Sala de pruebas | Manual de embalaje

Hemos tratado muchos temas relacionados con la manipulación de pruebas y hemos destacado la necesidad de un embalaje adecuado, así como de una técnica apropiada. ¿Hay alguna forma de abordar el tema del embalaje de forma aún más directa? Sí, la hay.

Manual de embalaje

Muchas asociaciones relacionadas con la recogida de pruebas disponen de manuales de embalaje que describen paso a paso las instrucciones para embalar determinados tipos de pruebas. Incluso disponen de manuales de ejemplo de organizaciones vecinas o de organismos de fuera del área. Un gran primer paso para cualquier organismo que establezca un nuevo estándar para las pruebas debería considerar la posibilidad de revisar dichos manuales y desarrollar el suyo propio. Un manual de embalaje ayuda a comunicar en un lenguaje claro cómo deben ser las expectativas de las pruebas que entran en el sistema.

Temas del manual

Un tema que se pasa por alto es el lenguaje y las siglas de las agencias. A veces esta información se da por supuesta, y con el tiempo no la transmitimos formalmente. Cuando se trata de pruebas, tenemos que evitar que se nos escape información que forma parte de nuestro proceso. Algo así, que puede considerarse pequeño, puede acarrear enormes problemas de un modo u otro. También deberían incluirse las siglas relacionadas con las pruebas, los organismos a los que remitimos material, el lenguaje específico de los procesos y procedimientos.

También debe facilitarse un directorio de servicios. Puede ocurrir que determinados elementos de prueba deban ser introducidos, pero no conservados por la sala de pruebas hasta que hayan sido examinados por completo, y que el servicio de examen no sea algo de lo que nos ocupemos como agencia, sino que dependamos de una agencia externa o de terceros. Este es un buen lugar para facilitar esa información, junto con los datos de contacto y de envío.

El manual de envasado de una agencia debe ser específico para las herramientas, la política y las normas de su agencia. Aunque el uso de material fuente de otros manuales de empaquetado es una forma aceptable de encontrar métodos que funcionan, que no funcionan y que son las mejores prácticas, no significa que pueda limitarse a copiar y pegar material de otros manuales. Sin embargo, hay ciertos temas en dicho manual que serán los mismos que en otros. Hemos hablado de la singularidad de la moneda, la electrónica, las armas de fuego, las joyas y los estupefacientes en lo que se refiere a la naturaleza sensible de estos artículos, y cómo deben embalarse. En cualquier manual, es importante proporcionar fotografías de las etapas percibidas del embalaje de cada tipo de artículo tratado, cuáles son las limitaciones del material que entra en una bolsa y qué no debe utilizarse como material de embalaje.

También debe haber un apartado dedicado al marcado de los artículos. Cuando se trabaja con varios tipos de artículos, puede resultar difícil colocar las etiquetas de la agencia siempre en el mismo lugar. Además de identificar las etiquetas de agencia aceptables y la información aceptable que se puede colocar en ellas o dentro de ellas, también debe haber instrucciones escritas claras, junto con los diagramas correspondientes que muestren al personal los puntos principales de etiquetado en el envase y proporcionen alternativas en caso de que haya consideraciones adicionales. Si los artículos tienen diferentes tipos de métodos de almacenamiento en condiciones variables, esas consideraciones también deben describirse, para incluir en qué debe basarse el personal para tomar una decisión sobre el envasado, y qué pasos hay que seguir en esas circunstancias.

Este es también un buen momento para recordar al personal ciertos precursores que desencadenaron notificaciones sobre determinados artículos. Por ejemplo, anteriormente hemos comentado que el personal de pruebas debería tener una política de retirada para tratar ciertos artículos introducidos en el almacenamiento temporal en un plazo determinado desde la llegada del artículo.

Interacción del sistema

Además de un manual escrito y bien organizado, su sistema de gestión de pruebas debe incorporar la información clave del manual a las funciones de entrada, de modo que el personal pueda revisar al instante las instrucciones de embalaje de los materiales, los pasos para embalar los artículos correctamente y a quién dirigirse en caso de artículos que no puedan entrar inmediatamente en la sala de pruebas. Su sistema debe ser capaz de capturar fotos de los pasos, incluso tutoriales en vídeo de principio a fin de la manipulación inicial, el embalaje, la entrada y el almacenamiento temporal. Al complementar su manual de embalaje, su sistema de gestión de pruebas refuerza las normas aceptables, lo que garantiza el cumplimiento de las expectativas del organismo y de las normas nacionales, como CJIS.

Conclusiones

La creación de un manual de embalaje es la piedra angular de cualquier sala de pruebas de un organismo y marca la pauta de cómo se manejan y mantienen las pruebas en su organismo. Cuanto antes se aborden estas cuestiones, antes podrá esperar que su organismo asimile las normas esperadas para mantener la integridad de las pruebas.

¡Cuídate!