Ley de Registros Públicos en KS, Seguridad de datos

La Ley de Registros Abiertos de Kansas (Kansas Open Records Act o KORA, por sus siglas en inglés) hace referencia a una serie de leyes que se promulgaron con el fin de garantizar que los ciudadanos del estado tuvieran derecho a acceder a los registros públicos de los organismos gubernamentales a todos los niveles. La primera ley se aprobó en 1984, y la ley se modificó por última vez en 2009, cuando se cambió la ley para crear una fecha de caducidad en relación con los registros públicos específicos que estaban exentos de divulgación en virtud de la ley. Posteriormente, la Ley de Registros Abiertos de Kansas describe los pasos y procedimientos que los ciudadanos del estado deben seguir cuando desean solicitar acceso a los registros públicos de sus organismos e instituciones de gobierno, así como las obligaciones que dichos organismos e instituciones tienen en cuanto a garantizar que los registros públicos estén disponibles para el acceso.

¿Cómo define la ley a un organismo público?

En virtud de la Ley de Registros Abiertos de Kansas, un organismo público se define como “el Estado o cualquier subdivisión política o fiscal del Estado o cualquier oficina, funcionario, agencia o instrumento del mismo, o cualquier otra entidad que reciba o gaste y sea sostenida en su totalidad o en parte por los fondos públicos asignados por el Estado o por los fondos públicos de cualquier subdivisión política o fiscal del Estado”. Por el contrario, la ley define un registro público como “cualquier información registrada, independientemente de su forma o características, que haya sido elaborada, mantenida o conservada por cualquier organismo público o que esté en posesión de éste, incluido, entre otros, un acuerdo en la resolución de un litigio que afecte al sistema de jubilación de los empleados públicos de Kansas y a la inversión de los fondos del fondo”.

¿Cuáles son los requisitos que la ley impone a los organismos públicos?

Los requisitos de los organismos públicos conforme a la Ley de Registros Abiertos de Kansas en lo que respecta a la accesibilidad de los registros públicos de dichos organismos incluyen, entre otros, los siguientes:

• Los organismos públicos deben garantizar que las personas puedan acceder a sus registros públicos durante el horario laboral habitual de dichos organismos.
• Los organismos públicos tienen la obligación de responder a una solicitud de acceso a sus registros públicos lo antes posible, pero a más tardar al final del tercer día hábil siguiente al día en que se recibió la solicitud.
• Los organismos públicos están autorizados a cobrar a una persona tasas razonables por inspeccionar y copiar los registros públicos de dichos organismos, con sujeción a ciertas restricciones. A modo de ejemplo, la ley establece que se considera razonable una tarifa inferior o igual a 0,25 dólares por cada página copiada de un registro público.
• Los organismos públicos están autorizados a denegar el acceso a sus registros públicos, si dichos organismos tienen motivos para creer que la solicitud pretende perturbar las funciones esenciales de un determinado organismo público.
• Los organismos públicos pueden cobrar al solicitante el pago por adelantado de una tasa para acceder, inspeccionar o copiar sus registros públicos.
• Los organismos públicos son responsables de proporcionar a los solicitantes la información necesaria para solicitar el acceso a sus registros públicos, incluido el cargo y la dirección del custodio de los registros de un organismo público, así como el horario de oficina habitual del organismo, entre otra información pertinente.

¿Qué registros públicos están exentos de divulgación en virtud de la ley?

La Ley de Registros Abiertos de Kansas establece que determinados registros públicos, como los registros de investigaciones penales, así como los exámenes y materiales relacionados con la obtención de licencias profesionales en el estado de Kansas, están exentos de divulgación al público en general. Dicho esto, algunos otros ejemplos de registros públicos que están exentos de divulgación en virtud de la ley incluyen:

• Registros públicos que detallan los procedimientos de emergencia o seguridad de un organismo público.
• Registros públicos relativos a negociaciones entre empleador y empleado.
• Registros públicos recopilados con fines censales o de investigación.
• Ofertas selladas y documentación relacionada, hasta que se haya aceptado una oferta concreta o se hayan rechazado todas las demás.
• Registros de circulación y de usuarios de la biblioteca que contengan información personal identificable.
• Registros médicos, psicológicos o psiquiátricos.
• Registros públicos que deben permanecer confidenciales en virtud de otra ley estatal o federal.
• Registros públicos que representen el producto del trabajo de un abogado o de su cliente.
• Estimaciones arquitectónicas y de ingeniería realizadas para o por un organismo público con respecto a mejoras públicas.
• Registros públicos que revelen la ubicación exacta de un yacimiento arqueológico dentro del estado de Kansas.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la ley?

Las disposiciones de la Ley de Registros Abiertos de Kansas son aplicadas por el fiscal general del estado de Kansas. En este sentido, los organismos públicos e instituciones gubernamentales que no cumplan las disposiciones establecidas en la ley están sujetos a una amplia gama de sanciones. En particular, un organismo público de Kansas que infrinja la ley está sujeto a una sanción civil de hasta 500 dólares por infracción, así como a honorarios razonables de abogado y costes asociados. Es más, la ley también permite al fiscal general imponer una orden judicial, un mandamus u otro recurso adecuado contra los organismos públicos que incumplan la ley.

Los artículos de la Ley de Registros Abiertos de Kansas conceden a los ciudadanos del estado acceso a los registros públicos de los organismos públicos de todo el estado. Gracias a las disposiciones de la ley, los ciudadanos disponen de un medio para conocer mejor la forma en que se gasta el dinero de los contribuyentes. Aunque ninguna ley de acceso a los registros públicos será perfecta, esta legislación es uno de los principales medios de que dispone el ciudadano estadounidense medio para hacer que sus cargos electos rindan cuentas de sus actos y acciones, ya que estos cargos electos representan los intereses políticos de los electores a los que han sido elegidos para servir.