Informes de Historia

Los intendentes son responsables de muchos equipos, y en muchas situaciones relacionadas con su mal uso, abuso, apropiación indebida, daños, lo que sea, el intendente tendrá que dar explicaciones a alguien en algún momento. No es necesariamente justo, no está necesariamente justificado, pero alguien tiene que ser estoico en la sala, y cuando se trata de equipos, recae en el intendente. Una herramienta en la que suele confiar un intendente es el informe histórico de un artículo determinado. Ese informe histórico define todo lo relativo al artículo, desde la fecha de compra, la fecha de recepción, las fechas de expedición, las reparaciones y todo lo demás relacionado con el uso del artículo debe figurar en el informe histórico. El mayor indicador del éxito de un intendente es el mantenimiento de sus registros, y los informes históricos constituyen la mayor parte de ese trabajo.

¿Qué debe contener un informe histórico?

La mayoría de la gente estará de acuerdo en que un informe sobre el historial de un equipo debe registrar las asignaciones de personal del artículo. Esto incluiría desde el momento en que fue introducido en el almacén de la agencia, asignado a alguien, transferido de nuevo al almacén, reasignado, y así sucesivamente hasta la conclusión lógica de su uso. Y la mayoría del software diseñado para intendentes cubre exactamente esta parte del historial del equipo, lo cual es positivo. Sin embargo, el ciclo de vida de los equipos policiales abarca mucho más. He aquí algunos ejemplos:

• Fuera de garantía
• Fuera de servicio por reparación
• Fuera de servicio (temporal)
• En espera de mantenimiento
• Almacenado temporalmente por seguridad
• Retenido para investigación
• En espera de liberación por la Agencia
• Considerado excedente
• Transferencia a otro departamento

Es posible que en su organismo estos términos sean diferentes, pero estos ejemplos se explican por sí mismos y proporcionan el contexto de que el trabajo de un intendente es mucho más que la entrega de equipo. Gran parte del trabajo de un intendente consiste en dar cuenta del equipo, dentro y fuera de la agencia, y eso no es tarea fácil.

¿Cómo debe capturarse la información?

Todos sabemos que escribir a mano estas transacciones es algo del pasado absoluto, y sin embargo hay algunas agencias que toman un ticket escrito a mano para una reclamación de garantía, y lo incorporan como único registro de esa transacción. ¿Qué ocurre si el proveedor de servicios pierde el artículo y hay que demostrar la propiedad, pero ese trozo de papel ha desaparecido? ¿Y si el objeto es arrastrado por las aguas en una inclemencia meteorológica? ¿Dispone de todos los antecedentes para reclamar su sustitución? Los documentos en papel son registros oficiales, sobre los que podemos ponernos de acuerdo. Sin embargo, los documentos en papel se deterioran con el tiempo. Se extravían, se dañan, se trasladan sin previo aviso o, lo que es peor, se pierden. La respuesta al mantenimiento de registros en este entorno debe ser un programa informático. Y ese software debe ser capaz de capturar todos los aspectos de cualquier transacción.

El informe histórico de la intendencia como pista de auditoría

Pensando en este problema de forma analítica, el informe histórico de un artículo debería diseñarse igual que una pista de auditoría para pruebas digitales. Las pistas de auditoría son un concepto antiguo que se ha aplicado al floreciente campo de la recogida, almacenamiento y mejora de pruebas digitales. Para que las pruebas digitales mantengan su valor, es necesario un “rastro” de cada vez que se ha accedido a ellas, se han mejorado, descargado, abierto, modificado y cualquier otra cosa, que registre la persona, la fecha y la hora, lo que utilizó para realizar la actividad, lo que hizo, cómo lo hizo y los resultados de esas actividades.

Por supuesto, el registro de los equipos es un poco diferente, pero los principios de las pistas de auditoría deben aplicarse a fondo a cualquier software de gestión de activos que utilice su organismo, de modo que cuando los administradores pregunten por qué un equipo se ha enviado a reparar en garantía cuatro veces en seis semanas, haciendo que esa garantía quede anulada de cara al futuro, o por qué un artículo no se ha transferido como excedente, o cuando un investigador diga que quiere recoger posibles pruebas físicas de un pantalón de uniforme entregado recientemente, el intendente tenga acceso a un informe completo del historial de todos y cada uno de los equipos de su organismo, para poder contar toda la historia sobre ese artículo.

En lugar de depender únicamente de documentos en papel, la utilización de un software que pueda crear transacciones de cualquier tipo, y los documentos físicos puedan cargarse y adjuntarse dentro del software utilizado, facilita la parte de mantenimiento de registros de la gestión de activos, y la parte de elaboración de informes es indolora. Esto también garantiza que, cuando se produzca una auditoría, el resultado será el cumplimiento total de las normas y políticas vigentes. Por último, significa que cuando tenga que examinar más detenidamente un artículo determinado, un grupo de artículos o equipos enteros, dispondrá de detalles que le permitirán hacerse una idea de lo que está ocurriendo con sus equipos. Mostrará una cronología de las transacciones, que habla de cómo se entrega el equipo, cuánto dura hasta que se avería, las reparaciones más comunes, los patrones de las transacciones y quién debería tener la mejor información sobre esos artículos.

Y habrá preguntas que el intendente no pueda responder en un momento dado, pero el hecho es que utilizando los principios de auditoría tanto en la práctica como en el software, habrá muchas más preguntas que un intendente pueda responder que las que no. Puede que no resuelva el problema por el que se le pregunta, pero hace que tenga más control sobre su misión, su perspectiva laboral y su relación con sus compañeros y supervisores.

Conclusiones

Inculcar una práctica orientada a la auditoría en el papel del intendente es realmente parte del trabajo. Pero proporcionar herramientas que faciliten esa tarea y reduzcan el trabajo en general es una actitud que cualquier organismo debería adoptar, si no es por su intendente, por su propia tranquilidad y por el equipo (¡y en última instancia por el dinero!) del que son responsables. Asegúrese de que su software de gestión de activos le ofrece la flexibilidad de capturar una imagen completa del ciclo de vida de sus equipos.

¡Vaya sobre seguro!