Sala de pruebas | Órdenes generales

Las órdenes generales y la política se confunden a menudo. La gente las entremezcla como si fueran la misma cosa. Los administradores son probablemente más culpables de esto que el personal de línea, porque deben abordar tanto las órdenes generales como la política por lo general en la misma pregunta, por lo que es fácil llegar a un punto en el que todo parece lo mismo. En este artículo, vamos a sentar las bases de lo que son las órdenes generales, en lo que se refiere a una sala de pruebas, y cómo informan a la política, pero no se convierten en política.

Definición de órdenes generales

El diccionario define las órdenes generales como un conjunto de órdenes permanentes de un superior que establecen la política de ese superior para anunciar actos oficiales, o un conjunto de órdenes permanentes que rigen los deberes y el comportamiento del personal en su capacidad oficial.

La palabra política se cuela ahí, pero fíjese que no está mezclada con las órdenes generales. Se deja específicamente por su cuenta, como producto de las órdenes generales. Las órdenes generales son aquellas instrucciones que establecen la función básica de las unidades dentro de las organizaciones, de qué es responsable el personal en esas funciones, y establece esas responsabilidades. Es muy fácil confundir esto con la política, pero en realidad no lo es. La política tiende a girar en torno al concepto de abordar los problemas a medida que surgen, y puede desecharse con el agua de la bañera a medida que cambian las condiciones. Las órdenes generales nunca lo hacen.

En cambio, esas órdenes constituyen la base de lo que hace cada persona y por qué lo hace. Si no tienes órdenes generales definidas, te estás perdiendo gran parte del material de “branding” de tu agencia. Veamos qué deben incluir las órdenes generales de una sala de pruebas.

Temas de las órdenes generales

Todo documento de orden general debe exponer su finalidad. Suele ser un resumen breve y neo-ejecutivo del principio rector de la orden general. En este caso, debe ser una frase que diga que estamos estableciendo las funciones básicas de la sala de pruebas, las operaciones del personal, la responsabilidad de los artículos, mantenidos por la agencia.

A continuación, debe haber una declaración de política. Esta declaración destaca qué políticas se relacionan con las órdenes generales. Tenga en cuenta que, a medida que se redactan nuevas políticas, deben añadirse oficialmente a esta declaración. Esto es debidamente importante, sobre todo cuando se trata de gestionar asuntos disciplinarios. Algunas agencias mencionan las funciones básicas en esta sección, pero no es algo que aconsejemos. Abordar las funciones en su declaración de propósitos, y luego dar la vuelta y añadir más lenguaje relativo a las funciones básicas hace que la experiencia del lector, su personal, sea confusa. Eliminemos esa confusión desde el principio.

A continuación, debemos definir las funciones y la jerarquía de la Unidad de Pruebas, a grandes rasgos. Los cambios en la estructura de la agencia deben documentarse a medida que se producen en esta sección, si influyen en la unidad de pruebas. Si recuerdas, el año pasado tratamos el tema de la separación de la función de objetos perdidos de la sala de pruebas. Si llegara un momento en que se incorporara de nuevo a las funciones de la sala de pruebas, y esa función se definiera explícitamente en otro lugar, habría que añadir ese lenguaje en esta sección de las órdenes generales. Hemos visto ejemplos en los que las funciones de la unidad no están definidas. Eso podría deberse a que esos organismos no querían dedicar tiempo a actualizar constantemente sus órdenes generales. No es una buena idea, porque con toda seguridad, si amplías tu personal de pruebas de tres personas a 12, debido al aumento de la actividad, tendrás que desarrollar algún tipo de estructura de liderazgo dentro de ese grupo más grande. No basta con decir que la unidad hace x, y, y z. Hay que explicar claramente de qué es responsable cada función, en lo que se refiere al funcionamiento general y la operación.

En la siguiente sección, la definición de sus instalaciones de almacenamiento es clave. Si dispone de varias instalaciones de almacenamiento, deberá indicar en esta sección la ubicación física parcial, así como el horario de funcionamiento de cada una de ellas y las personas de contacto fuera del horario laboral. También tendrá que definir de qué instalaciones de almacenamiento dispone y si existen instalaciones alternativas para el material que no figure en la lista. Todo lo que no se indique en ninguna de las dos categorías significa que usted acepta la responsabilidad del almacenamiento de esos artículos en general, y que su personal de pruebas aceptará esos artículos. De nuevo, si hay cambios en los artículos que se aceptan y en los que se almacenan fuera de las instalaciones, tendrá que hacer esos ajustes en las órdenes generales inmediatamente.

A continuación, hay que hablar del acceso a las instalaciones. Podemos suponer que la mayoría de las instalaciones tienen al menos algún tipo de almacén temporal, pero el acceso a ese lugar no implica el acceso a la sala de pruebas. Y eso tiene que estar claro. El acceso a la sala de pruebas por parte de personal ajeno a las pruebas debe definirse como acceso con escolta, a menos que la supervisión de la sala de pruebas y el supervisor del personal con acceso sin escolta autoricen dicho acceso. Además, en esta sección se debe indicar quién tiene acceso a las llaves y qué se les permite hacer con ellas (es decir, no se les permite prestarlas).

La siguiente sección debe definir la gestión de registros de pruebas, que encajará con las funciones automatizadas básicas de su sistema de gestión de pruebas. Deberá dedicar tiempo a definir qué mantiene el software del sistema. La indicación de la ubicación de las pruebas, la fecha y hora de la actividad, como la ingesta, el almacenamiento, las liberaciones y la disposición, lo que muestra una imagen completa de la cadena de custodia. La descripción de los artículos, los números de identificación (códigos de barras como ejemplo), quién es el propietario percibido de los bienes.

La base de los calendarios de conservación también debería añadirse a esta sección; algunos Estados tienen normativas relativas a los bienes encontrados. Otros Estados tienen leyes sobre la destrucción de pruebas de estupefacientes, después del juicio. Cualesquiera que sean las circunstancias especiales en su jurisdicción, recopile esa información e inclúyala en las órdenes generales. Y recuerde que, a medida que cambien esas normas, también lo harán sus órdenes generales.

Las inspecciones deben definirse en la siguiente sección. Las inspecciones son actividades en las que se contacta formalmente con el personal directamente relacionado con los casos que tienen pruebas activamente almacenadas y se le pide que rellene formularios que indiquen el estado de esos elementos. En los organismos más grandes, puede ser necesario realizar estas inspecciones formales varias veces al año. Si su organismo es más pequeño, puede que sólo sea necesario una vez al año. En ocasiones, estas encuestas pueden proporcionar información relativa a procesos que no consta en el expediente judicial en ese momento, o proporcionan información antes de que se adopte formalmente una decisión. Esta información no significa necesariamente que pueda deshacerse de los elementos, pero ayuda a adelantarse al trabajo que está por venir.

A continuación, las órdenes generales deben definir las auditorías según su periodicidad (anual, semestral), quién las realiza y qué funciones se incluyen en el proceso de auditoría. Puede ser un punto de controversia quién debe realizar estas auditorías. Hemos mencionado en un sistema para una agencia más pequeña que un supervisor de pruebas, junto con el personal auditor de la ciudad puede trabajar, pero que el supervisor de la sala de pruebas debe tener menos actividad diaria en la sala de pruebas para que esto funcione. Las auditorías deben ser realizadas por personal que no tenga una actividad diaria directa en las áreas donde se almacenan las pruebas. Si se trata de un organismo pequeño que tendría problemas para confiar en el personal del organismo, realmente tendrá que plantearse pedir ayuda externa.

A continuación, definir las operaciones de inventario, por qué se producen, quién las realiza y cuándo. Muchos organismos realizan inventarios cuando cambia la dirección de la sala de pruebas, y ese es el único momento en que se realizan inventarios formales. Usted puede optar por realizar inventarios con mayor frecuencia. Tendrá que definir quién puede participar en dichos inventarios y quién debe documentar las discrepancias. En el caso de cambios de supervisión, las discrepancias deben ser registradas por el supervisor entrante, pero es posible que desee que su personal de asuntos internos sea una tercera parte en la verificación de los artículos y su estado.

Ya que estamos definiendo las actividades relacionadas con la rendición de cuentas, podemos dedicar tiempo a definir el uso de los artículos almacenados como ayudas para el adiestramiento. Esto resulta útil si tiene un programa K-9 y necesita suministrar narcóticos al programa para su entrenamiento. Sugerimos que la responsabilidad de la autorización recaiga en los dos supervisores de las unidades implicadas, Pruebas y K-9, y que se defina cuándo y si los narcóticos deben devolverse o destruirse, y cómo debe llevarse a cabo y documentarse la destrucción. Esto también puede utilizarse para definir otras funciones importantes de ayuda a la formación, algunos organismos adquieren armas de fuego para uso del organismo mediante la confiscación de armas de fuego obtenidas ilegalmente, y el concepto utilizado para las ayudas a la formación puede facilitar el lenguaje y la estructura necesarios para ese fin.

Interacción del sistema

¿Cómo podemos aplicar lo que se indica en las órdenes generales a nuestras funciones y actividades cotidianas? Tu sistema de gestión de pruebas debe darte la posibilidad de escribir parámetros que se apliquen a cada artículo introducido, de modo que puedas navegar fácilmente por las opciones que se aplican a cada artículo. Tanto si se trata de introducir un elemento, firmar su salida para el tribunal, auditar el elemento y su estado actual, evaluar el elemento, devolverlo al propietario o procurarlo a la agencia, el software de su sistema debe permitirle documentar y registrar todas las funciones y actividades descritas en sus órdenes generales. Esta es la mejor manera de asegurarse de que su trabajo no sólo se está realizando correctamente, sino que el papeleo coincide con lo que se está haciendo. Si su software no se ajusta a las funciones y actividades descritas en sus órdenes generales, no sólo no está cumpliendo las normas CJIS, sino que no está cumpliendo las normas de su agencia.

Conclusiones

Las órdenes generales claramente redactadas son una necesidad. Constituyen la espina dorsal de la estructura de nuestra agencia y de lo que logramos. Sin órdenes generales, la política, los procedimientos y la instrucción se pierden en el mar. Ate su agencia con órdenes generales, y la capacidad de seguir e imponer las funciones y actividades necesarias para completar el trabajo, y todo el mundo estará en la misma página.

¡Que no te pase nada!