Gestión de activos | El papel del gestor de flotas

Los gestores de flotas tienen la misión única de garantizar que los vehículos y sus componentes funcionen correctamente, cumplan las normas del fabricante y sean seguros para el personal. Los vehículos de las fuerzas de seguridad pueden fallar en muchas ocasiones, ya que la exigencia a la que se ven sometidos es extenuante y no es el tipo de condiciones por las que nos gustaría que pasaran nuestros propios vehículos. Se confía mucho en un gestor de flota para garantizar que estos vehículos rindan al máximo en cualquier momento, sin saber cuándo será ese momento.

El papel del gestor de flotas

La función del gestor de flotas lleva tiempo evolucionando. Como cualquier otra cosa en la vida, la prueba, el error, la experiencia y la tecnología se han cruzado y han ayudado a definir la función. Algunos organismos han asignado al gestor de flotas no sólo los vehículos, sino también todos los equipos que contienen, como mamparas para prisioneros, soportes para ordenadores portátiles, equipos de radar/LIDAR, cámaras montadas en el salpicadero (DMC), GPS y numerosos equipos complementarios.

Los gestores de flotas deben planificar los presupuestos de vehículos y equipos relacionados, lo que implica estar en contacto con los proveedores, realizar estudios de precios, solicitar presentaciones y propuestas y, a continuación, presentar toda la información pertinente a su administración. Al mismo tiempo que analizan las necesidades a largo plazo, los gestores de flotas también deben inspeccionar los vehículos y los equipos asignados, generalmente una vez al mes, programando el mantenimiento preventivo rutinario y fuera de rutina, los trabajos de reparación y también ocuparse de los informes de colisión, las revisiones importantes y las sustituciones de piezas. Tenga en cuenta que estamos detallando las necesidades en torno al propio vehículo. Puede aplicar todas estas tareas a los tipos de equipos instalados que tienen los vehículos patrulla, y cuando se pone a factorizar todo el tiempo y el esfuerzo que conlleva, puede ver por qué es prudente tener a una persona a cargo exclusivamente de esta operación, en lugar de confiar en su Gestor de Activos para hacerlo, mientras gestiona todas las demás formas de equipos.

Con esta asignación, ha habido una asignación tradicional de manejar ordenadores portátiles, radios y cámaras en los vehículos, con la razón obvia de que todo esto es equipo en el vehículo. En un artículo posterior explicaremos que asignar estos equipos a un gestor de comunicaciones es la mejor práctica.

Volviendo a los gestores de flotas, necesitan sistemas que les permitan realizar un seguimiento de todas las tareas realizadas y pendientes, así como de las solicitudes del personal de la agencia en relación con los vehículos de patrulla asignados. También necesitan ser capaces de escribir notas, asignar equipos entre los vehículos, mientras que el mantenimiento de plazos precisos de en servicio, y el tiempo total en la agencia de vehículos y equipos asignados. Todas estas tareas, y detalles, y notas, y actividades pueden ser mucho que mantener. Algunos gestores de flotas gestionan miles de vehículos, con un centenar de tipos de vehículos, cada uno con su propio equipamiento y normas a seguir. Otros tienen que gestionar una docena de vehículos del mismo tipo, cada uno con sus propios requisitos de equipamiento, y cada uno con un calendario de servicio diferente. Las misiones varían, al igual que los detalles, pero al final de todo, los gestores de flotas tienen un trabajo orientado a los detalles que requiere herramientas sofisticadas no sólo para prosperar, sino para tener éxito para sí mismos y para el beneficio de su agencia.

Nomenclatura

También sabemos que los gestores de flotas tienen su propio lenguaje. Restauraciones, desmantelamientos, en servicio (conocemos el término de forma diferente en el campo), “porteo”, asignaciones, calendarios de depreciación, subrogación, lo que sea, hay una palabra en cada esquina del mundo de un gestor de flotas que usted no conoce y, en consecuencia, necesita asegurarse de que está apoyando a sus gestores de flotas con las mejores herramientas disponibles para llevar a cabo la misión de mantener al resto de su personal seguro mientras está en sus vehículos. Un software de gestión de activos que pueda introducir nomenclaturas y aceptar definiciones de esas actividades contribuye en gran medida a informar con precisión sobre el estado de cada vehículo y cada pieza del equipo que supervisa su gestor de flotas.

Ventas

Por supuesto, ¿qué función de gestión de activos no estaría completa sin la posibilidad de un aspecto de gestión de ventas? Algunos organismos han eliminado esta función mediante la firma de un contrato con una empresa externa que compra los vehículos a un precio determinado, en función de las condiciones del vehículo (es decir, aquí entran en juego los calendarios de depreciación), y esto significa que el gestor de flotas sólo es responsable de programar las visitas con las empresas que están en el calendario de ese año, desarrollar el papeleo de venta, que incluye la autorización del título del vehículo, asegurarse de que el vehículo se matricula correctamente para dejar de ser de uso público y pasar a ser de uso privado y, por supuesto, firmar las compras. En otros casos, las agencias están utilizando un contrato de excedentes con el personal de ventas de vehículos original para vender los vehículos de patrulla de nuevo a ellos para la reventa en sus respectivos lotes. Esto puede ahorrar algunos quebraderos de cabeza, pero tampoco es lo que hacen todos los organismos, y a veces no es la mejor opción. Las agencias tienen que sopesar el beneficio global de cualquier escenario de reventa con vehículos y equipamiento de vehículos, porque puede costar mucho trabajo mantener dichas ventas, sin embargo, las herramientas para llevar a cabo esta tarea, como su software de gestión de activos, deberían facilitar la adquisición de los artículos que necesita para llevar a cabo las ventas a través de su Gestor de Flotas, lo que supone un ahorro de costes en sí mismo.

Conclusiones

Los Gestores de Flotas tienen un trabajo en el que la seguridad es primordial, y no pueden tomarse ni un día libre de los requisitos del trabajo. Este trabajo no sólo es una actividad independiente de la del gestor de activos, sino que necesita herramientas especiales propias para cumplir su misión, tanto si están en consonancia con su sistema de gestión de activos como si no. Asegurarse de que su gestor de flota dispone de las herramientas adecuadas garantiza que la seguridad de los vehículos no sólo es posible, sino que debería ser lo esperado.

¡Vaya sobre seguro!