Ley de Registros Públicos y Protección de Datos en ND

El Estatuto de Registros Abiertos de Dakota del Norte hace referencia a una serie de leyes que se promulgaron con el fin de proporcionar a los ciudadanos el derecho legal de acceder a los registros públicos de las instituciones y organismos gubernamentales que prestan servicio a dichos ciudadanos. Desde su aprobación inicial por la Asamblea Legislativa del Estado de Dakota del Norte en 1957, la ley se ha modificado posteriormente en varias ocasiones, ya que la definición de lo que constituye un registro público se ha ampliado gradualmente a lo largo de los años. Dicho esto, la ley impone numerosas responsabilidades a los organismos gubernamentales del estado en lo que respecta a la accesibilidad de los registros públicos que mantienen dichos organismos, así como a los registros que están exentos de divulgación al público en general.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

El Estatuto de Registros Abiertos de Dakota del Norte define un registro como “información registrada de cualquier tipo, independientemente de la forma física o característica por la cual la información es almacenada, registrada o reproducida, que está en posesión o custodia de una entidad pública o su agente y que ha sido recibida o preparada para su uso en relación con asuntos públicos o contiene información relacionada con asuntos públicos”. El término “registro” no incluye los procesos de pensamiento o impresiones mentales no registrados, pero sí los borradores preliminares y los documentos de trabajo”. A la inversa, el término “Registro tampoco incluye los registros en posesión de un tribunal de este estado”.

¿Cuáles son las responsabilidades de las entidades públicas en virtud de la ley?

Las responsabilidades de las entidades públicas en virtud de las disposiciones del Estatuto de Registros Abiertos de Dakota del Norte en lo que respecta a la administración y accesibilidad de los registros públicos que mantienen dichas instituciones incluyen, entre otras, las siguientes:

• Las entidades públicas deben garantizar que todos los registros que mantienen son accesibles a los miembros del público en general, sujeto a ciertas excepciones.
• Las entidades públicas tienen la obligación de facilitar el acceso a sus registros públicos a todas las personas y organizaciones interesadas, ya sean no ciudadanos, representantes de los medios de comunicación u otros organismos gubernamentales del estado de Dakota del Norte.
• Las entidades públicas tienen la responsabilidad de redactar cualquier información confidencial que pueda estar contenida en los registros públicos que mantiene la agencia antes de revelar estos registros a un solicitante.
• Las entidades públicas tienen el deber de facilitar a los miembros del público el acceso a sus registros públicos durante el horario de oficina razonable de dichas entidades. A tal fin, el término razonable pretende denotar flexibilidad con arreglo a las disposiciones de la ley, ya que la función y las operaciones de las entidades públicas dentro del Estado variarán indudablemente.
• Las entidades públicas sólo están autorizadas a cobrar a los solicitantes tasas que no superen el coste de la copia de los registros públicos cuando tramiten dichas transacciones.

¿Qué registros están exentos de divulgación en virtud de la ley?

Por otra parte, la Ley de Registros Abiertos de Dakota del Norte describe una multitud de registros e información relacionada con el gobierno que está exenta de divulgación pública. Por ejemplo, los registros que están en posesión de un tribunal dentro del estado de Dakota del Norte no se clasifican como registros públicos en virtud de las secciones de la ley. Hasta aquí, algunos ejemplos más de registros públicos que están exentos de divulgación en virtud de la ley:

• Números de la seguridad social.
• Información de cuentas financieras.
• Programas informáticos.
• Secretos comerciales.
• Historiales médicos.
• Expedientes educativos.
• Información de investigaciones penales.
• Información personal procedente de reclamaciones de consumidores.
• Exámenes profesionales.
• Información de contacto de menores.
• Registros de donantes para recaudación de fondos.
• Registros de ayudas económicas.
• Confidencialidad abogado-cliente.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la ley?

Las disposiciones del Estatuto de Registros Abiertos de Dakota del Norte son aplicadas por el fiscal general del estado. Como tal, una persona a la que se le deniegue injustamente el acceso a los registros públicos de una entidad pública de Dakota del Norte puede solicitar que el fiscal general del estado emita un dictamen sobre el asunto en un plazo de 30 días a partir de la presunta infracción. Asimismo, los funcionarios y servidores públicos que infrinjan la ley están sujetos a una multa de hasta 1.000 dólares, a un delito menor y a los costes y honorarios de abogados asociados. Además, las sanciones pecuniarias impuestas a los funcionarios y agentes públicos pueden deducirse de sus salarios anuales.

Dado que la legislación relativa a la accesibilidad de los registros públicos de las instituciones gubernamentales de Dakota del Norte existe desde 1889, la promulgación de la Ley de Registros Abiertos décadas más tarde, en 1957, fue la culminación de años de deliberaciones y procesos legales. A través de las secciones establecidas en la ley, tanto los ciudadanos como los miembros del público en general tienen la oportunidad de acceder, copiar e inspeccionar una amplia gama de documentos y registros públicos relativos a los organismos gubernamentales dentro del estado, con el objetivo de promover los principios de transparencia y responsabilidad.