Preparación de auditorías | Cómo software debe facilitarles

November 19, 2024 | 5 minutes read

Ya estamos otra vez en esa época del año: la temporada de auditorías. Parece que cada vez que los árboles se despojan de sus hojas por última vez y el tiempo comienza su gélido descenso, nos encontramos metidos en nuestras oficinas, preparando informes e inventarios de cara a nuestras respectivas auditorías. Y cada año parece que hay más papeleo que revisar y compilar. Cada vez se nos pide más que cumplamos esta norma de acreditación y esta directiva política, y la lista se complica por momentos. Por desgracia, no podemos evitar aprender a aplicar estos nuevos requisitos en el lugar de trabajo. Un intendente debe aprenderlos, comprenderlos, encontrar la manera de hacer avanzar esos requisitos con las normas establecidas y lograr una transición eficaz. Lo reconozcamos o no, pedimos mucho a nuestros intendentes. Y si bien es cierto que tienen que entender a la perfección cómo encajan todas estas tuercas y tornillos, nuestro objetivo debería ser facilitarles un poco su labor. Para ello, ponemos a su disposición herramientas que faciliten su trabajo.

Problemas de auditoría

Casi todo el mundo está familiarizado con la premisa de una auditoría: la persona encargada elabora informes sobre todas las cosas de su departamento de las que es responsable, y otra persona, o normalmente un grupo, va y audita los informes mediante inspección y revisión para asegurarse de que lo que se está informando coincide con lo que realmente es. El objetivo es que los informes previos a la auditoría sean cien por cien exactos, si se comparan con los resultados posteriores a la auditoría. Muchas auditorías descubren desviaciones de las normas de presentación de informes, en lugar de discrepancias absolutas, pero en cualquier caso, algunas cosas deben corregirse. Si ha actuado con la diligencia debida asegurándose de que todos los elementos físicos se encuentran en su ubicación asignada, ¿no debería su software ocuparse del resto?

Informes previos a la auditoría

El primer problema de la mayoría de los programas de gestión de activos es que, aunque hacen un seguimiento del inventario, no recopilan datos más allá de ese umbral de primer nivel. En cambio, el software es tan rígido en sus capacidades, que requiere que el usuario final (su intendente) extraiga manualmente los datos que contiene, y los reescriba en los diversos informes de pre-auditoría que su agencia demanda. Se puede ver que ya tenemos un problema relativo a la eficiencia con lo que hemos descrito. Pero lo que es peor, ahora tenemos que dar formato a las plantillas de los informes, asegurarnos de que se presentan en un formato fácil de leer, y tenemos que dedicar mucho tiempo a hacerlo, además de revisar nuestros números originales para asegurarnos de que estamos introduciendo los datos correctos, y en todos los lugares adecuados.

El software debería hacer mucho más trabajo que el inventario. Lo admitimos, la columna vertebral de cualquier software de gestión de activos son, de hecho, las funciones de inventario, pero estamos en 2017, ¿no hemos llegado a un punto en el que la tecnología, y las personas que construyen el software, reconocen la necesidad de una funcionalidad más profunda en las herramientas ofrecidas a los intendentes?

El software de gestión de activos debería proporcionarle todos los informes necesarios para realizar cualquier auditoría, incluidos los materiales de inspección utilizados por el grupo independiente que la realiza. Desde hojas de recuento y localización hasta páginas de resumen, todo lo que necesitará no sólo para gestionar su intendencia, sino también para revisarla, debería estar disponible en el software que elija para gestionar su inventario.

Aplicación de normas

Otro problema que la mayoría de los programas de gestión de activos aún no han abordado es la aplicación de las normas que el intendente debe cumplir en su gestión del inventario de la agencia, y hacer que esas normas sean interactivas dentro de las funciones de gestión del programa. ¿Por qué no se ha hecho esto? Porque la mayoría de los proveedores de software que ofrecen este tipo de programas no tienen la experiencia y los conocimientos de lo que ocurre en la intendencia de un cuerpo de seguridad. Ellos entienden de gestión de inventarios, y eso es algo que, con un poco de formación, cualquiera puede comprender.

La razón por la que esto debería formar parte de su software es que las reglas de funcionamiento cambian con la experiencia, cambian cuando las cosas fallan, cuando las cosas van bien, cuando se introducen otras ideas, etc. Su software no debería ser tan inflexible que no pueda absorber la forma de hacer negocios de su agencia y satisfacer sus necesidades específicas. Su software no debe ser tan inflexible que no pueda absorber la forma de trabajar de su agencia y satisfacer sus necesidades específicas. Garantizar que la forma de hacer negocios se lleva a cabo en cada paso es importante para todos los implicados, y más aún cuando se trata de una auditoría. Su software tiene que cubrirle las espaldas en este aspecto.

Cumplimiento

Entre las normas, los informes y el inventario, todas estas cosas deben reunirse en su sistema de software de gestión de activos, de modo que a medida que se introducen, asignan, transfieren, llevan a reparar o cualquier otra cosa que surja, cada transacción del sistema siga las normas que su organismo desea, y cuyos resultados se recopilen en los informes estructurados por su organismo, y todos los datos puedan resumirse en formularios de auditoría. Disponer de un software que agilice su norma de cumplimiento de principio a fin es crucial. Se hace tanto hincapié en este proceso que se construyen operaciones enteras en torno a él. Es lógico que su software pueda cambiar con las condiciones.