Operaciones de la sala de pruebas | Especialista en subastas

Ya hemos hablado del uso de la subasta para reducir el inventario en la sala de pruebas. También lo utilizan los gestores de flotas, los intendentes e incluso el especialista en armas de fuego en muchos organismos de todo el país. Aunque cada persona que aporta artículos a un proceso de subasta puede poseer conocimientos especializados sobre los artículos, no es eficiente que cada entidad organice su propia subasta, ni es factible que cada persona esté disponible en la subasta. Un método más eficaz consiste en que cada entidad presente sus artículos a subasta a un funcionario designado , o a un grupo de funcionarios que gestionen la subasta, asegurándose de que la recaudación se destina a la unidad responsable.

Las subastas de organismos se han llevado a cabo de muchas maneras. Sin embargo, existe una tendencia reciente a privatizar esta función. Esto significa que los organismos reúnen todos los artículos que desean subastar y una empresa privada se encarga de subastarlos, quedándose con un porcentaje de cada artículo vendido. Algunos organismos pueden pensar que librarse de la gestión de una subasta es beneficioso, y que el coste representa un ahorro en términos de mano de obra y esfuerzo que se destinan a un objetivo no relacionado con la aplicación de la ley. Sin embargo, hay buenas razones para mantener esta función dentro de un departamento, y hay maneras de minimizar la huella que puede presentar una subasta. Analicemos algunos métodos y estrategias relativos a las subastas.

Programación de subastas

La programación de una subasta puede resultar onerosa. Para cualquier agencia, es una responsabilidad primordial, y el inventario total que es elegible puede fluir y refluir, dependiendo de muchas circunstancias, que pueden llegar a ser difíciles de asegurar que suficientes artículos de interés estén disponibles para la subasta. El uso de la subasta para deshacerse del inventario, independientemente de su procedencia, puede ser una forma de recuperar la financiación que se pierde habitualmente a través de los esfuerzos de la agencia, pero no hace falta decir que esta fuente de financiación nunca creará un “punto de equilibrio”. No obstante, ofrece cierto alivio a presupuestos ya de por sí sobrecargados y puede ser útil para abordar objetivos a largo plazo de la agencia, así como para cubrir algunas necesidades de emergencia.

Para una subasta dirigida por una agencia, el formato más fácil de seguir es una gran subasta anual. Esto significará que almacenará el inventario apto para subasta durante más tiempo, por lo que tendrá que designar una zona de espera para los artículos. De este modo, la sala de pruebas, los objetos encontrados, la intendencia, la sección de armas y el gestor de flotas podrán deshacerse de los objetos que hayan pasado el proceso de selección para subastarlos y recuperar el espacio para sus necesidades. Utilizando un formato de subasta anual, haga que estos otros departamentos se centren en presentar artículos trimestralmente. Esto ayuda a quien supervisa la subasta a registrar los artículos para la subasta, a tomar decisiones sobre cuáles serán los artículos “de marca” para la subasta y a realizar una investigación sobre los precios, de modo que las ofertas de apertura puedan suscitar precios competitivos.

Una vez establecido el programa de artículos, podrá decidir, en función de la disponibilidad, cuál es el mejor momento para celebrar la subasta para el público.

Personal

Dependiendo de cuántos objetos se gestionen para la subasta, ese número determinará la cantidad de personal que necesitará. Y teniendo en cuenta el personal para el trabajo, si usted está siguiendo las funciones y responsabilidades que hemos descrito anteriormente, este es un momento perfecto para utilizar el personal que ha dedicado a su agencia de objetos perdidos y encontrados función, ya que tienden a estar tratando con artículos de común y alto valor en dólares. Puede que no sean expertos en valoración y gestión de subastas, pero tienen cierta experiencia y más disponibilidad que el personal de pruebas. También aumenta su repertorio general. Y, con el tiempo, su capacidad para aumentar la eficacia con el mantenimiento de los artículos y el éxito de las subastas se verá recompensada más adelante de otras maneras dentro de su agencia.

Una vez que sepa cuántas personas necesitará para llevar a cabo el gran día, puede ponerse a trabajar para fijar la fecha.

Tipos de subasta

Existen varios tipos de subasta, pero le advertimos que nosotros preferimos un tipo. He aquí una explicación de los tipos estándar de subastas:

Inglesa – Este tipo de subasta es el más dramatizado/romantizado en el cine y la televisión. Se trata de un proceso de puja abierta, en el que el subastador fija un precio mínimo para un artículo con el fin de que los participantes pujen. Si algún participante puja, todos los demás le oyen y pueden decidir si quieren pujar más que esa persona. Una vez que los participantes dejan de pujar, el subastador declara que el artículo se vende al mejor postor, que normalmente se identifica por un número asignado en un cartel, que se le entrega cuando se registra como participante en la subasta. No nos gusta este estilo de subasta, pero no hay razón para no hacerlo. En primer lugar, requiere mucho trabajo. Hay que preparar las pancartas, registrar a todas las personas, lo que significa que alguien tiene que manejar un ordenador, introducir los datos del carné de conducir y otros datos de contacto en una base de datos y asignarles un número. Luego hay que localizar a cada una de esas personas entre la multitud para exigirles amablemente el pago. Este tipo de subasta requiere un poco más de mano de obra de la que deberíamos comprometernos.

Holandesa – En esta subasta, el subastador ofrece un grupo de artículos similares a un precio muy alto y los participantes pueden pujar por una parte o por la totalidad del lote. La subasta continúa hasta que se subasta todo el lote. Esta subasta es demasiado compleja para nuestro dinero, ya que requiere un cambio constante de artículos, lo que de por sí hace que el proceso sea muy laborioso.

A ciegas – En esta subasta, los artículos se colocan en un área específica para su visualización, y cada participante realiza una puja en sobre cerrado por cualquier artículo que le interese. Al final del periodo de subasta, se abren todas las pujas y son revisadas por su personal, y el mejor postor de cada artículo lo gana.

Vickery – Es lo mismo que la subasta a ciegas, salvo que el participante que más puja paga el siguiente precio más bajo. Se trata de un incentivo para pujar alto sin quererlo.

Hay muchos otros tipos de subastas, pero estos son los cuatro principales. Nos gusta el método ciego porque hace que sus esfuerzos sean mínimos. En primer lugar, sólo tiene que registrar a los participantes con pujas ganadoras, lo que significa que puede reducir el número de entradas que introducirá en su base de datos. En segundo lugar, hace que el proceso de puja sea muy fácil de entender y difícil de confundir. Y tercero, requiere un mínimo de personal. Para nosotros, a ciegas.

Conclusiones

Algunas agencias tomarán el dinero recibido para esto y lo pondrán todo en varios presupuestos para el año siguiente, para todos los departamentos que contribuyeron con partidas. Otros lo mantendrán en el presupuesto general de su organismo. Y hay quien destina una parte a su presupuesto y dona el resto al distrito escolar local, como forma de compartir la riqueza. Algunas subastas aportarán grandes cantidades de dinero, otras no serán tan productivas. Pero no hay ninguna razón para que un organismo no pueda mantener y gestionar su propia subasta, utilizando un mínimo de recursos y obteniendo al mismo tiempo un beneficio saludable del proceso. Las subastas son una forma estupenda de interactuar con algunos miembros del público viajero en un ambiente positivo, y eso también puede beneficiar a su agencia a largo plazo. Descubrir un sistema que funcione para usted es el punto de partida de este proceso. Después, todo son mejoras.

Ten cuidado ahí fuera.