La importancia del inventario aleatorio de pruebas

En un artículo anterior, Procedimientos de inventario de la sala de pruebas, hablamos de los procedimientos de inventario y de por qué es tan importante disponer de procesos para comprobar y volver a comprobar constantemente el trabajo. Hablemos ahora de los inventarios aleatorios, o auditorías, y de cómo refuerzan la integridad que has incorporado a tu sala de pruebas.

Seamos sinceros. Los robos pueden ocurrir en cualquier parte. Uno de los problemas más embarazosos a los que se enfrenta cualquier organismo policial es el robo interno. Y por razones obvias, uno de los objetivos más tentadores dentro de su agencia es la sala de pruebas. ¿En qué otro lugar se pueden encontrar armas, dinero, drogas, aparatos electrónicos valiosos y joyas, todo en el mismo sitio? ¿La mayoría de las cuales probablemente nunca serán reclamadas y nunca se echarán de menos?

Odio absolutamente pensar que alguien relacionado con las fuerzas del orden deshonre alguna vez la profesión, pero todos sabemos que ocurre. Sucede una y otra vez. Hemos leído los titulares y hemos visto las repercusiones. No quieres que te ocurra NUNCA a ti ni a tu agencia.

Por lo tanto, si se sentara a pensar seriamente en cómo podría infiltrarse un intruso en su sala de pruebas, probablemente pensaría que está en buena forma y que nadie podría superar todas las barreras físicas existentes, eludir los sistemas de vigilancia y las alarmas, acceder a los armarios cerrados de la sala de pruebas y ocultar el delito durante un tiempo.

Pero ahora vamos a dar un paso más. Pensemos en cómo TÚ, si quisieras, podrías robar en tu propia sala de pruebas. Nadie conoce los entresijos mejor que tú. Llevas años utilizando tu sistema de gestión de pruebas y conoces sus puntos fuertes y sus puntos débiles. Conoce sus procedimientos de eliminación mejor que su supervisor, su capitán y su jefe. Probablemente haya participado en la redacción de los procedimientos que rigen sus operaciones cotidianas. Entonces, ¿cómo robaría USTED? ¿Podrías esconderlo durante mucho tiempo? ¿Podría esconderlo para siempre sin preocuparse de que lo descubrieran?

Lo más probable es que usted ya sepa cuáles son sus puntos débiles en materia de procedimientos y qué es lo que hay que reforzar. Me atrevería a decir que la mayor vulnerabilidad de la mayoría de los organismos reside en sus procedimientos de eliminación, pero ese es otro tema para otro día.

El hecho de que sepas que nunca robarías es irrelevante. Piensa en ello. Probablemente no estarás allí para siempre. Probablemente no trabajes solo. Si faltara algo, probablemente te mirarían a TI primero. Probablemente deberías arreglarlo ahora mismo. Nadie se atrevería a robar hoy un valioso collar de diamantes sabiendo que mañana será inventariado. Pero si sus procedimientos de auditoría habituales implican que, después de la auditoría de mañana, ese collar no volverá a verse hasta pasados 6 meses o más, la tentación se vuelve mucho mayor. Aquí es donde entra en juego lo “aleatorio”. Una de las cosas más fáciles que puede hacer para proteger la integridad de su sistema es realizar auditorías aleatorias y por sorpresa.

Si inventariar el lugar donde se guardaba ese collar fue una elección aleatoria, y ese mismo lugar podría muy bien ser elegido de nuevo la semana que viene, y todas las partes implicadas lo saben, de repente robarlo se convierte en una propuesta mucho más arriesgada.

Gran parte de lo “aleatorio” es la participación de otra persona o personas ajenas a la sala de pruebas. Puede tratarse de su supervisor o jefe, o incluso de una entidad externa. Pero lo más seguro es que ni usted ni su personal elijan lo que se va a inventariar durante una auditoría aleatoria. Sea quien sea, asegúrese de llevar un registro de lo que hizo exactamente en un día determinado y haga que su testigo firme y reconozca lo que se hizo. No estoy hablando de escribir en un cuaderno que el Sargento Smith le ayudó con una auditoría aleatoria de todas las armas de fuego hoy, sino de mantener registros de cada arma de fuego que encontró, cualquier discrepancia que se observó, y cómo se corrigieron esas discrepancias.

Cualquier sistema de software de gestión de pruebas moderno y capaz contendrá las herramientas necesarias para ponértelo fácil, así que aprovéchalas. No hay lugar para la mediocridad. Sus procesos DEBEN ser irreprochables. Si usted puede identificar un punto débil, también puede hacerlo otra persona.