Legislación sobre registros abiertos y privacidad de datos en Missouri

La Ley Sunshine de Missouri es una ley de acceso a registros abiertos y privacidad de datos que se aprobó inicialmente en 1973. En particular, la ley se aprobó junto con la Ley Federal de Libertad de Información(FOIA) que se aprobó 6 años antes, en 1966, ya que el estado de Missouri fue una de las primeras jurisdicciones de EE.UU. en aprobar una legislación similar a nivel estatal. Dicho esto, las disposiciones de la ley establecen los procedimientos que deben seguirse para acceder a los registros públicos y a la información gubernamental, incluidas las tasas asociadas a dichas solicitudes, así como los registros públicos que están exentos de acceso público, inspección y copia, entre otras cosas.

¿Cómo se definen los registros públicos según la ley?

En virtud de la Ley Sunshine de Missouri, un registro público se define como “cualquier registro, ya sea escrito o almacenado electrónicamente, conservado por o de cualquier organismo gubernamental público, incluido cualquier informe, encuesta, memorando u otro documento o estudio preparado para el organismo gubernamental público por un consultor u otro servicio profesional pagado en su totalidad o en parte con fondos públicos, incluidos los registros creados o mantenidos por contratistas privados en virtud de un acuerdo con un organismo gubernamental público o en nombre de un organismo gubernamental público; No obstante, los padres, tutores u otros guardianes de los alumnos menores de dieciocho años podrán consultar los expedientes personales de los alumnos que conserven los centros públicos de enseñanza.”

¿Cuáles son las obligaciones de los custodios de registros según la ley?

La Ley Sunshine de Missouri exige que los custodios de registros del estado cumplan los siguientes requisitos en lo que respecta a la accesibilidad de los registros públicos que están en posesión de dichas personas:

• Los organismos públicos del Estado de Missouri están obligados a designar un depositario de documentos que se encargue de facilitar el acceso del público a los numerosos documentos que mantienen dichas organizaciones. Además, los custodios de los registros deben desarrollar y mantener una política de la Ley Sunshine que detalle los pasos que una persona debe seguir para acceder a los registros públicos que mantienen dichos custodios.
• Los custodios de los registros son responsables de redactar cualquier información confidencial que pueda estar contenida en los registros públicos que mantienen antes de revelar dichos registros al público en general.
• Los custodios de los registros deben hacer que sus registros públicos sean accesibles a todos los miembros del público en general, incluidos los miembros de los medios de comunicación y los no residentes del estado de Missouri.
• Los responsables de los registros tienen la obligación de responder a todas las solicitudes de acceso a sus registros públicos lo antes posible, pero a más tardar tres días hábiles después de recibir dicha solicitud.
• Las disposiciones de la ley se aplican a todos los documentos públicos que estén en posesión de los conservadores de documentos dentro del Estado, independientemente del formato en que se conserven.
• Se prohíbe a los custodios de documentos destruir documentos públicos con el fin de evitar o disuadir una solicitud de documentos.
• Se prohíbe a las personas encargadas de la custodia de documentos limitar el modo en que el público en general puede utilizar los documentos públicos solicitados.

¿Qué registros públicos están exentos de divulgación según la ley?

Por otra parte, la Ley Sunshine de Missouri también describe una amplia gama de registros públicos que están exentos de divulgación pública en virtud de la ley y que, por el contrario, deben permanecer confidenciales. Por ejemplo, los historiales médicos electrónicos(EHR) están exentos de divulgación pública en virtud de la ley, de conformidad con las disposiciones de la Ley federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPPA). A la inversa, la ley también prohíbe a los custodios de expedientes divulgar los expedientes educativos, en conjunción con la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA). Con este fin, la ley establece algunas exenciones adicionales:

• Información sobre la milicia y la guardia nacional.
• Material de exámenes profesionales.
• Los nombres de los donantes benéficos.
• Información sobre seguridad del Estado.
• Información sobre licitaciones no aprobadas.
• Información sobre bienestar social.
• Números de tarjetas de crédito y PIN.
• Transacciones inmobiliarias.
• Planes de seguridad pública o de aplicación de la ley.
• Determinadas operaciones informáticas.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la ley?

En cuanto a la aplicación de la ley, el fiscal general del estado se encarga de hacer cumplir las distintas secciones de la Ley Sunshine de Missouri. Sin embargo, aunque el fiscal general del estado tiene la autoridad para imponer la ley, las partes agraviadas dentro del estado han presentado históricamente cargos civiles contra los custodios de registros que han violado sus derechos en virtud de la ley. Dicho esto, las personas y organizaciones que no cumplan la ley están sujetas a sanciones pecuniarias de hasta 1.000 dólares por infringirla a sabiendas, así como a sanciones pecuniarias de hasta 5.000 dólares por infringirla a propósito. Es más, las partes perjudicadas también tienen derecho a medidas cautelares, así como a honorarios razonables de abogados que puedan estar asociados con cualquiera de los recursos legales disponibles.

Las disposiciones de la Ley Sunshine de Missouri conceden tanto a los residentes como a los no residentes del estado el derecho a acceder a los registros públicos de los distintos organismos e instituciones gubernamentales que prestan servicio a los ciudadanos dentro de dicho estado. Además, las sanciones que pueden imponerse a las personas y organizaciones que violen la ley son bastante estrictas en comparación con muchas otras leyes de transparencia que han sido aprobadas por las legislaturas estatales de todo el país. Hasta el momento, la ley es uno de los principales medios de que disponen los ciudadanos para ejercer su poder político.