¿Qué es un diagrama de flujo de datos? La privacidad

A medida que las empresas siguen recopilando información personal de los consumidores a escala mundial, estas organizaciones deben descubrir nuevas formas de proteger estos datos, ya sea para mantener el cumplimiento de una ley de privacidad como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE o para generar confianza con sus respectivos clientes, entre otras cosas. Así las cosas, un mecanismo que las empresas pueden utilizar para comprender mejor el cúmulo de información que recopilan de sus clientes es un diagrama de flujo de datos. A este respecto, “los diagramas de flujo de datos son un método reconocido para trazar el flujo de datos a través de un proceso o físicamente a través de una red”.

Para ilustrar la funcionalidad de un diagrama de flujo de datos, consideremos una tienda de ropa al por menor que procesa diariamente múltiples transacciones con tarjeta de crédito. En virtud de las disposiciones de la Norma de Seguridad de Datos PCI (PCI-DSS) de 2006, las empresas que gestionan este tipo de transacciones están obligadas a proteger la información financiera de sus clientes, así como a documentar todas las transacciones que realizan en el transcurso de un ejercicio fiscal determinado. Por consiguiente, esta empresa en cuestión podría utilizar un diagrama de flujo de datos para mostrar el origen de los datos, la ubicación en la que se procesaron las transacciones y la ubicación en la que se almacenaron los datos, además de otra información pertinente.

¿Qué tipo de datos se incluyen en un diagrama de flujo de datos?

En un nivel básico, un diagrama de flujo de datos debe representar dónde se encuentran los numerosos dispositivos que una empresa utiliza para recopilar y procesar datos personales en una red concreta, así como la forma en que estas redes están conectadas a las ubicaciones físicas que mantiene una empresa u organización específica. Para ello, algunos ejemplos de elementos y dispositivos que deben incluirse en un diagrama de flujo de datos son, entre otros, los siguientes

• Pasarelas de seguridad para HTTP y correo electrónico.
• Enrutadores y conmutadores.
• Cortafuegos.
• Servidores de archivos y bases de datos.
• Redes de área de almacenamiento.
• Puntos finales como dispositivos móviles y ordenadores portátiles.
• Bases de datos que contienen información personal.
• Puntos de demarcación de la red.
• Puntos de acceso remoto.

Reglas generales de los diagramas de flujo de datos

Popularizados por primera vez por los pioneros de la informática Ed Yourdon y Larry Constantine a finales de los años 70 en un libro titulado Structured Design (Diseño estructurado), los diagramas de flujo de datos se basaban en los modelos de computación de “grafos de flujo de datos” de David Martin y Gerald Estrin”. A medida que este modelo ganaba popularidad en el campo de la ingeniería de software, Yourdon y Constantine aplicaron los mismos principios a la gestión de datos personales. Asimismo, los diagramas de flujo de datos suelen regirse por las cuatro reglas siguientes:

• Cada proceso del diagrama debe tener al menos una entrada y una salida.
• Cada almacén de datos del diagrama debe tener al menos un flujo de datos de entrada y otro de salida.
• Todos los datos almacenados en el sistema deben pasar por algún tipo de proceso.
• Todos los procesos que tengan lugar dentro del diagrama deberán pasar por otro proceso o almacén de datos.

Además de los dispositivos que utiliza una empresa para procesar datos personales, así como las reglas que regirán el flujo del proceso, los diagramas de flujo de datos también contendrán los cuatro símbolos siguientes, que servirán para facilitar el flujo del proceso:

• Entidades externas- Un sistema o entidad externa que envía o recibe información. Este sistema se comunicará con el sistema que se está diagramando.
• Procesos- Cualquier proceso que cambie los datos y produzca una salida como resultado del proceso, por ejemplo, pagar una prenda de vestir.
• Almacenes de datos: archivos o depósitos que contienen la información personal de una empresa u organización para su uso posterior. Todos estos archivos y repositorios tendrán etiquetas básicas como “pedido”, “devolución”, etc.
• Flujo de datos: la ruta que siguen los datos a través de las entidades externas, los procesos y los almacenes de datos contenidos en el diagrama de flujo de datos.

¿Cuáles son las ventajas de un diagrama de flujo de datos?

Principalmente, los diagramas de flujo de datos son una de las formas más eficaces de mantener el cumplimiento de las normas y reglamentos de privacidad, como el GDPR y el cumplimiento de PCI-DSS, ya que estos reglamentos exigen que las empresas demuestren que están manejando la información personal de sus clientes de una manera segura y protegida en todo momento. Siguiendo con el ejemplo de una tienda de ropa al por menor, será menos probable que los clientes compren con una marca que se ve afectada regularmente por violaciones de datos. Sin embargo, los diagramas de flujo de datos también pueden ayudar a las empresas a comprender mejor los deseos y las necesidades de sus clientes, ya que el proceso también puede ser una herramienta valiosa para comprender las percepciones de los clientes.

Los diagramas de flujo de datos ofrecen a las empresas de todos los ámbitos y tamaños la oportunidad de rastrear los datos personales de sus clientes de una manera más eficiente, ya que estos datos no harán más que crecer a medida que se realicen más y más transacciones. De este modo, estos diagramas son también una de las principales formas en que el consumidor cotidiano puede asegurarse de que su información personal está contabilizada y protegida, ya que dicha información podría utilizarse fácilmente con fines nefastos si cayera en las manos equivocadas. Por este motivo, los diagramas de flujo de datos seguirán siendo un mecanismo ventajoso para las empresas en los próximos años.