10 funciones que debe buscar en un software de gestión de activos | Parte 2

El software de gestión de activos existe desde hace tiempo, pero gran parte de él ha quedado anticuado desde su creación. Demasiados proveedores se preocupan más por la venta que por la reputación y la calidad. Su único objetivo es llegar al bolsillo de su agencia. Todo lo demás les da igual. La funcionalidad básica de un software no sólo debe esperarse, sino que debe exigirse. Si un proveedor de software no puede ofrecer estas diez funciones, con una calidad superior y un funcionamiento sofisticado, entonces es un software que no merece su tiempo, ni el dinero de su agencia. Aquí, en la segunda parte, discutiremos las siguientes cinco funciones básicas que debe tener su software de gestión de activos.

6- Informes creados automáticamente

Las cinco primeras funciones que hemos comentado hablaban de definiciones, transferencias y registros. Todo eso es importante. Pero no significa nada si su software de gestión de activos no recopila informes sobre cada artículo, cada grupo de productos, y realiza un seguimiento conjunto de estos detalles. Su gestor de activos depende de alguien, y probablemente deba facilitar información a varias personas sobre equipos y productos, que no son sus superiores. Esas personas no tienen tiempo ni quieren rebuscar en el software, elemento por elemento, para tomar notas y “hacerse una idea” de lo que ocurre. Quieren informes limpios, formateados y organizados que les proporcionen la información que necesitan de forma sucinta. Y, francamente, si su software de gestión de activos no es capaz de producir varios tipos de informes de alta calidad, no está gestionando gran cosa.

7- Envío de notificaciones al personal

Estamos en 2017, y todo software debe tener el mínimo en funciones inteligentes en su alcance. Y sin embargo, una y otra vez, se nos recuerda cómo muchos proveedores de software en el mercado de la seguridad pública no incorporan dichas funciones en su software. Oímos cosas como “Nos dijeron que llegaría el año que viene” o “Tienen un equipo de diseño trabajando en un plan”. En lenguaje llano, eso significa que nadie sabe cuándo llegará, y lo más probable es que nunca llegue, al menos por parte de ese proveedor. Yendo al grano, el software de gestión de activos debería hacer algo más que categorizar, analizar umbrales de cantidad de productos y redactar informes en tiempo real. Todo esto es básico y muy importante, como hemos señalado. Pero incluso el software de gestión de activos debe funcionar más allá de este statu quo. Este software debe ser capaz de notificar al personal que tiene productos en su poder que van a caducar pronto, o que es hora de hacerles mantenimiento, o que tienen que devolverlos por el motivo que sea. En primer lugar, esto facilita mucho la vida a su personal. No hay necesidad de múltiples llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos. Un simple mensaje, ya sea precargado indicando el problema, o uno escrito desde cero si es necesario, y la notificación se envía, y usted sabrá que su personal lo ha recibido. Además de enviar un mensaje a su identificación de usuario, también enviará un mensaje a su correo electrónico y teléfono móvil. Un mensaje, múltiples puntos de notificación, si así lo desea. Aunque las notificaciones automatizadas de este tipo son básicas y muy necesarias, tener la opción de notificar al personal a través de múltiples formatos es clave.

8- Umbrales de productos, recordatorios de productos y notificaciones de compras

Después de haber mencionado una parte de este tema en el punto anterior, tiene sentido que lo tratemos ahora en su totalidad. Los umbrales de productos son un importante punto de discordia para las agencias. Ciertos productos deben almacenarse hasta un determinado nivel de forma continua. El método para garantizarlo, hasta ahora, no ha sido una ciencia exacta. Inevitablemente, hay un momento de “vacío” en el que ese producto se queda sin existencias durante algún tiempo, y entonces ese ciclo se reinicia con una lucha constante para dar salida, y volver a pedir ese producto, terminando con esa interrupción periódica una vez más. Esto no debería ocurrir, y su software de gestión de activos debería ser la solución a estos problemas. El software de gestión de activos debe tener la capacidad de aceptar y realizar un seguimiento de los umbrales de producto, es decir, un nivel “mínimo” que un determinado producto puede alcanzar antes de que deba realizarse un nuevo pedido. Y si estamos considerando una función inteligente en el software, la notificación de dichos umbrales no debería producirse cuando se alcanza el nivel mínimo real. En su lugar, el software de gestión de activos debe ser capaz de analizar la frecuencia con la que se expide un producto, el tiempo que se tarda en reponerlo, desde el nuevo pedido, la compra formalizada, el envío, y luego aceptado en el almacén, de modo que cuando se empieza a llegar a ese umbral de producto, el software de gestión de activos está alertando a su gestor de activos de que es el momento de realizar ese nuevo pedido, teniendo en cuenta el tiempo que se tarda en realizar una orden de compra, y la cantidad de tiempo que se tarda en enviar dicho producto a su agencia. Su gestor de activos ya no tendrá que luchar contra viento y marea para conseguir un stock adecuado de productos y equipos. Eso, por supuesto, si su software de gestión de activos funciona con las funciones básicas en juego.

9- Niveles de seguridad, búsqueda y filtros

Su software de gestión de activos, además de las definiciones de usuarios, grupos y productos, debe ser capaz de definir niveles de seguridad para esos usuarios, grupos y productos. Por ejemplo, su agencia probablemente tiene una persona que funciona como armero de la agencia. Su trabajo consiste en garantizar que todas las armas de fuego funcionen correctamente. El gestor de activos supervisa las armas de fuego, no necesariamente el armero. Mientras que el gestor de activos registra las nuevas armas de fuego y las entrega al personal, el armero es el que se encarga de garantizar que se respeten el servicio, las piezas y las garantías de dichas armas de fuego. En este caso, el armero necesita permisos administrativos dentro de su software de gestión de activos, pero sólo para las armas de fuego, no para otros productos. Su software de gestión de activos tiene que ser capaz de definir este papel de una manera que proporcione al armero el acceso que necesita, para actualizar los registros, realizar trabajos/servicios en las armas de fuego, e introducir datos que son reportables a la administración de la agencia. Además, ¿por qué no tener la capacidad de definir los roles de la administración para poder ver los informes en tiempo real? Esto permite a su administración obtener una visión de primera fila de lo que está sucediendo, sin convertirse en objeto de una investigación interna, porque lo único que pueden ver son los informes y las vistas de cada producto. No pueden hacer cambios ni manipular los datos en absoluto.

Esto nos lleva a las funciones de búsqueda. El software de gestión de activos debe poder ofrecer a su personal la posibilidad de buscar por palabra clave, por producto o por propiedades asociadas. Por supuesto, es posible que desee limitar quién puede buscar qué, pero eso es periférico a la función. Lo principal es que, independientemente de lo que se haga, la función de búsqueda debe funcionar de forma universal para cualquier cosa que se introduzca en su sistema de gestión de activos. Si su software de gestión de activos puede proporcionar capacidades de búsqueda totalmente funcionales, ¿por qué seguir utilizándolo? Por último en este punto, los filtros. Los filtros se utilizan para enfocar o mejorar los datos. Los filtros permiten al personal que trabaja en problemas de productos de mayor envergadura separar determinados productos que puedan corresponder, o centrarse en determinados artículos dentro de un grupo de productos para averiguar qué problemas se están produciendo. Puede ser que su agencia deba localizar un producto defectuoso entregado por un proveedor, o que un envío específico haya sido retirado del mercado. La cuestión es que los filtros, las búsquedas y las capas de seguridad deben formar parte de las funciones básicas de cualquier software de gestión de activos.

10- Informes estadísticos

Hemos hablado de los informes en el primer punto de este artículo, y hemos mencionado la necesidad de definir la administración en su software de gestión de activos para que tengan acceso en tiempo real a los informes, a la vez que están protegidos como sujetos de una investigación interna. No hemos explicado los tipos de informes que deben estar disponibles en el software de gestión de activos para su administración. El software de gestión de activos debe ofrecer informes desglosados de cada producto que posea su organismo. Pero también debe haber un informe financiero total que ofrezca categorías de productos, gastos, junto con desgloses de qué dinero se gastó (¿recuerda el ejemplo de las pistolas que necesitaron un servicio extra?) en qué categorías de asuntos relacionados con cada producto. Estos son algunos de los informes más básicos que deberían estar disponibles bajo demanda. Además, su software de gestión de activos debe ofrecerle la posibilidad de crear sus propios informes, utilizando los datos ya capturados por el software. Si su software de gestión de activos no hace esto, bueno, suponemos que usted está cogiendo un tema en este punto, ¿verdad?

Conclusiones

Estas cinco, al igual que las cinco anteriores, son consideraciones básicas cuando se trata de software de gestión de activos, y lo que debe incluir en funcionalidad. Si dispone de un software de gestión de activos que no cumple estas diez funciones, es hora de sustituir su software, porque sólo es cuestión de tiempo que algo vaya mal, que haga que su personal se vea sometido a una investigación interna innecesaria, a una auditoría a nivel estatal, o que las pérdidas relativas a sus equipos y productos sean tan grandes que su presupuesto no dé abasto, haciendo que su administración parezca que ha gestionado mal todo el asunto. No puede permitirse este tipo de problemas. Invierta en la eficiencia de su agencia. Obtenga un software de gestión de activos que resuelva problemas, no que los cree.

Vaya sobre seguro.

Artículos relacionados: 10 Funciones a Buscar en un Software de Gestión de Activos | Parte 1