La Ley de Registros Abiertos de NV, la seguridad de los datos

La Ley de Registros Abiertos de Nevada se refiere a una serie de leyes que están diseñadas para proporcionar a los residentes del estado el derecho a acceder a ciertos registros públicos e información gubernamental. Con la primera ley aprobada en 1911, la definición de lo que constituye un registro público ha cambiado gradualmente a lo largo de los años, así como el alcance y la aplicación de la ley. Dicho esto, la Ley de Registros Abiertos de Nevada establece las directrices legales y administrativas que debe seguir un residente del estado cuando desee acceder, inspeccionar o copiar los registros públicos de un organismo gubernamental estatal u otra institución relacionada. Por otra parte, la ley también establece las sanciones a las que se exponen los organismos gubernamentales estatales y locales en caso de incumplimiento.

¿Cómo define la ley los documentos públicos?

Bajo la Ley de Registros Abiertos de Nevada, los registros oficiales del Estado se definen como “papeles, libros no publicados, mapas y fotografías Información almacenada en cinta magnética o disco informático, láser u óptico; materiales que son capaces de ser leídos por una máquina, incluyendo, sin limitación, microformas y materiales audiovisuales; y materiales que son hechos o recibidos por una agencia estatal y preservados por esa agencia o su sucesor como evidencia de la organización, operación, política o cualquier otra actividad de esa agencia o debido a la información contenida en el material”. Por el contrario, la ley define una entidad gubernamental como “una institución, junta, comisión, oficina, consejo, departamento, división, autoridad u otra unidad de gobierno de este Estado, incluyendo, sin limitación, una agencia del Departamento Ejecutivo, o de una subdivisión política de este Estado”.

¿Cuáles son las obligaciones de las entidades gubernamentales en virtud de la ley?

La Ley de Registros Abiertos de Nevada (Nevada Open Records Act) exige que las entidades gubernamentales del Estado adopten las siguientes medidas para garantizar que los registros públicos de dichas entidades estén abiertos y sean accesibles al público en general:

• Las entidades gubernamentales son responsables de crear y publicar un aviso que detalle los pasos que los miembros del público pueden seguir para acceder a los registros públicos de dichas entidades, incluidas las tarifas de las copias de los registros públicos, entre otra información pertinente.
• Se prohíbe a las administraciones públicas cobrar a los solicitantes una tasa que exceda del coste real en que incurren al proporcionar la información solicitada.
• Las administraciones públicas tienen la obligación de responder a las solicitudes en un plazo de 5 días hábiles. Además, deben facilitar a los ciudadanos la información necesaria para acceder adecuadamente a sus documentos públicos.
• Las administraciones públicas están obligadas a eliminar cualquier información confidencial o exenta de sus registros públicos antes de entregarlos al solicitante.
• Las entidades gubernamentales sólo están autorizadas a deshacerse de sus registros oficiales del Estado de acuerdo con una política de retención y disposición de datos que debe ser aprobada previamente por el Comité de Aprobación de Calendarios de Retención y Disposición de Registros Oficiales del Estado.
• Se prohíbe a las entidades gubernamentales, así como a los empleados o custodios de registros que trabajan para dichas instituciones, robar, desfigurar o alterar los registros oficiales del Estado.

¿Cuándo puede una entidad gubernamental denegar el acceso a sus registros públicos?

La Ley de Registros Abiertos de Nevada (Nevada Open Records Act) permite a las entidades gubernamentales denegar solicitudes de registros públicos relacionadas con información que se considera exenta de divulgación pública en virtud de la ley. Sin embargo, cuando una entidad gubernamental deniega a un solicitante el acceso a sus registros públicos, la entidad en cuestión también es responsable de citar la autoridad legal específica o estatuto que denota dicha información como exenta o confidencial. Además, las administraciones públicas deben facilitar esta información por escrito a la persona o entidad solicitante. Hasta aquí, algunos ejemplos de registros públicos exentos en virtud de la ley:

• Nombres, direcciones y números de teléfono.
• Registros de la biblioteca.
• Historial médico.
• Expedientes educativos.
• Registros comerciales y datos financieros.
• Contratos, propuestas y licitaciones.
• Registros de negociación colectiva.
• Registros de desarrollo económico.
• Registros electorales.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la ley?

Aunque las disposiciones de la Ley de Registros Abiertos de Nevada no otorgan al fiscal general del Estado ni al Departamento de Justicia del Estado la autoridad para imponer sanciones a las entidades gubernamentales que incumplan la ley, las partes perjudicadas pueden recurrir al sistema judicial del Estado para obtener una recompensa. Más concretamente, las entidades gubernamentales que hayan infringido la ley están sujetas a una sanción pecuniaria de hasta 1.000 dólares. Es más, las infracciones reiteradas de la ley pueden dar lugar a sanciones pecuniarias de 5.000 y 10.000 dólares, respectivamente, así como a cualquier otro recurso legal que también pueda estar disponible.

Cuando un ciudadano del estado de Nevada desea obtener más información sobre las operaciones de una entidad gubernamental dentro de su jurisdicción local, la Ley de Registros Abiertos de Nevada le proporciona los medios para hacerlo. En conjunción con los requisitos que las entidades gubernamentales deben cumplir para mantener el cumplimiento de la ley, los residentes de Nevada pueden estar seguros de que sus registros de acceso a los registros públicos no pueden ser denegados injustamente, sin consecuencias ni repercusiones. De este modo, dichos residentes disponen de un mecanismo para expresar su poder político del modo que consideren más oportuno.