Gestión de activos | Prevención de robos

Uno de los aspectos desafortunados del trabajo como gestor de activos es enfrentarse al hecho de que los robos ocurren. No pretender que no ocurra y aceptar que puede ocurrir supone la mitad de la batalla en la prevención del robo de equipos de la agencia. La otra mitad debe basarse en el rendimiento de las herramientas que se tienen para hacer el trabajo. La rendición de cuentas no tiene por qué ser imposible.

Escenarios habituales de robo

Algunas de las situaciones más habituales son las siguientes

• El personal de los distribuidores roba de las cantidades que vuelven a pedirse, alegando escasez.
• El personal no uniformado roba artículos de los puntos de acceso, como vehículos, zonas de libre acceso en las oficinas, equipos en espera en las escenas del crimen, etc.
• Civiles con una oportunidad inusual de acceder a nuestras zonas de operaciones.
• Personal municipal que tiene algún tipo de supervisión, directa o indirecta, sobre nuestros activos.
• Personal jurado que cree haber encontrado un “agujero” en nuestro sistema.

Independientemente de lo que pensemos de nuestros compañeros de trabajo, o de aquellos con los que interactuamos en el día a día, ellos son los que presentan una mayor probabilidad de robar los equipos de nuestra agencia. Antes, el acceso sin restricciones era nuestro mayor problema. Pero con la incorporación de cámaras, múltiples capas de restricciones de acceso (puertas seguras, códigos de usuario únicos, etc.), hemos eliminado gran parte de estas oportunidades. Lo que queda es un surtido en cascada de meras ventanas de oportunidad, la mayoría de las cuales no son atractivas. Sin embargo, debemos permanecer vigilantes contra estos robos igualmente.

Medidas preventivas

Hay algunas cosas que podemos hacer para reducir aún más la exposición restante. Aparte de las capas de control de acceso, también existe cierta planificación preventiva. Por ejemplo, al considerar los escenarios del dos al cinco, uno de los mayores “agujeros” disponibles es cuando el equipo se asigna a un escuadrón, división u otro entorno de tipo comunal. Es lógico que este equipo se comparta entre el personal, y tener acceso a él entre todos los miembros es fundamental. Sin embargo, eso no quiere decir que no se pueda tener documentación por adelantado que muestre quién es el responsable último de ese equipo, cómo debe gestionarse su asignación y qué niveles de control tiene la parte responsable para garantizar que se reduce el acceso al equipo al aire libre. ¿Está el equipo guardado en un armario? ¿Se asigna al personal en función de una lista de turnos? ¿Cómo se documentan las transferencias entre las partes? ¿Quién tiene acceso a la zona segura en la que se alojará el equipo? ¿Con qué frecuencia inspecciona el equipo el supervisor? Si autoriza a su gestor de activos a recopilar esta información en un informe con bloques de firmas para todas las partes responsables, dejará muy claro cómo debe mantener su personal el equipo en cuestión, y esto elimina prácticamente cualquier tipo de pérdida que pudiera producirse, al margen de los daños.

Pero para llevar esta idea aún más lejos, prescribir normas de manejo es otra medida que puede eliminar el robo de oportunidad por parte de civiles y personas ajenas a nuestra agencia. Formar al personal en el manejo de equipos es típico de los organismos cuando tratan de reducir la probabilidad de que se produzcan daños. También debería serlo cuando se trata de mantener seguros los equipos, incluso aquellos que no tendrían un valor previsible para el público en general. No sólo debemos proteger a nuestra agencia en todo momento, sino también su reputación. No hay nada peor que volver a la oficina y contar a tus supervisores que, en medio de una búsqueda en el lugar de los hechos, una persona desconocida y por medios desconocidos se ha hecho con un dispositivo topográfico.

Uso de la tecnología

El software no sólo debe ser capaz de explicar a quién se le ha asignado el equipo, sino que también debe ser capaz de alertar a la persona con el equipo de las inspecciones periódicas que se requieren, las verificaciones de que todavía tienen el equipo, y los requisitos para fotografiar, o proporcionar otro refuerzo positivo de que el equipo asignado está en buen estado de funcionamiento, y seguro. Por supuesto, si usted no desea este nivel de detalle, es una decisión que debe tomar como agencia. Pero su software debe ser capaz de crear eventos a su propio ritmo para el personal y el equipo en su posesión, para que su gestor de activos no esté persiguiendo a la gente por toda la oficina, o incluso a sus casas, para asegurarse de que el equipo se contabiliza, y su agencia está en conformidad. Hacer uso de las mejores funciones de la tecnología puede ser de gran ayuda en su interminable misión de rendición de cuentas de los equipos. Cuanto más rápido pueda desarrollar protocolos basados en la respuesta, más rápido podrá asegurarse de que sus equipos están en perfectas condiciones y de que su organismo cumple su promesa de rendir cuentas.

Conclusiones

El uso de programas informáticos, junto con métodos basados en las personas, garantiza que no se produzcan los restantes casos de robo y, cuando se producen, se descubren mucho más rápidamente. Este es un resultado positivo para su agencia en todos los sentidos.

Tengan cuidado.