Sala de pruebas | Selección de personal y asociaciones

Hemos abordado los aspectos básicos de la reorganización de una sala de pruebas y cómo establecer protocolos para proteger una sala de pruebas tras una catástrofe. Ahora vamos a retomar algunos puntos para volver a hacer hincapié en el material y profundizar en esos temas. En este artículo cubriremos la selección de personal para la sala de pruebas, y el establecimiento de relaciones profesionales con organizaciones dentro de su Estado para ayudar a llevar a cabo su renovada misión en la sala de pruebas.

Personal de la sala de pruebas

Hemos empezado a montar nuestra Sala de Pruebas. El comienzo fue la sustitución de personal. Pero si antes teníamos problemas con el personal, ¿qué es diferente esta vez?

Es una pregunta válida. En resumidas cuentas, en nuestro negocio tenemos que confiar implícitamente en nuestro personal y apoyarlo plenamente. No podemos dedicar tiempo a estar paranoicos sobre a quién asignamos diversas tareas en nuestra agencia. Pero hay algún procedimiento a tener en cuenta que puede dar tranquilidad a todos en el proceso. Y es un proceso de verificación de antecedentes.

Lo oímos todo el tiempo: “Este agente ya pasó por un control de antecedentes para ser contratado. ¿Por qué íbamos a gastar más dinero y tiempo en investigar sus antecedentes de nuevo?”.

Puedes considerarlo una opción si lo deseas, pero la historia nos dice que hay algunas consideraciones serias en cuanto a las finanzas y asociaciones que una persona puede tener que pueden llevar a actuaciones negativas en el cuidado y custodia de pruebas. Siempre depende de ti y de tu agencia cómo queráis proceder.

Para una agencia pequeña, es prudente asignar a dos miembros de su agencia a la sala de pruebas. Ambos tendrían acceso general a la sala de pruebas, pero sólo uno tendría acceso a la caja fuerte, donde se guardan los objetos delicados. Puesto que estamos utilizando el ejemplo de una agencia más pequeña, si usted pertenece a una agencia más grande considere este hecho, y multiplique su personal en consecuencia. Sin embargo, sería previsor considerar a cuántas personas desea conceder acceso a su caja fuerte. Si tienes una sola caja fuerte, independientemente del tamaño de tu organismo, probablemente lo mejor sea mantener a una sola persona con acceso a ella. Si tuviera dos cajas fuertes, lo mejor sería asignar una persona a cada caja, en lugar de una a ambas. Si mantiene más de una caja fuerte, es más probable que tenga personal de pruebas a tiempo completo, en cuyo caso este escenario no se aplica.

Junto con estas dos personas debe haber un supervisor. También mencionamos este papel de supervisor en el artículo inicial. Sirven como supervisores de la sala de pruebas, pero en esta versión de agencia pequeña, sirven en una capacidad sin acceso directo a la sala de pruebas. El propósito de esto es poder cubrir dos puestos eficientemente. En primer lugar, cualquier sala de pruebas debe tener un componente de supervisión. Sin embargo, en una agencia pequeña nos enfrentamos a la cantidad de personal de que disponemos y a la necesidad de equilibrar cuántas funciones podemos desempeñar al mismo tiempo. Al hacer que este supervisor sólo tenga capacidad de contacto indirecto, es decir, que sólo tenga acceso a la sala a través de los otros dos agentes, permite eliminarlo fácilmente como sujeto de cualquier investigación interna y, por tanto, como parte que puede participar en esos procesos.

Al hacer que su función sea la de contacto indirecto, se aligera su papel en términos de formulación de procedimientos y políticas. No cabe duda de que deben participar en el proceso y estar al día de las técnicas aceptadas, pero servirían de interlocutores en pie de igualdad con los dos oficiales designados en el desarrollo de todos los elementos de manipulación, contabilidad y procesamiento de las pruebas, más que un papel totalitario sobre la disciplina.

Proceso de fondo de la sala de pruebas

Anteriormente hemos expuesto la necesidad de un proceso diferente de selección del personal de la sala de pruebas, y por qué merece la pena realizar esta tarea. Los hechos de la historia demuestran que los funcionarios que tienen problemas financieros o asociaciones cuestionables siguen viéndose implicados en conductas indebidas o actos ilegales derivados de la sala de pruebas. Y aunque se puede argumentar que dejarles fuera de la sala de pruebas no les mantendrá necesariamente alejados de los problemas, en general mantenerles alejados de esta tarea conduce a muchos menos problemas en el futuro.

Pero mientras mencionamos los dos problemas clave que afectan al personal, ¿qué estamos observando específicamente con ellos que no hayamos observado necesariamente antes? La respuesta puede parecer indirecta, pero definitivamente no lo es.

En primer lugar, tenemos que reconocer que la investigación continua de los antecedentes del personal es un proceso oneroso. Hay muchas cosas que no vamos a tomarnos la molestia de examinar en relación con un agente, especialmente si sus antecedentes, es decir, los antecedentes de su contratación inicial, no arrojan ninguna información pertinente para nuestro examen. Si, por ejemplo, un agente de nivel inicial no tiene antecedentes de ludopatía, si cinco años después investigamos los antecedentes de ese agente, es posible que nos inclinemos por omitir esa cobertura porque no ha habido indicios que sugieran esa cuestión antes o después de su fecha de contratación. ¿Por qué preocuparse por ello? Y esa es una respuesta totalmente aceptable a los costes de gestión de una agencia, si estamos hablando de un agente de patrulla que no tiene signos evidentes de angustia, y en los controles penales y de tráfico no sale nada. Si bien podemos investigar algunos aspectos más generales, es posible que no queramos gastar dinero y esfuerzo en investigar algo específico si la información general es clara.

Pero cuando se trata de la Sala de Pruebas, es prudente tratarla como una agencia dentro de la agencia. Solía ser un lugar para enviar a los RDS (Retirados de Servicio), o a los agentes que eran un “proyecto especial” de la administración. Pero esa no es una práctica recomendable en la era moderna. Usted realmente necesita tener a su personal más confiable manejando su detalle de evidencia día a día, especialmente si usted quiere ser capaz de tener casos exitosos se convierten en procesamientos exitosos.

En un proceso de antecedentes para este puesto, recomendaríamos obtener un nuevo juego de huellas dactilares y pasarlas por cualquier base de datos estatal o federal a la que tenga acceso. Lo más probable es que no dé resultados. Pero también podría dar un golpe y descubrir que su agente está implicado en una serie de malas decisiones. Eso definitivamente no sería alguien que usted quiere en su sala de pruebas, y no es alguien que le gustaría tener empleado por mucho más tiempo tampoco.

Pero aún más específico que eso, recomendamos revisar su información financiera con más detalle que antes. Queremos saber si tiene deudas, su estado actual de pago (morosidad) y si se ha declarado en quiebra. Queremos saber si un divorcio les ha dejado algún perjuicio, ya sea por pagos de manutención de los hijos, pensión alimenticia o alguna cuota de separación previamente acordada que deban pagar a su ex cónyuge. Cuando evalúe la deuda de la tarjeta de crédito, no se fije sólo en si la cuenta se paga puntualmente. Fíjate en cuánto dinero están reteniendo mes a mes en sus tarjetas. ¿Supera con creces el 50% del límite de la tarjeta? Puede que no sea algo que les haga perder su trabajo, pero sin duda es algo que debería hacerte dudar a la hora de ofrecerles acceso al área más sensible de la agencia.

Antes hemos utilizado el juego como ejemplo. Pero esto también es un asunto serio a tener en cuenta. ¿Juega el agente? ¿En un casino o con amigos? ¿20 dólares o 1.000 dólares al mes? ¿Es un juego de cartas en un bar local, o fútbol de fantasía con sus amigos de la fraternidad de la universidad? Queremos investigarlo lo más a fondo posible, y si descubrimos cosas que el agente no admite, no sólo tenemos una debilidad que debería impedirle trabajar con pruebas, sino que además tenemos un problema de integridad. Lo que hagas con esa información fuera de la sala de pruebas es tu decisión. La cuestión es que hay que examinar estas cosas aún más a fondo de lo que lo hicimos en su contratación inicial, y la decisión de seguir adelante o no tiene que ser aún más en blanco y negro de lo que ejercíamos anteriormente.

La comprobación de antecedentes puede parecer dura, y algunos dirán que estamos preparando a nuestro personal para una caída. La verdad es que se deben a sí mismos, más que a nosotros o a nuestra agencia, ser sinceros sobre quiénes son.

Como ejemplo de esto, digamos que usted tiene un oficial que fue entrevistado para este detalle de pruebas. Admiten plenamente que tienen una factura médica antigua en cobro, pero tienen registros de la disputa que iniciaron, que debería haber detenido el proceso de cobro. Claramente, tenemos un funcionario que, sobre el papel, no debería ser aceptado para el puesto. Sin embargo, al responder con franqueza y aportar documentación justificativa de la cuestión, podemos ver que este funcionario es en realidad bastante responsable y está recibiendo un trato injusto por seguir una serie de normas a las que estaba sujeto. Podemos trabajar con este tipo de personas y, en todo caso, este es el momento en el que es crucial respaldar a tu agente, lo que incluye seguir adelante con el proceso de la misión en cuestión.

En otro ejemplo, un agente no nos informa sobre un préstamo de coche que está cobrando, y cuando le confrontamos con la información, nos dice que fue avalista en el préstamo de coche de su hijo, que éste no pagó y que le embargaron el coche, pero que nadie se puso en contacto con él para el reembolso. Una vez más, esto es plausible, y una situación en la que se justifica dar a su oficial el beneficio de la duda. El seguimiento sugeriría ponerse en contacto con la agencia de cobros, y si no pueden verificar si se estableció contacto o no, lo más probable es que sea otro momento en el que respaldar a nuestro agente es la decisión correcta.

Y ya que hablamos de integridad, ¿qué hay de las cuestiones relacionadas con la verdad? ¿Ha salido a relucir que el agente tiene un historial accidentado de testimonios ante los tribunales? ¿Los sargentos y otros supervisores tienen que cuestionar los detalles de sus informes? ¿Existe un patrón significativo de quejas? ¿Qué entendemos por significativo? Nos referimos a cuatro o más quejas que son todas de la misma naturaleza, que implican deshonestidad. Si tenemos este tipo de problemas, no deberíamos considerar a este oficial para un papel en nuestra sala de pruebas. Sería tan fácil para un abogado defensor que está al tanto de los problemas del oficial explotar esta debilidad cuando se mueven a pruebas estrictas. Si bien puede tomar un tiempo para que un juez escuche, una vez que un abogado arroja esa duda sobre una persona que manejó pruebas en un caso separado, el daño está hecho. Ese caso se desestima, y ahora su agente está perjudicando directamente a otros agentes, a las víctimas y puede que incluso a los testigos.

Nuestra tercera área de preocupación es más gris que las otras dos. La familia puede ser un tema muy delicado. Para nuestros fines, queremos dar pistas sobre temas como el divorcio. Por ejemplo, qué causó el divorcio, como hemos dicho antes, también queremos saber sobre las obligaciones financieras posteriores al divorcio. ¿El divorcio abrió al funcionario al chantaje o la coacción? Recuerde que los cónyuges tienen muchos conocimientos sobre su pareja que nadie más tiene. Si tiene personal sospechoso de hacer algo malo, un cónyuge o ex cónyuge puede tener información que podría conducir a las pruebas necesarias para detenerlo. Y eso no cambia cuando se trata de personal que trabaja en la sala de pruebas. De hecho, recordarán algunos de los ejemplos de casos que utilizamos en artículos anteriores, los cónyuges estaban directamente implicados, y eso condujo no sólo a la detención del agente, sino también a la de su cónyuge.

En el caso de que el divorcio no sea un factor, otra consideración es el historial familiar. ¿Hay miembros que abusen de las drogas? ¿Son familiares cercanos? ¿Tienen antecedentes de robo? Puede que estos datos no influyan en una decisión de contratación con consideraciones muy elevadas, pero la tranquilidad merece la pena, y en los casos en que revelen graves problemas éticos, tendrías conocimiento de un problema inminente. Como mínimo, tendrías el control para elegir cómo avanzar.

Asociaciones

Cuando se trata de asociaciones, las relaciones profesionales que establece un organismo nunca pueden ser tan importantes como las que tienen que ver con las pruebas. La acreditación está muy bien para obtener subvenciones y apoyo en otros muchos temas, pero si tu sala de pruebas y tus prácticas son un caos, nunca conseguirás la acreditación.

Formar parte de un grupo de trabajo está muy bien. Pero perderlo por una mala gestión de las pruebas es un verdadero problema, y recuperarlo requiere aún más tiempo y esfuerzo que la primera vez. Basta con decir que el manejo de las pruebas y los procedimientos predicen si un organismo se hunde o nada.

Cuando se trata de pruebas, suele haber algunas organizaciones sólidas con las que puedes asociarte en tu Estado que te ayudarán a promover tu causa y tu organismo. En algunos Estados, puede ser la Asociación de Agentes de la Paz la que albergue una junta estatal de pruebas. Su objetivo es reunir a personas de todo el Estado que sean expertos en el campo de las pruebas, que desempeñen funciones primarias relacionadas con las pruebas y que tengan poder de decisión política directamente relacionado con el manejo y la seguridad de las pruebas. Al reunir estas voces en un mismo lugar, se pueden esbozar las mejores prácticas. Y una táctica para lograrlo es visitar la sala de pruebas de cada uno de los miembros y experimentar cómo manejan los materiales en el día a día.

Si estás solucionando un problema en la sala de pruebas, éste es un gran recurso que debes tener. Si el POA de su Estado no es el punto de contacto, diríjase a su academia local y vea si tienen información de contacto de alguna organización similar.

Por supuesto, cualquier agencia sería inteligente en desarrollar una relación con el Laboratorio Criminalístico de su Estado. Lo más probable es que envíen muestras de sangre, narcóticos, parafernalia y muchos otros artículos para su análisis. No hay razón para no fomentar esa relación, si es posible, buscando orientación sobre el procedimiento y el manejo de las pruebas. No todos los laboratorios tienen esa función, e incluso pueden orientarte en otra dirección. Pero tender la mano es la mitad del esfuerzo para llegar a donde uno quiere. Desarrollar una relación más allá de los asuntos habituales casi nunca es malo.

Por último, pero no por ello menos importante, hay que tender la mano a las agencias vecinas. Por un lado, puede que hayan experimentado los problemas que usted tiene ahora. En segundo lugar, es posible que cuenten con personal muy cualificado al que no le importaría darle algunos consejos claros sobre cómo solucionaron sus problemas, lo que le dará un punto de partida para cada tema dentro de una sala de pruebas que habrá que abordar.

Equipo de auditoría

La última vez hablamos de lo importante que es un proceso de auditoría para garantizar la integridad y el éxito futuro de la sala de pruebas. Un proceso de auditoría permite a su agencia mantener la responsabilidad, garantizar que la política no sólo se está cumpliendo, sino que se está obteniendo el resultado deseado, y también expone cualquier debilidad del sistema en su lugar.

Nuestro proceso de auditoría debe tener un proceso interno y un proceso externo. Una auditoría interna es la que lleva a cabo exclusivamente el personal de nuestra agencia. Una auditoría externa es aquella en la que el personal de la agencia trabaja con profesionales ajenos a nuestra agencia.

Nuestro equipo de auditoría interna debe estar formado por nuestros dos responsables nombrados previamente y el supervisor indirecto. Las auditorías deben realizarse como mínimo cada tres meses, o incluso cada mes. El tiempo que se pueda invertir influye mucho en esa decisión, pero el objetivo debe ser un mínimo de cada tres meses. Todo lo que no sea eso deja una puerta abierta para que un abogado defensor sugiera prácticas cuestionables. Además de estos tres miembros, es aconsejable contar con al menos un miembro de su organismo no implicado en la Sala de Pruebas que sea seleccionado al azar para ayudar al auditor a asegurarse de que los elementos seleccionados se están registrando correctamente. Sirve como testigo independiente de la auditoría, y en caso de que su Jefe u otra administración tenga preguntas sobre cómo se ha llevado a cabo la auditoría interna, actúa como un miembro no implicado que puede verificar que se ha respetado el procedimiento. Un sistema aún mejor incluiría la selección aleatoria de otro supervisor para que volviera a comprobar toda la documentación generada por la auditoría para garantizar su cumplimiento. De nuevo, esto nos daría otra parte no implicada que puede verificar una parte crucial de nuestro proceso, la documentación.

La auditoría interna no tiene por qué rendir cuentas al cien por cien. De hecho, la mayoría de las auditorías internas sólo contabilizan hasta el 15% del inventario total en un momento dado. Si lo desea, puede auditar menos. A medida que desarrolle su proceso de auditoría interna, puede redactar una política que establezca qué cantidad de pruebas se auditarán, ya sea en un porcentaje específico o en un intervalo de porcentajes que dependa de los criterios seleccionados por la persona que actúe como auditor. Es importante que esa selección de pruebas sea aleatoria, ya sea por números de caso, fechas de entrada, por orden alfabético (por nombre del sospechoso), etc. Se trata de una buena práctica que deberían adoptar todos los organismos. No vamos a entrar en los detalles de un proceso de auditoría más allá de lo expuesto en este artículo. Volveremos sobre ello en un próximo artículo.

El equipo de auditoría externa debería estar formado por los mismos tres miembros mencionados anteriormente, pero además debería incluirse un miembro de la agencia seleccionado al azar, junto con al menos dos miembros de una agencia externa, como una organización que se reúna regularmente y debata las mejores prácticas en materia de pruebas (pista pista). En el caso de una auditoría externa, dado que la supervisión correría a cargo de personal con amplios conocimientos en materia de pruebas, no sería necesario seleccionar al azar a miembros del departamento. Sin embargo, si puede permitírselo, contar con un supervisor seleccionado al azar que verifique que el papeleo de la auditoría es correcto es una gran ventaja.

El miembro seleccionado al azar, junto con el personal externo, supervisará la auditoría, y en este caso deberemos realizar un inventario del 100% de nuestra sala de pruebas. Prepárate para estar allí todo el día, y no olvides invitar al personal externo a comer, o incluso a cenar. Mientras revisan sus listas de inventario y verifican el estado de cada artículo, el proceso debería aportarle tranquilidad.

Al reconstruir una sala de pruebas, debe realizar varias auditorías internas antes de una externa. El objetivo de la externa no es encontrar errores. Es encontrar debilidades. Todas las auditorías pueden revelar errores, incluso una externa. Pero en este caso, deberíamos habernos esforzado por conseguir que toda la sala de pruebas volviera a cumplir las normas al 100% antes de invitar a los clientes. Si no alcanzamos ese objetivo, no es un problema que no podamos superar. Pero los resultados de esa auditoría están sujetos a solicitud de registros públicos. Si se detectan errores significativos en la auditoría externa, puede que sea necesario revisar la política para garantizar la solidez del proceso, desde la introducción de las pruebas hasta su eliminación. Lo bueno de contar con personal profesional externo en el equipo externo, es que muy bien podrían tener las respuestas para solucionar esos errores que surgieron. Sin embargo, en el mejor de los casos, sólo tendrían puntos débiles. Los puntos débiles están documentados, pero no sugieren una mala gestión o contabilidad. Simplemente sugieren un método que podría dar lugar a errores. Si solucionas ese punto débil después de detectarlo, dispondrás de la documentación necesaria para defender el asunto, en caso de que alguna vez llegue a los tribunales.

Conclusiones

Hemos hablado largo y tendido sobre el tema más delicado de este asunto. La realización de nuevas investigaciones sobre personas que ya son nuestros hermanos y hermanas. Es una posición difícil, pero nuestras pruebas merecen nuestros estrictos esfuerzos por preservar la verdad y la reputación. Porque las fuerzas del orden son tan buenas como las detenciones que realizan, y esas detenciones suelen depender de las pruebas. Si las pruebas están en peligro, también lo estará el organismo en su conjunto.

También hemos hablado con más detalle de los procesos de auditoría y de cómo crear equipos para los procesos internos y externos. Si conseguimos que nuestras auditorías internas sean un éxito, deberíamos poder hacer que las externas sean pan comido. Hay que empezar por formar equipos adecuados.

También hablamos de desarrollar relaciones externas que puedan beneficiar a tu agencia, y de que no es algo que deba temerse. Recuerde que la documentación de sus pruebas está sujeta a citación judicial. Las personas implicadas en ese papeleo también están sujetas a ello. Contar con personas de prestigio ajenas a la agencia que puedan testificar en nombre de la misma es un importante factor de reputación. Y si se está reconstruyendo a partir de “The Blob”, se va a necesitar toda la reputación posible. Además, estas relaciones pueden ayudarte a desarrollar políticas y procedimientos de forma más rápida y eficaz que si te enfrentaras solo a este proyecto. La reconstrucción no es una fase en la que quieras que tu sala de pruebas esté mucho tiempo. El objetivo es abordarla rápidamente y con resultados. Las asociaciones pueden ayudarle a pasar a la siguiente fase.

Que no te pase nada.