ley?

La Ley de Registros Públicos de Massachusetts exige que las entidades gubernamentales del estado designen a un funcionario de acceso a registros que actúe como punto de contacto para todas las solicitudes de registros públicos. Además, al conceder acceso a los registros públicos, un funcionario de acceso a registros es responsable de garantizar que toda la información de identificación personal se elimine del registro antes de que se divulgue al público en general. En este sentido, los funcionarios de acceso a registros deben documentar la siguiente información cuando tomen una decisión relativa a una solicitud de registros públicos:

• La naturaleza específica de la solicitud y la fecha en que se recibió.
• La fecha en que se proporcionó una respuesta al solicitante.
• Los datos en los que se proporcionaron los registros públicos al solicitante.
• El número de horas necesarias para satisfacer la solicitud.
• Las tasas cobradas al solicitante.
• Las peticiones presentadas por el solicitante, de conformidad con el inciso (iv) de la subsección (d) de la ley.
• Las solicitudes que hayan sido recurridas en virtud del artículo 10A de la ley.
• La resolución final de cualquier procedimiento legal o judicial asociado en virtud de M.G.L. c. 66, § 10A(d).

¿En qué circunstancias puede denegarse una solicitud de registros públicos?

La Ley de Registros Públicos de Massachusetts designa una amplia gama de registros personales e información gubernamental que están exentos de divulgación al público en general. Algunos ejemplos de dichas exenciones son, entre otros

• Historiales médicos, sanitarios y hospitalarios.
• Actas del Gran Jurado y otros materiales relacionados.
• Documentos relativos al privilegio abogado-cliente.
• Informes de autopsias.
• Materiales relativos a casos de delincuencia juvenil.
• Información sobre antecedentes penales (CORI).
• Denuncias de agresión sexual, violación o violencia doméstica.
• Preguntas y respuestas, claves de puntuación y otra información relevante sobre los exámenes de
• exámenes para la obtención de licencias en el estado de Massachusetts.
• Planos, planes, esquemas, procedimientos, políticas y dibujos esquemáticos.
• Información personal de cargos electos y funcionarios públicos.
• Los secretos comerciales, la información sujeta a derechos de propiedad y la información comercial.

Cumplimiento de la ley

Dado que los funcionarios encargados del acceso a los registros que trabajan en nombre de entidades gubernamentales de Massachusetts tendrán que eliminar cierta información de los registros públicos antes de divulgarlos al público en general, el software de eliminación automática es una forma ideal de lograr este objetivo. Con estos programas, los funcionarios encargados del acceso a los registros pueden redactar fácilmente información personal, como fechas de nacimiento, números de la seguridad social y números de teléfono, con sólo pulsar un botón, lo que garantiza la protección de la privacidad personal de todas las partes implicadas en todo momento y, al mismo tiempo, permite a los residentes de Massachusetts acceder a los registros públicos y a los datos gubernamentales.

Aunque la legislación que concede a los residentes de Massachusetts la capacidad de acceder a los registros públicos y a la información gubernamental existe desde hace más de 100 años, estas leyes no han estado exentas de críticas. Para ilustrar este punto aún más, muchas de las principales instituciones gubernamentales dentro de Massachusetts, incluyendo la legislatura estatal y el sistema judicial, están completamente exentos de las disposiciones de la ley. Por consiguiente, aunque la Ley de Registros Públicos de Massachusetts proporciona a los residentes del estado los medios para acceder a la información gubernamental, el alcance y la aplicación de la ley son algo limitados en comparación con otras legislaciones similares del país.