Sala de pruebas | Manual de procedimientos
Los procedimientos en cualquier entorno de seguridad pública deben presentar cómo se completan las actividades, y definir esas actividades en sus términos más básicos. Los procedimientos son importantes porque delimitan las actividades asociadas a cada unidad. Refuerzan las órdenes generales y sirven de punto de partida de la política. La idea es que, si las órdenes generales y los procedimientos funcionan conjuntamente, la política que se elabore a posteriori se ocupe de las circunstancias específicas y muy concretas de las situaciones que puedan causar confusión e indecisión.
Temas de procedimiento
Cualquier manual de procedimiento va a tener temas, y desglosados de una manera similar a la que hemos descrito en nuestros manuales anteriores. Normalmente hay una declaración de mando, que sirve para explicar rápidamente la razón por la que existe el manual de procedimiento específico. Su declaración de mando puede decir algo así como que es competencia de su organismo que todas las pruebas y bienes recibidos por su personal sean contabilizados de manera profesional.
Puede ser útil enumerar y explicar ciertas definiciones específicas de la función. En este caso, aspectos como la cadena de custodia, la sala de pruebas, el personal de pruebas, el oficial de entrada y otras funciones y responsabilidades deben definirse desde el principio, para que se entienda el uso de los términos dentro del manual. Esto sirve como introducción a la nomenclatura del organismo.
A continuación, querremos explicar el procesamiento de pruebas, que es el punto de partida de todas las pruebas en nuestro poder. Debemos partir de la idea básica de que cualquier persona de nuestro organismo que tenga pruebas debe inventariarlas, lo que supone su labor de recogida, documentación y almacenamiento. Debemos explicar lo que se espera de ellos en el cumplimiento de cada una de esas funciones, como la anotación de la descripción de los artículos, dónde se localizaron/obtuvieron, así como la indicación de sí mismos como responsables de la recogida de las pruebas. Es necesario definir aquí las principales categorías de pruebas, en función de dónde se almacenan. Podemos suponer que todas las pruebas van a la sala de pruebas, seguro. ¿Pero qué pasa con los materiales peligrosos? No lo serán, así que tenemos que definir una ubicación alternativa para esos artículos. Podemos establecer plazos, por ejemplo, que las pruebas se entreguen en la sala de pruebas a su debido tiempo. Si es necesario, podemos añadir que los bienes varios, aquellos que no estén relacionados con un caso, deben registrarse en un determinado número de horas (24, 48, 72, etc.). También debemos dejar claro que el agente que recibe los bienes no puede deshacerse de ellos, y que debe consultarse al jefe/sheriff o a las personas designadas (personal de pruebas) en relación con la disposición de los bienes.
Discutir cómo se llevan a cabo las transferencias de bienes y pruebas es nuestro siguiente paso lógico para escribir el procedimiento, y tendremos que establecer cómo el personal de pruebas documenta estas transferencias, y quién es responsable de los artículos transferidos una vez que se les han proporcionado los artículos. Puede que te resulte tedioso intentar añadir todos los diferentes escenarios de responsabilidad que se utilizan aquí. Por ejemplo, sabemos que los tribunales emitirán recibos, otros organismos deben utilizar el membrete de su departamento y hacer referencia a para qué se necesitan los artículos, y aún otras situaciones pueden resultar en la producción de documentación diferente en diferentes circunstancias. Esta parte de las transferencias, en la que nuestro personal recibe documentación de terceros, no es necesario detallarla. Usted puede optar por no discutirlo en absoluto, y en su lugar confiar en la política para explicarlo. Asegúrese de utilizar un razonamiento sólido cuando discuta el tema con su administración, porque no querrá procedimientos que produzcan un mal trabajo.
Antes hemos mencionado la responsabilidad de la destrucción, pero en la siguiente sección explicaremos quién la lleva a cabo y qué se documenta. Algunos organismos tienen su propio laboratorio y pueden permitirse volver a analizar los estupefacientes para determinar su peso y pureza antes de su destrucción, y luego comparar esos resultados con los de los estupefacientes cuando se introdujeron formalmente como pruebas. Si encuentran diferencias importantes, inician investigaciones de asuntos internos. Es una buena práctica, y no la desaconsejamos. También sabemos que muchos departamentos no tienen esta capacidad, ya que es demasiado costoso en tiempo y dinero tener tal procedimiento. Sugerimos tener la capacidad de al menos pesar en esos casos, y el uso de una prueba de resultado rápido para confirmar la sustancia como mínimo. Una vez hecho esto, podemos continuar con el proceso de destrucción. Los artículos destruidos deben documentarse en una hoja de destrucción, que incluya cuándo (fecha y hora), dónde (lugar), los artículos y cantidades, y quién estuvo presente en la destrucción.
Las excepciones pueden ser nuestra próxima sección en procedimientos. Bicicletas robadas, bicicletas encontradas, equipos de construcción, grandes aperos de labranza, todos estos son artículos de gran tamaño, y no sólo no caben en el almacenamiento temporal, sino que tampoco entrarán en nuestra sala de pruebas. Este es otro caso en el que tener una ubicación alternativa para el almacenamiento entra en juego, como una gran zona vallada. Sea cual sea el lugar que utilice para los artículos de gran tamaño, aquí es donde debe facilitar el nombre común del lugar, no necesariamente la dirección. Los procedimientos deben ser “generalmente específicos” por lo que una dirección para la localización es mejor en nuestras cartas políticas, y nuestras órdenes generales.
En nuestra próxima sección, debemos definir las normas de información para las pruebas, y la propiedad, en lo que se refiere al papeleo. Antes hemos hablado de la documentación del objeto, el marcado del objeto y esos requisitos. Aquí es donde hablamos del informe propiamente dicho, de cómo esperamos que se formateen esos informes y de qué información obligatoria debe presentarse. En este apartado, podemos hablar de las responsabilidades del agente informador y/o detenedor, en lo que se refiere a las expectativas sobre lo que harán con las pruebas si son llamadas al tribunal, cómo solicitarán las pruebas y cómo las presentarán una vez que vuelvan al tribunal, así como la recepción del tribunal si se espera que las pruebas se queden al menos una noche. Por otra parte, no tengas reparos en pedir a los agentes que obtengan un recibo de las pruebas una vez que estén en manos del secretario judicial. Porque en el caso de que algún objeto desaparezca, será culpa del agente, no del secretario, si no ha obtenido un recibo.
A continuación, deberíamos discutir los parámetros de cuándo se pueden entregar los objetos. Gran parte de la sección tratará sobre quién tiene autoridad para entregar bienes y pruebas, pero debería destacar la entrega de bienes a terceros, como un laboratorio criminalístico o un organismo gubernamental encargado de examinar los objetos de interés. Una vez repasadas las autorizaciones básicas, autorización del tribunal, jefe/sheriff, personal de pruebas, en esta sección es necesario explicar paso a paso cómo enviar objetos a terceras entidades, para incluir cómo se completa la cadena de custodia, cómo calificar la entrega y luego documentar la entrega. También es posible que desee añadir pasos especiales para los artículos sensibles, como dinero, armas y aparatos electrónicos. Si los artículos no se reclaman, cómo puede la agencia ocuparse de ellos, y otras cuestiones similares deben abordarse aquí.
Integración del sistema
Un manual de procedimiento consiste principalmente en describir las acciones necesarias por parte del personal, pero, puede que se haya dado cuenta de que hay algunas cosas en este proceso que pueden automatizarse, y exigirse al personal, utilizando un sistema integral de gestión de pruebas. Por ejemplo, cuando se trata de objetos delicados, el software del sistema debe ofrecer al personal que introduce los objetos la posibilidad de indicar qué tipo de retención tiene el objeto, si se trata de pruebas, de objetos encontrados, etcétera. En el otro extremo, el personal de pruebas debe poder indicar si estos artículos se van a subastar, si se ha contactado con los propietarios, si se va a considerar la destrucción de los artículos, etcétera. Utilizar el software para aprovechar algunas de las tareas de procedimiento descritas en el manual facilita al personal la realización de las tareas que le han sido asignadas, lo que a la larga aumenta la eficacia del personal.
Conclusiones
Esto es lo básico de un manual de procedimiento probatorio. Algunas agencias añaden secciones adicionales, basadas en el flujo de trabajo de sus agencias. Una forma de diferenciar tu manual de procedimientos del de otras agencias es utilizar un software que te permita automatizar algunos de los procesos que el personal necesita completar, para su trabajo.
¡Cuídate!
