Formación sobre pruebas | Manipulación, empaquetado y almacenamiento de moneda

En esta edición, hablaremos de la manipulación y el empaquetado adecuados de las pruebas monetarias, de cómo este tipo de formación no sólo es esencial para el personal encargado de las pruebas, sino que éste debe ser el experto en la materia, y de qué dispositivos y protocolos adicionales son necesarios para almacenar y gestionar excepcionalmente las pruebas monetarias.

Manipulación inicial

El dinero es uno de esos “tres grandes” artículos delicados por naturaleza, y hay un historial de mal manejo, mala gestión y robo descarado de dinero en las salas de pruebas. En esos casos, lo que suele detectarse es una falta de controles internos en un área que permite una “laguna” a la hora de recordar lo que realmente hay y lo que hay. Y las agencias han sido excelentes a la hora de abordar esas lagunas, formar sobre ellas, aplicar la política y volver a la actividad.

El manejo inicial es como el tema del manejo de narcóticos que discutimos antes. Dependiendo de las circunstancias que rodeen a las pruebas monetarias, querrás documentar mediante fotografías dónde se encontró el dinero y cómo se colocó. Una vez más, ponerse guantes y colocar el dinero en un sobre diseñado para el dinero es el siguiente paso. Ahora, el gran problema es cómo contar el dinero para verificar su cantidad. Algunos organismos exigen que dos funcionarios cuenten el dinero a mano simultáneamente, se pongan de acuerdo en la cifra y luego empaqueten el dinero para su ingreso. Otro método consiste en llevar las pruebas monetarias al banco en el que el organismo mantiene cuentas y utilizar sus ventanillas para verificar la cantidad. Sin embargo, el empleado del banco actúa como testigo de la actividad y firma la cantidad verificada que ha obtenido la ventanilla, pero no manipula específicamente el dinero. Esto significa que tendrá que enviar personal al banco con antelación para que aprenda a manejar una ventanilla, y probablemente tendrá que llamar con antelación para asegurarse de que el personal del banco pueda presenciar la actividad. Sin embargo, esto no tiene en cuenta las horas en las que los bancos están cerrados, que es la mayor parte del tiempo. Una alternativa a esta disposición es disponer de un contador a disposición de los agentes, en lugar de utilizar únicamente métodos de recuento manual. Asegúrese de aplicar estas mismas normas también al dinero falso. Un hecho que a menudo se pasa por alto es que el dinero falso tiene un mayor porcentaje de probabilidades de ser presentado ante un tribunal como prueba que el dinero real. Su proceso para manejar ambos debe ser el mismo, ya que habla de coherencia. No obstante, asegúrese de separar la moneda falsa de la real, aunque formen parte del mismo caso. Por un lado, se trata de dos artículos totalmente distintos, pero esto también influye en nuestras necesidades de almacenamiento. Y la moneda falsa debe marcarse como tal en el sobre para que sea fácil descifrar qué moneda es real y qué moneda no lo es.

Una vez que los agentes han contado el dinero, verificado la cantidad y sellado el sobre permanente, el siguiente paso es que los agentes introduzcan estas pruebas en su sistema de gestión de pruebas en el caso correspondiente, y a continuación indiquen la ubicación específica en la que se han colocado las pruebas dentro de su almacén temporal. Dos protocolos adicionales para colocar en esta parte del ciclo de vida de las pruebas es tener una alerta automatizada que indique al personal de pruebas que hay dinero almacenado en las taquillas. Se podría hacer esto para todo tipo de pruebas, pero el personal se insensibilizaría ante el aluvión de alertas. Limitando los tipos de elementos, las alertas les mantendrán frescos para cuando reciban una, de modo que sepan que deben prestar atención. Esta alerta debería generarse a partir de su sistema de gestión de pruebas, y no debería suponer un trabajo adicional por parte de los funcionarios que introducen la moneda. El hecho de que estén introduciendo moneda debería activar la alerta de forma autónoma, y una vez que hayan confirmado ese elemento en el informe de pruebas, la alerta debería enviarse. El segundo protocolo que debe añadirse es el listado del dinero en una hoja de papel dentro de la ubicación temporal, que muestre la ubicación temporal identificada, la cantidad de dinero total, la fecha y la hora de entrada, y un bloque para que los agentes escriban sus números de placa. De este modo se obtiene una doble confirmación de que el dinero ha entrado en la cadena de pruebas antes de la recepción.

Recepción y almacenamiento

Cuando su personal de pruebas reciba la alerta, deberá indicar la cantidad de dinero introducida en el almacén temporal. Y con ello viene un punto de política. Cada organismo tiene que determinar el umbral de dinero que, cuando se alcanza, el personal de pruebas puede ser llamado de nuevo al trabajo antes del comienzo del siguiente día hábil, o el comienzo de su próximo turno, debido a la naturaleza sensible de la moneda, y, en particular, las versiones a granel de la misma. Algunas agencias pueden decidir que si los niveles de moneda que $ 1,000.00 acumulativa, o cualquier caso que llega a esa marca. Algunos pueden decir que no hasta 5.000,00 dólares, o 10.000,00 dólares. La cuestión es que, sea cual sea el umbral, tiene que haber un razonamiento sólido detrás de ese umbral, que se explique en un documento formal, que luego informe sobre cómo se redacta la política y explique en un inglés claro qué circunstancias activan una retirada. Hay que tener en cuenta que, debido a la naturaleza de las retiradas, no se paga necesariamente una tarifa estándar de horas extraordinarias. De hecho, es posible que tenga un número mínimo de horas para pagar a su personal en las condiciones de la retirada, así que asegúrese de tener esto en cuenta al factorizar cuál será el umbral para su agencia. Debe procesar grandes cantidades de moneda en su sala de pruebas rápidamente, para evitar cualquier lapso o pérdida de moneda. A pesar de que es probable que asegurar en su ubicación de almacenamiento temporal, este paso es importante, ya que habla del nivel con el que su agencia maneja moneda en general. Un abogado defensor puede utilizar un descuido relacionado con el dinero a granel de muchas maneras en la formación de una defensa penal, y el mal manejo de las pruebas, especialmente del dinero, puede exponer a su agencia a un escrutinio aún mayor en relación con el manejo de las pruebas. En esencia, un descuido con el dinero puede ser la ficha de dominó principal en un efecto en cadena que derriba el resto.

Suponiendo que nuestro personal de pruebas haya vuelto al trabajo y esté procesando las entradas de pruebas de la noche anterior, sacan el dinero del almacén temporal, lo meten en el sobre sellado, firman en la hoja de dinero confirmando que han tomado posesión del dinero y lo llevan a la sala de pruebas, donde la entrada en el sistema de gestión de pruebas se actualiza para mostrar el dinero registrado en la sala de pruebas. Pero en lugar de colocar estas pruebas en nuestras estanterías generales, tenemos que utilizar una caja fuerte. Una vez más, necesitamos que dos personas verifiquen la cantidad que entra en la caja fuerte. Si sólo hay una persona disponible en la sala de pruebas, es necesario que haya otra persona en la agencia a la que puedan acudir para que les ayude a completar este proceso, antes de guardar las pruebas en la caja fuerte. Idealmente, otra hoja de papel cuelga dentro de la caja fuerte, donde los mismos datos registrados en ese formulario de admisión es un registro en la caja fuerte, que mantiene un total de funcionamiento de todo el dinero en la caja fuerte, y un espacio en blanco para registrar cuando el dinero sale de la sala de pruebas. Y no podemos enfatizar este punto lo suficiente. El único momento en que el dinero sale de la caja fuerte es cuando surge algo como una prueba en el laboratorio de criminalística, una prueba para el tribunal o la devolución al propietario. Fuera de estas tres circunstancias, hasta la conclusión del caso en el que está implicado el dinero, no hay razón para que el dinero salga de la caja fuerte.

Otra consideración es si el dinero está mojado. No queremos almacenar pruebas que estén empapadas. Los agentes que traigan este tipo de dinero tendrán que secarlo totalmente antes de almacenarlo temporalmente. Esto puede significar que tendrá que disponer de ventiladores para que los funcionarios estén a la espera mientras se seca el dinero.

Traslado de pruebas

Su agencia tendrá que añadir otro elemento a su política cuando se procesa el dinero fuera de las pruebas, y es el horario en el que se procesa el dinero fuera. Normalmente, las salas de pruebas retiran el dinero y lo ingresan directamente en una cuenta vinculada a la unidad de pruebas de la agencia. Hay varias opciones. Algunas agencias utilizan el tiempo como factor, otras utilizan una determinada cantidad de dinero total en la caja fuerte como umbral cuando se produce esta actividad. Sólo asegúrate de que, sea cual sea el método que utilices, esté claramente documentado y el procedimiento sea claro. Como hemos utilizado dos personas para verificar la cantidad que entra, utilizaremos dos personas para verificar la cantidad que sale. Firmarán la salida del dinero, se dirigirán al banco, harán el depósito, recogerán un registro del depósito y devolverán ese registro a la sala de pruebas, para colocarlo en la carpeta de disposición relativa a los artículos de la caja fuerte. En el transporte, la política debe indicar que el personal implicado no se desvíe innecesariamente de la ruta más directa de ida y vuelta al banco. Ambos miembros del personal deben mantener el contacto entre sí y con el dinero hasta que se deposite. Algunas agencias prefieren transferir este dinero a su Departamento de Finanzas, lo cual es ciertamente aceptable. La cuestión es asegurarse de seguir el concepto de un formato de dos personas para verificar la cantidad de dinero sacado de la caja fuerte, entregado a Finanzas, y luego un recibo apropiado para devolverlo después.

Eliminación del dinero

Normalmente no destruimos el dinero. Sin embargo, tendemos a deshacernos de él, y eso utilizando la versión de manipulación de pruebas del término. En lo que respecta a la disposición, nuestros resultados finales suelen ser Devolución al propietario o Depósito bancario. No tenemos motivos para retener el dinero en efectivo, a menos que vayamos a utilizar el dinero incautado para financiar nuestro fondo CI u otro programa relacionado con el efectivo. En cualquier caso, el dinero ya debería estar transferido al banco. En el caso de que tengamos que devolver el dinero a su propietario, obtendremos una copia de la orden judicial, pediremos al personal investigador responsable que redacte una carta de la agencia en la que se indique el número de caso, que el asunto se ha resuelto (indicando cuál es la resolución) y que el dinero perteneciente a cualquiera de las partes debe devolverse. La carta deberá llevar la firma del agente y de su supervisor, y esa documentación se enviará a la sala de pruebas, que solicitará que el dinero en cuestión se presente en el departamento de policía para su devolución. Dos miembros del personal recuperarían el dinero, utilizando la documentación que tuvieran a mano, recogerían otro recibo en el que constara la transferencia y, a continuación, llevarían el dinero de vuelta, donde se restauraría en la caja fuerte de divisas. A continuación, el personal de pruebas podría ponerse en contacto con el propietario, de la forma que sea aceptable para los estándares de la agencia, informándole de que su dinero está listo para devolvérselo, y de qué días y horas está disponible la sala de pruebas para devoluciones. Su personal debería recoger las firmas del propietario, una copia en color de su identificación. Hemos hablado mucho de las firmas en papel en algunos de los controles internos, que son necesarios, pero tenga en cuenta que, al igual que en el caso de los estupefacientes, muchas de estas firmas deberían recogerse electrónicamente en su sistema de gestión de pruebas. Desde los agentes que introducen objetos hasta el personal de pruebas que los acepta, pasando por las firmas de salida para el tribunal o el laboratorio, e incluso este proceso, en el que un propietario reclama su propiedad, son pasos que pueden requerir algunas firmas en papel, pero que también deberían requerir firmas electrónicas. Esto incorpora ese ideal de doble persona y doble confirmación al que aspiramos con nuestras pruebas.

En muchos casos, el tribunal puede imponer tasas a la moneda y, en esos casos, su personal puede tener que presentar una documentación similar para que ese dinero se transfiera al tribunal. Sin embargo, el dinero sobrante que se considere confiscado puede reponer las arcas de su organismo para formación y equipamiento que de otro modo no habría podido permitirse necesariamente. No tome esto como una herramienta de motivación para confiscar todo el dinero encontrado, pero reconozca que todo el duro trabajo de gestionarlo tiene a veces una recompensa para su agencia, y que a veces puede llegar en el momento adecuado.

Conclusiones

Las etapas y actividades que rodean la manipulación y el almacenamiento de pruebas pueden parecer básicas, pero son cualquier cosa menos eso. Al tratar de abordar todas las preocupaciones, hay que reconocer la cantidad de información que se necesita para tener una base de conocimientos adecuada sobre el tratamiento de las pruebas, especialmente desde la perspectiva del personal de pruebas. La moneda crea una serie de circunstancias especiales que requieren la participación de dos personas en cada fase del proceso. Para asegurarnos de que hemos cubierto todas nuestras bases, necesitamos la participación de dos personas, con doble confirmación en cada fase, verificando que la moneda de la que estamos a cargo no ha sido cambiada, alterada o desaparecida. Al mantener este nivel de detalle en cada etapa, confirmamos que si hay una pérdida, sabemos exactamente dónde ir y qué empezar a buscar. Pero, salvo en el peor de los casos, podemos alcanzar una precisión del 100% en el almacenamiento y la gestión de las pruebas monetarias. Y eso marca la diferencia.

¡Cuidado ahí fuera!