Ley de Protección de Registros Personales en Iowa

El Código de Iowa § 22.11, también conocido como la Ley de Prácticas Justas de Información, es una ley de privacidad de datos personales que fue promulgada en 2014. La Ley de Prácticas de Información Justas de Iowa se aprobó con el fin de proteger los registros personales que los organismos y agencias gubernamentales recopilan de los residentes en el estado de Iowa. Además, las disposiciones de la ley también están diseñadas para promover la transparencia en lo que respecta a la forma en que los organismos gubernamentales del estado recopilan, conservan y difunden la información personal de los residentes de Iowa. En este sentido, la ley esboza los pasos que deben seguir dichos organismos a la hora de recopilar y mantener registros personales relativos a los ciudadanos de Iowa.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

La Ley de Prácticas Justas de Información de Iowa define los registros públicos como “todos los registros, documentos, cintas u otra información, almacenada o preservada en cualquier medio, de o perteneciente a este estado o a cualquier condado, ciudad, municipio, corporación escolar, subdivisión política, corporación sin fines de lucro que no sea una feria que lleve a cabo un evento ferial según lo dispuesto en el capítulo 174., cuyas instalaciones o endeudamiento se financien en su totalidad o en parte con ingresos del impuesto sobre bienes inmuebles y que tenga licencia para realizar apuestas mutuas de conformidad con el capítulo 99D, o distrito financiado con impuestos en este estado, o cualquier sucursal, departamento, junta, oficina, comisión, consejo o comité de cualquiera de los anteriores.”

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos gubernamentales en virtud de la ley?

Los organismos gubernamentales y estatales del Estado de Iowa tienen una serie de obligaciones y responsabilidades con respecto a la protección de los registros personales de los residentes del Estado. En particular, todos los organismos estatales están obligados a elaborar y aplicar normas y reglamentos relativos a lo siguiente:

• Las categorías de información de identificación personal que recopila la agencia.
• La autoridad legal de la agencia para recoger información de identificación personal.
• Cómo almacenará la agencia la información de identificación personal que recopile.
• Los registros personales específicos que mantiene la agencia y que contienen información de identificación personal.
• Si la agencia utiliza un sistema de procesamiento de datos que pueda utilizarse para cotejar, cotejar o permitir la comparación de registros personales que contengan información de identificación personal con otros registros de este tipo en otro sistema de registros.

Además, la Ley de prácticas de información justas de Iowa también exige que los organismos estatales y gubernamentales de Iowa elaboren directrices relativas a la protección de los registros públicos. Estas directrices incluyen:

• Qué registros de la agencia estarán abiertos al examen público, así como qué registros se considerarán confidenciales, parcialmente abiertos o parcialmente confidenciales.
• La autoridad legal de la agencia en relación con la confidencialidad de los registros personales.
• Los procedimientos para facilitar al público en general el acceso a los registros públicos.
• Los procedimientos a los que un residente de Iowa debe adherirse cuando busca objetar, disentir o hacer adiciones a los registros públicos que le pertenecen, a menos que dicha revisión haya sido prohibida por otra legislación aplicable dentro del estado.
• Los pasos que se deben seguir al transferir registros personales a otra agencia dentro del estado de Iowa.
• El uso previsto por la agencia de los registros personales pertenecientes a residentes dentro de Iowa.
• Si la presentación de registros personales es opcional u obligatoria, así como las consecuencias de optar por no proporcionar dicha información a una agencia.

Mantenimiento y redacción de registros públicos

Dado que la propia naturaleza de los registros públicos implica garantizar que dicha información esté protegida en todo momento, los organismos gubernamentales y estatales se enfrentan a una ardua tarea cuando se trata de salvaguardar los registros personales de las personas en todo el estado. Con este fin, un método que puede utilizarse para proteger la privacidad de los registros personales de los ciudadanos que residen en el estado de Iowa es la utilización de software de redacción automática. Mediante el uso de un programa de software de redacción automática, los organismos estatales y gubernamentales de Iowa pueden proteger eficazmente los registros personales de las personas que viven en el estado, ya que estos programas permiten a los usuarios hacer que la información personal sea inaccesible. De este modo, los agentes malintencionados no podrán poner en peligro dicha información, lo que permitirá a los organismos estatales y gubernamentales mantener el cumplimiento de la legislación, como la Ley de Prácticas de Información Justas de Iowa.

Dado que prácticamente todos los ciudadanos de EE.UU. tendrán información de identificación personal contenida en un registro público de su respectivo estado, una legislación como la Ley de Prácticas Justas de Información de Iowa sirve para garantizar que esta información siga siendo confidencial en todo momento. Además, dado que es más probable que los registros públicos contengan información personal sensible como direcciones físicas, números de teléfono e identificadores personales como números de la seguridad social, es de suma importancia confirmar que esta información está protegida. Dicho todo esto, la Ley de Prácticas de Información Justas de Iowa ofrece a los residentes del Estado la garantía de que la información personal que facilitan a los organismos estatales y gubernamentales permanece protegida frente al acceso, uso y divulgación no autorizados.