Formación y normas para el personal de la sala de pruebas

La formación tiene una verdadera relación de amor-odio en la seguridad pública. Hay formación obligatoria a la que nadie quiere ir, formación no obligatoria que todo el mundo quiere, formación que sólo unos pocos pueden necesitar, y otra a la que alguien va a ir “voluntariamente”. No importa el escenario, a alguien le va a encantar la formación, y alguien la va a odiar, ya sea por la asistencia, el gasto, la falta de comprensión, lo que sea, es probable que haya alguien que represente una posición al respecto. Y sólo estamos hablando de formación en patrulla, investigación y uso de la fuerza. Olvídense del manejo de pruebas y del empaquetado, ¿verdad? Admitimos que, hasta ahora, no hemos reconocido que el debate relativo a la formación tiene más matices de los que le estamos dando, pero este tipo de escenarios son demasiado familiares para los que amamos nuestro trabajo, y por eso es importante recordar el pasado.

En este artículo, vamos a examinar los tipos de formación que el personal de pruebas, jurado o no, necesitará para dirigir una sala de pruebas suficiente. También hablaremos del tipo de formación que su personal no sólo necesitará para ser competente, sino también qué formación necesita para supervisar al resto de su organismo.

Funciones y actividades

Para empezar esta conversación, tenemos que hablar de las principales funciones y actividades de una sala de pruebas y de su funcionamiento, de modo que tengamos una visión clara de la formación aplicable, desde la necesaria hasta la exótica. Por exótica no queremos decir que sea innecesaria, sino que puede no ser aplicable a todas las salas de pruebas. Hay ciertos temas que todas las salas de pruebas deben cumplir y para los que deben recibir formación. Por ejemplo, no todas las salas de pruebas disponen de frigoríficos y, por lo tanto, es posible que el personal no necesite una base de conocimientos completa sobre la manipulación y el almacenamiento de pruebas húmedas sensibles a la temperatura.

En primer lugar, los cuatro grandes: armas de fuego, estupefacientes, parafernalia y dinero. No importa lo pequeña o grande que sea su agencia, si usted está respondiendo a las llamadas y escribiendo casos, usted está tratando con estos cuatro diariamente, ya sea en la calle, o en su sala de pruebas. Dividimos los narcóticos y la parafernalia en términos de temas, no porque no exijan el mismo tipo de manipulación, sino porque el embalaje es diferente, y eso influye en nuestro protocolo de formación.

Esto nos lleva al siguiente tema de manipulación y embalaje, que son los dispositivos electrónicos y financieros. En ambos casos, los procedimientos de manipulación serán similares a los de los otros artículos analizados, pero el embalaje es especializado en ambas circunstancias, por lo que es un cambio para el que merece la pena planificar y formarse. A continuación tenemos el embalaje y la manipulación de pruebas biológicas. Una vez más, este es un tema aparte, el almacenamiento y la gestión de estos elementos pueden no entrar en su ámbito de aplicación. Si es así, es un tema aparte. Verás que hasta ahora hemos segmentado el embalaje y la manipulación, y poco más. La razón de ello es que, cuando se trata de personal de pruebas, con demasiada frecuencia las ideas de embalaje, manipulación, almacenamiento y gestión de inventarios se han mezclado en la formación. Tal vez sea rentable, pero no es eficaz en cada caso. Aunque el personal encargado de las pruebas se encarga en última instancia de todas estas etapas, directa o indirectamente, tenemos que respetar la disciplina y reconocer que es en las actividades donde tenemos que separar la formación en bloques de enfoque, en lugar de combinar toda la disciplina en un curso de formación independiente.

Hasta ahora, hemos establecido el embalaje y la manipulación de pruebas como una actividad. Y es seguro asumir que nuestro personal de pruebas no empaquetará muchas pruebas, sin embargo, necesitan tener un conocimiento profundo sobre cómo empaquetar, porque aceptarán pruebas en nuestra sala de pruebas para almacenarlas, y para que esas pruebas se almacenen, tienen que estar empaquetadas correctamente. Nuestro personal de pruebas no sólo debe ser capaz de empaquetar y manipular las pruebas correctamente, sino que también debe ser capaz de analizar si un artículo se ha empaquetado correctamente. Y eso también nos informaría de que nuestro personal de pruebas será probablemente el experto cuando se trate de esta actividad, y por lo tanto necesitará tener un nivel aceptable de formación que les permita ser también instructores de esta actividad para el resto de nuestra agencia.

Hemos establecido normas de embalaje, hemos mencionado la manipulación. ¿Qué implica la manipulación? En primer lugar, cómo se empaquetan las pruebas, pero también incluye aspectos como la cadena de custodia, el transporte y el almacenamiento. La mayoría de los organismos tienen una política según la cual el personal que ha recogido una prueba debe conservarla hasta que la traslade a un lugar de almacenamiento temporal o a una taquilla, para que sea examinada por el personal de pruebas para su admisión y almacenamiento. Es una forma casi infalible de garantizar que no se produzcan discrepancias en la cadena de custodia y transporte. Sin embargo, hay organismos en los que esto no resulta práctico. Dependiendo de las circunstancias, puede ser que con varias personas recogiendo pruebas, al final una o dos personas tengan que transportar todo de vuelta a la sala de pruebas, y eso significa rellenar la cadena de custodia de todo lo recogido. Este es otro elemento de la formación en el que el personal de pruebas no sólo debe ser experto, sino también formador. Ellos van a aceptar estas pruebas, así que lo mejor es dejarles controlar también las normas sobre cómo llegan esas pruebas a la agencia.

Nuestras cuestiones de embalaje y manipulación informan de la aceptación, que inicia el ciclo de vida de las pruebas en la fase conocida como almacenamiento. Pero, ¿qué debe saber el personal de pruebas sobre el transporte? Bueno, podríamos decir cosas obvias como: “Asegúrate de no dejar pruebas en el capó de un vehículo”. Pero, ¿para qué entrar en tantos detalles? En lugar de una larga lista de lo que no se debe hacer, hablemos de lo que sí se debe hacer. El personal de pruebas, al hablar de la cadena de custodia, debería instruir en la parte final de la sesión de formación sobre el transporte adecuado de los objetos. Por ejemplo, en una caja limpia y hermética, quizá de plástico, caucho vulcanizado o una de esas costosas cajas rotomoldeadas que se han hecho tan populares. La caja debe estar plana y en un espacio cerrado donde el tiempo no afecte directa o indirectamente a las pruebas recogidas. Los objetos deben llevarse a la sala de pruebas por el camino más lógico y directo después de su recogida, siempre que sea razonable. Principalmente su personal de pruebas debe ocuparse del embalaje de las pruebas para su transporte, la parte de la conducción es entrar en los detalles un poco lejos, pero suponemos que hay razón para hacer una declaración al respecto, para dejar claro lo que tiene que pasar después de dejar la escena con las pruebas.

Embalaje, manipulación, transporte y, ahora, almacenamiento inicial. Calificamos este paso siguiente como inicial, porque esto debe ser una localización temporal del almacenaje donde la evidencia puede ser asegurada del acceso por otros, y todavía ser aseada y ordenada, y fácil proceder a través de la admisión. Todo el personal que entregue pruebas en este lugar debe recibir instrucciones sobre cómo utilizar el sistema de cierre, ya sea por puerta, taquillas o de cualquier otra forma que se haya dispuesto la zona de almacenamiento temporal. Deben saber cómo preparar las pruebas para el proceso de admisión y dónde colocar la documentación correspondiente (cadena de custodia), ya sea directamente con las pruebas o en un receptáculo aparte.

Todo lo que sigue a esta fase es la admisión, lo que significa que ahora entramos en la función principal de la gestión de pruebas, y en una letanía de otras actividades. En la gestión, debemos tener en cuenta muchas otras cuestiones que son muy diferentes de las actividades anteriores.

En primer lugar, el marcado de artículos. En la modernización de las salas de pruebas, muchos organismos han aceptado números de identificación únicos, normalmente códigos de barras, como norma por la que deben marcarse los artículos, de modo que puedan rastrearse individualmente una vez almacenados. Un ejemplo común de por qué esto es necesario es la necesidad de un artículo en un juicio. Supongamos que un agente detiene a una persona conocida por los agentes como traficante de drogas, pero que aún no ha sido acusada de distribución. El delincuente ha sido inteligente para evitar ser detectado, aunque ha habido muchas sospechas razonables. Finalmente, en una noche de niebla, un agente sorprende al azar al delincuente en un coche aparcado en la parte trasera de un complejo de apartamentos, con una cantidad de crack-cocaína que está empaquetada individualmente, pero que es lo justo para estar en el límite de las cantidades de consumo, en comparación con la distribución. El delincuente también es lo bastante listo como para llevar consigo una pipa de cristal, para reforzar la idea de que es un consumidor y no un traficante. Pero al inspeccionar la pipa, se comprueba que es nueva, nunca usada. El delincuente no presenta signos de haber consumido, ni a largo plazo ni inmediatamente, y el agente también recupera una pistola del interior del vehículo tras esposar al delincuente. El agente le acusa de distribución. Va a juicio, y aunque todos los objetos recuperados son admisibles ante el tribunal, es posible que se lleve a juicio todo menos la pipa, porque ni la defensa ni el fiscal están interesados en su valor probatorio. Obviamente, esta situación hipotética no suele ser así, pero puede ocurrir de vez en cuando, y lo más importante es que no todas las pruebas recogidas serán llevadas a juicio. Pero si sólo se marcan las pruebas por el número de caso, se corre el riesgo de que haya grandes lagunas en la conservación de los objetos, por no hablar de la posibilidad de que se pierdan, sin que haya una forma perceptible de rastrearlos. Así surgió la idea del código de barras. Sigue manteniendo el número de caso asignado, pero tiene un número único asignado al artículo, y eso crea una entrada en su sistema de gestión de pruebas, que hace que cada artículo sea rastreable. Hay formas menos convencionales de marcar los objetos, pero nosotros sugerimos los códigos de barras, ya que es lo que todos los organismos deberían hacer, o tener un plan para hacerlo pronto.

A partir de aquí, entramos en el almacenamiento. Y eso también abre muchas otras consideraciones. Para el personal de pruebas, aquí es donde existe la transición de profesor a alumno. Es cierto que también pueden convertirse en profesores de esta parte de la gestión de pruebas, pero no necesariamente están enseñando esta parte a su organismo. La mayoría de los objetos que se almacenan pueden guardarse en su sala de pruebas principal, en estanterías y en cajas fuertes si procede (dinero, pistolas, joyas, aparatos electrónicos de alto valor). Sin embargo, hay ciertos artículos delicados que deben almacenarse de una manera determinada. Hemos mencionado antes las pruebas húmedas, cosas como kits de agresión sexual, salpicaduras de sangre y otros fluidos corporales. Deben almacenarse en unidades refrigeradas. Si su agencia es demasiado pequeña para almacenar estas cosas, entonces es probable que esté utilizando los servicios a través de su Laboratorio Estatal de Criminalística. En esas situaciones, hay una forma determinada de transportarlos. Es posible que el personal de pruebas no tenga que ser el encargado de llevar estos objetos al laboratorio, pero debe saber cómo hacerlo, cómo embalar los objetos para su transporte y, sin duda, debe ser capaz de instruir sobre el tema. Pero también hay otras consideraciones, como el material HAZMAT y de riesgo biológico. No sería inteligente almacenar estos artículos en su sala de pruebas. Hay muchas consideraciones al respecto, pero para minimizar el debate sobre este tema por ahora, cuando se trata de HAZMAT, OSHA tiene grandes directrices para la manipulación y el almacenamiento. Y si usted está almacenando una gran cantidad de este tipo de material, tener un almacén separado está en orden. En el caso de los riesgos biológicos, ese mismo almacén puede ser aplicable, pero también puede ser que sea necesario disponer de otro lugar para esos artículos exclusivamente. Cada situación es diferente, y ciertamente no podemos predecir todas las situaciones a las que uno puede enfrentarse.

Pero después de estas consideraciones sobre el almacenamiento, tenemos otra actividad en la que pensar y sobre la que formarnos. Se trata del diseño. Sí, el personal de pruebas puede estar heredando una sala de pruebas bien establecida, pero eso no significa que, con el paso del tiempo, el diseño de la sala en la que se encuentran tenga que cambiar para seguir siendo eficiente. Es más, puede que tengan que ampliar la operación. Entender qué se necesita y cómo aprovechar mejor el espacio disponible es necesario, sobre todo si se trata de evaluar a los contratistas para el trabajo. El personal de pruebas necesita formación sobre los criterios de diseño, para incluir estanterías y taquillas, elementos de seguridad como cerraduras, alarmas, accesos de verificación en dos fases y sistemas contra incendios, y elementos tecnológicos como dispositivos de blindaje RFID, reductores de estática, quizá incluso humidificadores. Su personal también necesitará formación sobre cómo utilizar el espacio. Y sabemos que parece una tontería, pero cualquier sala de pruebas puede convertirse en una “mancha” (lea algunos de nuestros artículos anteriores para conocer el contexto) si no se aprovecha al máximo el espacio.

Hemos cubierto mucho terreno hasta ahora, y no hemos hecho más que empezar. Así de detallado es el trabajo de gestión de pruebas. Nuestra siguiente actividad es la documentación. Desde las etiquetas hasta los informes, pasando por la cadena de custodia y el papeleo de disposición, hay toneladas de documentos que dictan el ciclo de vida, por no hablar de todos los que están involucrados con las pruebas. Esperamos que su sistema de gestión de pruebas permita prescindir del papel en estos formularios. Obviamente, las etiquetas de código de barras se imprimirán y se aplicarán a los artículos. Pero el sistema debe permitir un registro electrónico, una cadena de custodia electrónica (como mínimo, después de la recogida) y la posibilidad de firmar la salida de los objetos, desde el análisis de laboratorio hasta la destrucción, pasando por los tribunales. Su sistema de gestión de pruebas también debe permitir la impresión de estos documentos, en caso necesario, pero también la posibilidad de compartirlos electrónicamente, y esto debe convertirse en la norma de la política de gestión de pruebas de su organismo.

El papeleo también se extiende a nuestras siguientes actividades, y son las Auditorías y los Inventarios. Estas son las actividades que suelen causar mayores quebraderos de cabeza en una sala de pruebas. Por supuesto, la teoría dice que no deberían causar ningún problema, y ciertamente esperaríamos que cualquiera de ellas simplemente verificara que todo está en orden, y en su sitio. Pero no siempre es así. Por desgracia, las auditorías y los inventarios exigen rellenar papeles, y es de esperar que su sistema de gestión de pruebas permita realizarlos electrónicamente. Si no es así, puede que haya llegado el momento de revisar qué le ofrece realmente su sistema de gestión de pruebas. El personal de pruebas debe saber cómo llevar a cabo estas actividades por dentro y por fuera, y darse cuenta de que, cuando llegue el momento de una auditoría, es posible que tenga que formar a otro personal, porque las auditorías probablemente exigirán que su personal de pruebas no participe en esa actividad, ya que también es una comprobación de la integridad del trabajo que realizan.

El siguiente conjunto de actividades con las que debemos lidiar implica el final del ciclo de vida de las pruebas. Subastas, desvío, eliminación, destrucción, devoluciones y purgas son términos que aparecen en esta conversación de formación. Aquí es donde el personal de pruebas está tomando información de múltiples fuentes, en relación con la disposición de un elemento o elementos relacionados con un caso, y si puede ser retirado de la sala de pruebas o no. Una vez que se confirma que puede ser purgado, la siguiente decisión es cómo puede ser purgado. Puede ser que su agencia subaste cualquier prueba que no tenga derecho a ella, y que no sea un artículo cuya posesión sea intrínsecamente ilegal. Puede que su agencia simplemente lo destruya todo, a menos que se trate de bienes que deban devolverse a su legítimo propietario. Puede que donen toda la ropa que no esté mutilada físicamente. Cualquiera que sea el caso, el personal encargado de las pruebas debe recibir formación sobre cómo tomar esas decisiones con sensatez, a quién enviar los informes para su revisión y cómo deben elaborarse. Una vez más, el sistema de gestión de pruebas debe permitir la elaboración de informes electrónicos de depuración, con los distintos tipos de disposiciones aceptables para el organismo. El funcionario que revise este informe debe poder aprobar las acciones electrónicamente o resaltar electrónicamente los cambios que considere necesarios. No descuides esta parte de tu plan de formación. Su personal tendrá que estar bien versado en esta parte del ciclo de vida de las pruebas y comprender perfectamente cómo llevar a cabo cada acción de purga.

El siguiente conjunto de actividades son aquellas que pueden influir en la legislación, la política y la capacidad de obtener subvenciones o infundir confianza pública. El personal encargado de las pruebas debe recibir formación y actualizarse periódicamente sobre cuestiones de responsabilidad relativas a las pruebas, jurisprudencia relacionada con las pruebas y estudios de las salas de pruebas. También deben conocer y saber cómo obtener certificaciones y acreditaciones personales y de organismos. La razón es que es probable que sean parte integrante de la obtención de certificaciones y acreditaciones que se aplican a esta división dentro de su agencia. Su base de conocimientos, su nivel de experiencia y su capacidad para impartir conocimientos clave a otros miembros del personal del organismo serán una parte importante de la consecución de esas cosas que informan a su comunidad y a la comunidad en general de que la sala de pruebas de su organismo marca la pauta y es un ejemplo brillante entre los demás. Puede que algunos organismos no lo tengan en cuenta, y no pasa nada.

Conclusiones

Al final, lo que importa es que la sala de pruebas funcione con eficacia y que la formación del personal se tome en serio y no se reduzca a algo secundario. La reputación de todo el organismo empieza en la sala de pruebas, y cualquier fallo que se produzca en ella repercute en todos los demás. ¿Merece la pena tomar atajos?

¡Cuídate!