Sala de pruebas | Programación y mano de obra

Hoy hablamos de una de las partes más delicadas de cualquier operación, especialmente en una sala de pruebas. Por muchas veces que se hable de este tema, por muchos conocimientos que pongamos en él, siempre aparecen lagunas relacionadas con la dotación de personal. Intentaremos explorar algunas formas de abordar el problema de la dotación de personal, para minimizar esas preocupaciones, con una mano de obra que siga siendo coherente para las necesidades de su sala de pruebas.

Premisa pruebas/plantilla

Prácticamente todas las organizaciones que se dedican a la gestión profesional de pruebas coinciden en que un solo agente de pruebas y bienes, en circunstancias normales (piénsese en “rutinarias”), puede gestionar con precisión entre 6.000 y 7.000 pruebas al año. A partir de ahí, el margen de error se convierte en la norma, y eso no es bueno. Esta premisa presupone un par de condiciones más: el funcionario no está asignado a otras tareas, como intendencia, flota y mantenimiento de los suministros generales de la agencia.

Por término medio, el personal de pruebas tardará 45 minutos en procesar un caso, desde la admisión, pasando por el almacenamiento, los traslados y la disposición. Si tomamos el promedio de horas trabajadas por un empleado típico a tiempo completo en cada año, 2.032, y lo dividimos por 0,75 (que representa 45 minutos), llegaremos a la cifra: 2.709, que representa la cantidad de casos que su agente puede procesar en la sala de pruebas. Además, si tomamos el número medio de artículos por caso, 2,75, nos encontramos con que la cantidad media de artículos en la carga de casos dada es de 7.449,75, que redondearemos a 7.500. Lo que deberías obtener de este ejercicio es que probablemente necesites dos personas involucradas en la sala de pruebas como mínimo, porque como ves por nuestras fórmulas, no hemos tenido en cuenta la purga, que es una función vital para mantener la sala de pruebas organizada. La purga de artículos, incluso los registrados para su destrucción, requiere documentación especial y pasos adicionales, y nosotros sólo nos hemos centrado en la entrada, el almacenamiento y el proceso de disposición inicial.

Si el volumen de su organismo es inferior a lo que sugieren las cifras anteriores, tome los datos de Llamadas al Servicio de los tres años anteriores y los datos de casos del mismo periodo. Para cada año, resuelva cuántas llamadas promedia su agencia por caso abierto. A continuación, aplique los mismos cálculos que hemos descrito anteriormente a cada conjunto de cifras anuales. Deberías notar si tienes una tendencia ascendente o descendente con las llamadas y los casos. Si la tendencia es al alza, puede predecir formalmente que se producirá un aumento del número de pruebas y, por lo tanto, deberá considerar las opciones de personal de la sala de pruebas.

Prioridades de programación

Hay algunas prioridades diferentes que deben tenerse en cuenta a la hora de crear un programa para la sala de pruebas y de abordar las necesidades de mano de obra. En primer lugar, mencionamos la necesidad de que la purga sea una parte importante de la ecuación. Cualquier agencia debería dedicar una parte significativa de la operación de la sala de pruebas a la totalidad de la purga. Si tiene previsto trabajar de lunes a viernes con un horario comercial estándar, lo más recomendable sería dedicar uno de esos días exclusivamente a la depuración, cerrando la sala de pruebas al resto de actividades.

Una vez establecido esto, la siguiente prioridad es el “horario laboral estándar” que hemos mencionado antes. ¿El horario comercial estándar es de 8.00 a 17.00, de 7.00 a 16.00 o de 9.00 a 18.00? ¿Quizá se puede quitar una hora y hacer un horario de ocho, con el periodo de almuerzo a discreción? La cuestión es que debes tomar algunas decisiones con respecto a tu sala de pruebas y a la disponibilidad de la que dispondrás para ocuparte tanto de los asuntos policiales como de los asuntos públicos.

Una vez fijado el horario de funcionamiento, tendrá que decidir si quiere que todo el personal trabaje al mismo tiempo, si quiere que se repartan los turnos, o que se solapen, o que cubran turnos alternos. Por ejemplo, si tu sala de pruebas requiere un empleado a tiempo completo y otro a tiempo parcial, puede ser beneficioso que tu empleado a tiempo parcial trabaje la segunda mitad de cada día que la sala de pruebas esté abierta, para que te ayude a realizar las tareas pendientes y a cerrar lo que haya ocurrido ese día. Otro método podría ser traerlos el día antes de la purga, así como el día de la purga, para que puedan preparar esa parte antes del día, y luego ayudar a ejecutar el plan, para que las cosas se muevan más rápido.

Puede haber otras consideraciones para la operación de pruebas de tu organismo, éstas son las más básicas. Una vez que haya respondido a estas preguntas clave, podrá empezar a poner todo lo demás en su sitio.

Conclusiones

La programación y la mano de obra no tienen por qué ser un proceso difícil. Con un poco de matemática básica aplicada, junto con unas pocas premisas orientativas, podemos establecer rápidamente las necesidades de cualquier agencia, y cómo hacer para satisfacer sus necesidades específicas.

¡Cuídate!