¿Por qué un software de gestión de pruebas? Lo de antes sigue funcionando

A menudo, cuando hablamos con jefes de departamento de organismos policiales pequeños o medianos sobre su sala de pruebas y sobre si podrían beneficiarse o no de un software de gestión de pruebas, oímos decir que “el método antiguo sigue funcionando”. Pero, ¿funciona? ¿Realmente? No puedo evitar preguntarme si el jefe de departamento entiende realmente el funcionamiento diario de la sala de pruebas, o si piensa que “lo de antes sigue funcionando” simplemente porque no oye ninguna queja.

La “forma antigua” de gestionar las pruebas se basa casi siempre en el papel, y comienza cuando un agente recoge una prueba en el lugar del delito. El agente etiqueta las pruebas o las introduce en una bolsa de pruebas y escribe en ella información sobre las pruebas, como el número de caso y la fecha y dirección del incidente. Al final de su turno, el agente habrá entregado las pruebas en la sala de pruebas o las habrá depositado en una taquilla de almacenamiento temporal para que el personal de la sala de pruebas las recupere más tarde. Las pruebas suelen ir acompañadas de un informe escrito a mano, del que se adjunta una copia al informe del caso. Casi siempre hay cierta duplicación de esfuerzos, y SIEMPRE existe la posibilidad de que se produzcan errores humanos, mala caligrafía y dejadez en general.

Cuando el custodio de pruebas recibe las pruebas, debe determinar si es necesario o no realizar análisis de laboratorio y si hay que hacer alguna notificación, y a continuación asignar un lugar de almacenamiento permanente y colocar el artículo en una estantería o en una caja. Normalmente, los artículos se registran en un libro de registro maestro. Muchos organismos también exigen que el custodio de las pruebas introduzca todos los datos relativos a las pruebas en un sistema de gestión de registros.

El seguimiento de las pruebas a lo largo de su ciclo de vida puede implicar notas manuscritas desordenadas en los informes de pruebas, actualizaciones del libro de registro e introducción de datos adicionales en el RMS cada vez que cambia el estado del artículo o la ubicación de almacenamiento de las pruebas. Mantener una cadena de custodia defendible es, como mínimo, un reto.

Este método, que requiere mucho trabajo, se sigue utilizando en miles de organismos policiales de EE.UU. y de todo el mundo. Aunque sigue funcionando, nos gustaría señalar algunas de las cosas que podrías estar pasando por alto si sigues haciéndolo a la “antigua usanza”.

• Cada minuto extra que un agente dedica a redactar un informe sobre pruebas es un minuto más que no está en la calle. Es un hecho, los sistemas de gestión de pruebas basados en papel hacen perder un tiempo valioso.
• Detectar y corregir errores en un sistema basado en papel es difícil y lleva mucho tiempo. La mayoría de los sistemas modernos cuentan con sistemas para prevenir y detectar errores humanos.
• ¿Sus custodios de pruebas realizan auditorías periódicas y aleatorias? Es casi imposible hacer un inventario preciso cada trimestre o incluso cada año. ¿Cómo puedes estar seguro de lo que hay en tu sala de pruebas?
• En una sala de pruebas basada en papel no existe un sentido de colaboración entre los custodios de las pruebas, los agentes, los investigadores y los fiscales.
• La dificilísima tarea de conseguir la acreditación se hace prácticamente imposible sin un sistema de gestión de pruebas moderno y capaz.
• La cadena de custodia en un sistema basado en papel puede ser fácilmente alterada y atacada por un abogado defensor.
• Los objetos perdidos o extraviados pueden ser difíciles o imposibles de localizar sin el uso de escáneres de códigos de barras y tecnología moderna.
• Los sistemas de gestión de pruebas basados en papel pueden ser fácilmente impugnados ante los tribunales.
• Algunos sistemas modernos de gestión de pruebas también pueden encargarse del almacenamiento y la seguridad de las pruebas digitales. No es necesario grabar fotos y vídeos en un disco ni guardarlos en un sistema independiente.
• Los mejores sistemas tienen la capacidad de compartir fácilmente las pruebas digitales mediante acceso controlado o correo electrónico.
• Encontrar objetos, expedientes o información sobre las personas implicadas en un caso puede ser un reto si algo le ocurre a su sistema de archivos o a sus diarios. ¿Cómo hacer copias de seguridad de un sistema basado en papel?
• Disponer de los casos cerrados sin un sistema moderno de software de gestión de pruebas es difícil y lleva mucho tiempo, lo que da lugar a montones de “cosas” innecesarias en su sala de pruebas. Si sus custodios de pruebas permiten que las cosas se acumulen, es porque el proceso de disposición es simplemente demasiado difícil y es más fácil ignorar el problema.

Aunque los departamentos de policía más pequeños pueden tener menos elementos de prueba recogidos cada semana, la responsabilidad potencial que implica la pérdida o el mal manejo de un elemento de prueba es la misma a la que se enfrentan las agencias más grandes. Un pequeño problema en la cadena de custodia puede poner en peligro las pruebas y el caso. El ojo morado que puede llevarse un organismo por una manipulación descuidada de las pruebas puede tardar años en desaparecer.

En la actualidad, la mayoría de los programas informáticos de gestión de pruebas del mercado resuelven al menos algunos de los problemas señalados, y algunos sistemas incluso pueden ayudar a su organismo a prescindir totalmente del papel.

Si su trabajo consiste en elegir el mejor software de gestión de pruebas disponible para su organismo y su presupuesto, permanezca atento. En futuros artículos, hablaremos de cómo es un buen sistema de software de gestión de pruebas y de cómo elegir un sistema para tu organismo, en función de tus necesidades y tu presupuesto.

Si tiene una pregunta específica o un problema singular, ¡háganoslo saber! Nuestros expertos en pruebas están a tu disposición para ofrecerte su opinión y ponerte de nuevo en marcha.