Kits de desarrollo que facilitan el trabajo

Ya hemos mencionado anteriormente el uso de kits como método para agilizar las transacciones llevadas a cabo por tu intendencia. Esto es particularmente útil cuando se trata de asignar múltiples piezas de equipo al personal, donde un grupo definido de personal recibe el mismo equipo una y otra vez. Esto también ayuda a eliminar el equipo no deseado o caducado de una manera eficiente, eliminando el trabajo extra para procesar artículos a granel del mismo tipo. Los kits son el mejor ayudante de un intendente, a falta de otra persona que le ayude.

¿Qué es un kit?

Por simple definición, un kit es una agrupación de múltiples artículos almacenados que comúnmente se asignan al personal. Puede utilizarse cuando tu agencia tiene una nueva contratación, o cuando alguien tiene una asignación especializada. Básicamente, para cualquier función definida en su agencia, si hay un conjunto específico de equipos relacionados con esa función, los kits dan a su intendencia la capacidad de agrupar todos esos artículos en un grupo definido, y con un solo escaneo, asignar todos esos artículos a la persona que los necesita. Esto libera mucho tiempo y permite que el personal reciba rápidamente los artículos que necesita, de modo que tanto el intendente como el personal de la agencia puedan centrarse en sus respectivas tareas al margen de la responsabilidad de los equipos.

Hay otras formas de utilizar la función de kit, y hablaremos de ello en futuros artículos. Por ahora, nos centraremos en el uso básico de los kits en la gestión de activos.

Creación y asignación de kits

Como mencionamos en la definición, la creación de kits con el equipo entregado al nuevo personal es la función más esencial cuando se trata de la creación de kits. La actividad de expedición más común es proporcionar equipo a los nuevos funcionarios de cualquier organismo, y cuando se tiene un organismo con más de 100 funcionarios juramentados, fácilmente se puede estar contratando de cinco a diez nuevos funcionarios en un momento dado. Tener que entregar artículos individuales a cada nuevo agente llevaría la mayor parte del día, y eso es inaceptable. Especialmente cuando sabemos que todos los oficiales nuevos reciben la misma cantidad de equipo, en las mismas cantidades, dentro de los mismos artículos. Sólo tiene sentido tener un software de gestión de activos que permita a su intendente utilizar una lista predeterminada de dicho equipo, organizar las cantidades apropiadas en sus propias cajas dentro de su área de almacenamiento, y marcarlas para su expedición como un kit de “Nueva Contratación”.

Lo que hace que su software de gestión de activos realmente se destaque, es cuando reconoce estos artículos en el futuro durante la compra, y cuando su intendente los ingresa al recibirlos, le pregunta a su intendente si desea hacer un kit de Nueva Contratación al ingresar los artículos en el almacén de su agencia. Con dos clics del ratón, el software muestra los kits que se pueden confeccionar, el intendente completa tanto la introducción como la confección del kit en una sola transacción, y puede dedicar su tiempo y energía a tareas de mayor envergadura relacionadas con el equipamiento.

Este mismo proceso debería ponerse de moda cuando los oficiales se transfieren a asignaciones de tiempo completo, como K-9, Tráfico, Narcóticos, y cualquier otra asignación especial que su agencia tenga que implique la emisión de ciertos equipos.

Actualización de los kits de personal

Por supuesto, lo que entregamos a los agentes hoy no es lo mismo dentro de cinco años, dentro de diez, y así sucesivamente. Cuando se adquiere un nuevo equipo y es necesario asignarlo a todos los agentes, esa tarea puede ser bastante fácil por sí sola. Pero, ¿y si se trata de un artículo que sustituye a otro de, por ejemplo, nuestro equipo de nuevos reclutas? Por supuesto, el intendente puede volver atrás e intercambiar artículos en los kits existentes, e incluso entregarlos a los nuevos oficiales a medida que se incorporan. Pero, ¿y si su software de gestión de activos le permitiera ver en una lista quién necesita ese nuevo artículo, basándose en las definiciones asignadas en su sistema? Entonces tu intendente podría ponerse rápidamente en contacto con esos oficiales, hacerles traer el artículo viejo y cambiarlo por el nuevo. Eso facilita las cosas, ¿verdad? No todos los programas de gestión de activos lo hacen, y es con este tipo de situaciones con las que su intendente tiene que lidiar a diario. Estas tareas son necesarias, pero absorben más tiempo del que te puedes permitir, y necesitas un software que les facilite el trabajo, para que la productividad de tu agencia sea máxima.

Conclusiones

Cuanto más pueda hacer por su organismo su software de gestión de activos, más tiempo podrá dedicar a misiones críticas, y no a tareas administrativas. Y todos sabemos que es sólo cuestión de tiempo que se produzca el próximo incidente que requiera que todos se pongan manos a la obra. Es mejor que dispongan rápidamente de todo el equipo que necesitan, que tener que esperar a que lo firmen, artículo por artículo.

Cuídate.