Formación en materia de pruebas | Formación de la línea

La mayoría de los organismos tienen problemas de tiempo y dinero cuando se trata de formación. Pero hay ciertas tareas y habilidades básicas que el personal de línea debe tener, y esas habilidades requieren la repetición de la formación y la experiencia para mantener el nivel de habilidad necesario. Pero a veces, la experiencia no llega tan a menudo, y por eso la formación debe impartirse con regularidad, para reintroducir conceptos, corregir hábitos deficientes o débiles y abordar cambios y nuevas teorías. Cuando se trata del manejo de pruebas, es una habilidad que puede ser tan importante como manejar adecuadamente a una persona difícil. Es cierto que la persona difícil puede representar un peligro inmediato, que debemos resolver rápidamente. Pero unas pruebas mal manejadas pueden costarnos el caso, el resultado de tratar con esa persona difícil. ¿Cómo podemos incorporar un plan de formación bien dirigido a la línea que respete su tiempo y el nuestro, al tiempo que cumplimos la misión? Veamos algunas opciones.

Formación en servicio

Una forma muy común de desplegar la formación necesaria para el personal de línea es organizarla con las horas de su turno normal. Algunos organismos llevan a cabo esta formación horas antes del turno del personal, otros la realizan durante su turno, otros escalonan el turno de cada persona para que haya una cobertura adecuada de las tareas mientras el personal restante completa la formación. En cuanto a las decisiones sobre la mano de obra, eso depende de nuestra administración.

Pero lo que sí tenemos que hacer es formalizar quién estará presente (nuestro público), de cuánto tiempo disponemos y cuáles son las expectativas. La formación en el lugar de trabajo debe ser específica, ya que se trata de personal activo. Incluso con su atención, pueden tener que marcharse inmediatamente si se produce una mala situación fuera de las puertas de nuestra agencia. En el caso de la formación en servicio, una buena manera de elaborar el plan es basarse en el calendario establecido. Por ejemplo, la formación en servicio puede ser semanal para cada turno, pero el tema de las pruebas puede surgir sólo una vez al trimestre.

En lugar de elegir un tema al azar, la revisión de los datos del trimestre anterior en su sistema de gestión de pruebas debería revelar dónde puede haber puntos débiles, ya sea con el embalaje, el almacenamiento, las disposiciones, etc. De este modo, podrá abordar los problemas específicos, corregir la política y el flujo de trabajo al mismo tiempo y asegurarse de que el personal de línea recibe la información que necesita, no aquella con la que ya destaca.

Formación anual de la agencia (actualización)

A veces este tipo de formato de formación se agrupa con la formación continua, pero no debería ser así. Los formatos de formación anual son situaciones en las que un organismo ha dedicado un día entero, o varios, al interés de la formación, y normalmente esto significa que el personal de línea es sacado de su turno regular asignado, y está en un horario de 9:00 a.m. a 5:00 p.m. para la duración. Para que este sistema funcione, requiere aún más planificación que nuestra primera opción. Supongamos que una agencia opta por este modelo y que se imparte durante un periodo de cinco días. Con almuerzos de una hora, significa que el personal que asiste recibe 35 horas de formación. Cada una de esas 35 horas debe ser contabilizada y, en cierto modo, la formación en pruebas compite directamente con las horas que cubren tácticas de arresto, uso de la fuerza, investigaciones, paradas de tráfico, violencia doméstica, etcétera. Es posible que, como personal de pruebas, sólo dispongas de cuatro horas de las 35 disponibles. Y un bloque de cuatro horas encaja convenientemente en cualquiera de las horas de formación posteriores al almuerzo. Y ese no siempre es el mejor momento para instruir cualquier tema.

Sea como fuere, al aceptar ese bloque de cuatro horas, el personal de pruebas debe tomar decisiones sobre lo que se va a instruir en ese periodo. En este formato, el embalaje debe ser un componente. Tanto si se trata de volver sobre los cuatro grandes temas, como si se trata de un tema poco común que ha aparecido con regularidad últimamente, para hablar del mal envasado frente al buen envasado -con ejemplos-, en este bloque de instrucciones se debe tratar de instruir sobre el envasado a nivel de campo. También es un buen momento para visitar algunas estadísticas rápidas, como artículos recibidos, artículos desechados, etcétera. Pero al hacer ese repaso, hágalo relevante para el personal de línea, muéstreles que están marcando la diferencia. Esto puede ser clave de inmediato, en el sentido de que puede utilizarlo para atraer a su audiencia de inmediato y captar su interés. Pero también puede marcar la pauta a largo plazo de su relación con el personal de línea. El contacto que tienes con el personal de línea puede ser limitado debido a tus funciones específicas, y cuando lo tienes tiende a ser en una capacidad administrativa, porque esencialmente estás calificando su trabajo. Si han rellenado correctamente las entradas en el sistema de gestión de pruebas, si han empaquetado todos los artículos de acuerdo con la norma, si han notificado adecuadamente los artículos delicados, y así sucesivamente. Tu capacidad está dada, pero cómo te ganas el respeto no lo está. Utilizar este formato de forma eficaz no sólo implica una instrucción de calidad sobre los temas necesarios, sino también implicar a su público para que quiera apropiarse del tema.

Día de instrucción

Otra opción empleada por las agencias es un día de instrucción mensual. Un día al mes, cada turno tiene uno o dos temas de formación durante su rotación. Si se reparte el tiempo, esto no difiere mucho del modelo de formación anual, salvo por el hecho de que no todo el mundo habrá pasado necesariamente por “Muerte por PowerPoint” durante los cuatro días previos a la formación. Con este formato, el mejor enfoque es encontrarse en algún punto entre las dos opciones que hemos discutido, en términos de desarrollo del plan de estudios. En lugar de centrarse en los puntos débiles de un trimestre, puede ser mejor centrarse en los últimos tres trimestres, con un enfoque de refresco del envasado y la documentación. La formación más eficaz encuentra la manera de incorporar toda la formación junta, para que el personal tenga ese momento “¡ajá!” al sopesar las áreas débiles tratadas, junto con temas de repaso. No solucionará los problemas de la noche a la mañana, pero los irá resolviendo poco a poco. La mejora siempre debe ser metódica.

Conclusiones

La formación puede ser una casilla marcada, o puede ser una oportunidad para que el personal invierta en su sistema, y una forma de comprometerlos más allá de las tareas habituales de las pruebas. Si elabora planes de formación eficaces para su organismo, podrá forjarse una reputación interna entre el personal de línea, los administradores y el personal de apoyo, y eso se convertirá en dinero a largo plazo, cuando más lo necesite.

¡Cuídate!