Producción de registros públicos en el Estado de Luisiana

La Ley de Registros Públicos de Luisiana, también conocida como Ley Sunshine de Luisiana, es una ley de registros abiertos aprobada en 1940. La Ley de Registros Públicos de Luisiana se promulgó con el fin de proporcionar a los residentes del estado el derecho a solicitar el acceso a los registros públicos y a la información gubernamental, en un esfuerzo por promover la transparencia y la apertura entre los organismos gubernamentales del estado y las personas a las que sirven. En este sentido, la ley establece los pasos que los ciudadanos del estado deben seguir para acceder a los registros públicos de un departamento u organismo estatal de Lousiana, así como las responsabilidades que dichos departamentos y organismos tienen a la hora de facilitar el acceso a sus registros públicos.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

La Ley de Registros Públicos de Luisiana define los registros públicos como “todos los libros, registros, escritos, cuentas, cartas y libros de cartas, mapas, dibujos, fotografías, tarjetas, cintas, grabaciones, memorandos y papeles, y todas las copias, duplicados, fotografías, incluyendo microfilm, u otras reproducciones de los mismos, o cualquier otro material documental, independientemente de su forma física o características, incluida la información contenida en equipos de procesamiento electrónico de datos, que hayan sido utilizados, estén en uso o hayan sido preparados, poseídos o retenidos para su uso en la realización, transacción o ejecución de cualquier negocio, transacción, trabajo, deber o función que haya sido realizada, tramitada o ejecutada por o bajo la autoridad de la constitución o las leyes de este estado.”

¿Cuáles son los requisitos que la ley impone a los custodios de registros?

Las obligaciones y responsabilidades que tienen los custodios de registros públicos en virtud de la Ley de Registros Públicos de Luisiana en lo que respecta a facilitar el acceso, la inspección y la copia de sus registros públicos incluyen, entre otras, las siguientes:

• Las tarifas por copias de registros públicos establecidas por un custodio de dichos registros públicos deben ser razonables.
• Los custodios de registros deben permitir a los ciudadanos de Lousiana acceder a sus registros públicos durante el horario laboral habitual.
• Los conservadores de registros son responsables de redactar cualquier información personal identificable que pueda estar contenida en sus registros antes de revelar dichos registros al público en general.
• Los encargados de los registros deben responder a las solicitudes de acceso a sus registros públicos en un plazo de tres días laborables.
• Se prohíbe a los depositarios de documentos hacer preguntas a una persona que solicite acceso a sus documentos públicos, aparte de confirmar la edad y la identificación de dicha persona.
• Los conservadores de documentos tienen la obligación de preservar y proteger los documentos públicos que obran en su poder.

¿Cuándo puede denegarse una solicitud de documentos con arreglo a la ley?

Con respecto a la denegación de solicitudes de documentos públicos, la Ley de Registros Públicos de Luisiana establece que los custodios de documentos pueden denegar la solicitud de una persona para acceder a los documentos públicos del custodio, si dicha solicitud es excesivamente onerosa e interfiere efectivamente con la capacidad del custodio para llevar a cabo sus obligaciones constitucionales y legales. Por otra parte, los custodios de registros tampoco tienen la obligación de crear un registro público cuando no existe ninguno. Además, los siguientes registros públicos están exentos de divulgación en virtud de la ley:

• Comunicaciones abogado-cliente.
• Privilegios de interés común.
• Historiales médicos y sanitarios.
• Registros del médico forense.
• Declaraciones fiscales.
• Secretos comerciales e información sujeta a derechos de propiedad.
• Registros relativos a menores.
• Registros que deben permanecer confidenciales en virtud de otras leyes estatales o federales.
• Registros de personal.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la ley?

En lo que respecta a la aplicación de la Ley de Registros Públicos de Luisiana, las disposiciones de la ley no otorgan al Departamento de Justicia del Estado de Luisiana el derecho a imponer sanciones a los funcionarios e instituciones públicas que incumplan la ley. En su lugar, el ciudadano de Luisiana que considere que se han violado sus derechos en virtud de la ley debe dirigirse a los tribunales de distrito del estado. Con este fin, los tribunales de distrito de Luisiana pueden emitir un mandamiento ordenando a un organismo estatal o gubernamental que presente los documentos solicitados por la parte perjudicada, así como otras formas de reparación que quedan a discreción del tribunal.

En términos de transparencia y rendición de cuentas del gobierno estatal, el estado de Luisiana ha ocupado sistemáticamente los primeros puestos de la lista en comparación con otros estados de EE.UU., según varias métricas, como el estudio Freedom of Information in the USA (Libertad de información en EE.UU.) y el estudio BGA – Alper Integrity Index (Índice de integridad BGA – Alper). Dicho esto, la Ley de Registros Públicos de Luisiana se erige como el principal medio por el que los residentes del estado pueden obtener un mayor nivel de conocimiento y comprensión de las decisiones que toman sus funcionarios electos.