Legislación sobre registros personales en Colorado

La Ley de Registros Abiertos de Colorado (Colorado Open Records Act, CORA) es una ley de privacidad de datos gubernamentales aprobada inicialmente en 1958. La CORA se ha modificado varias veces desde su creación, la última en 2017. Como Colorado es un estado de registros públicos abiertos, la ley fue aprobada con el propósito de garantizar que los residentes de Colorado pudieran acceder a los registros públicos dentro de las diversas jurisdicciones y municipios en los que residen, dentro de plazos razonables. Dicho esto, la CORA establece las responsabilidades que tienen los organismos gubernamentales, las agencias estatales y otras entidades relacionadas dentro del estado de Colorado con respecto a hacer accesibles sus registros personales al público en general.

¿Cómo se definen los registros públicos en la ley?

Según la Ley de Registros Abiertos de Colorado, los registros públicos se definen como “todos los escritos realizados,

o conservados por el Estado, cualquier agencia, institución, corporación sin ánimo de lucro constituida de conformidad con la sección 23-5-121 (2), C.R.S., o subdivisión política del Estado, o que se describen en la sección 29-1-902, C.R.S., y en poder de cualquier entidad financiada por el gobierno local para su uso en el ejercicio de las funciones requeridas o autorizadas por la ley o norma administrativa o que impliquen la recepción o el gasto de fondos públicos: Producto del trabajo; Sin una conexión demostrable con el ejercicio de funciones requeridas o autorizadas por ley o norma administrativa y no implique la recepción o el gasto de fondos públicos.”

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos públicos con arreglo a la ley?

Las obligaciones de los organismos gubernamentales y estatales en virtud de la ley CORA en lo que respecta a poner sus registros públicos a disposición del público en general incluyen, entre otras, las siguientes:

• Las agencias gubernamentales son responsables de proporcionar a los residentes de Colorado los medios para acceder a la información pública y a los registros, en horarios razonables, sujeto a ciertas excepciones. Por otra parte, los custodios oficiales de los registros gubernamentales están autorizados a adoptar las normas y reglamentos que sean necesarios para proteger la información y los registros personales.
• En los casos en los que los documentos públicos se conserven únicamente en formato digital o miniaturizado, los depositarios oficiales de los documentos de la administración son responsables de adoptar una política que pueda utilizarse para regular el archivo, la destrucción y la conservación de dichos documentos.
• Los custodios oficiales de los registros son responsables de proporcionar copias de los registros a los residentes de Colorado en un formato digital, consultable y clasificable cuando sea apropiado y aplicable.
• En los casos en que un custodio oficial no pueda cumplir con una solicitud de registros en el formato que se ha solicitado, dicho custodio deberá cumplir con la solicitud, proporcionando el registro en un formato alternativo, o emitir una denegación. En tales casos, el custodio también es responsable de proporcionar a los ciudadanos de Colorado una declaración escrita que describa las razones por las que el custodio no pudo proporcionar los registros solicitados.

¿En qué circunstancias se puede denegar el acceso a los registros públicos?

Algunas de las circunstancias bajo las cuales un custodio oficial empleado por una agencia gubernamental puede denegar una solicitud de registros de ciudadanos de Colorado incluyen:

• Casos en los que la inspección del registro entraría en conflicto o iría en contra de otra ley del estado de Colorado.
• Casos en los que la inspección del registro entraría en conflicto o iría en contra de la legislación o los estatutos federales.
• Casos en los que la inspección del expediente está prohibida por las normas establecidas por el Tribunal Supremo de EE.UU.
• Casos en los que la inspección del registro sería contraria a los intereses del público en general, como preguntas de exámenes, claves de puntuación y otra información de exámenes necesaria para obtener una licencia profesional en el estado de Colorado.
• Casos en los que los registros solicitados están relacionados con aspectos físicos y cibernéticos de infraestructuras críticas en el Estado de Colorado.
• Casos en los que los registros solicitados están relacionados con la función económica del gobierno del estado de Colorado, como la información relativa a los gastos de dinero público en acuerdos de seguridad, así como los contratos que regulan dichos acuerdos, entre otras cosas.

Como el estado de Colorado ha hecho grandes progresos en la protección de la información personal y la privacidad de sus ciudadanos en los últimos años, tal vez el mejor ejemplo sea la promulgación de la Ley de Privacidad de Colorado en 2021, los residentes del estado gozan de muchos derechos y protecciones que no se ofrecen en otros estados del país. En este sentido, las disposiciones de la Ley de Registros Abiertos de Colorado ofrecen a los residentes la oportunidad de solicitar el acceso a diversas formas de información, datos y registros gubernamentales. A través de estos medios, los gobiernos locales pueden seguir siendo transparentes con los ciudadanos a los que sirven a diario.