Sala de Pruebas | Heredando el Blob

A veces, en las fuerzas del orden nos ofrecen voluntariamente el último detalle del infierno que jamás se haya creado. Y a veces se nos ofrece algo aún peor. Hablemos de cómo sortear lo que probablemente sea el peor escenario posible para cualquier agente de la ley: Heredar el “Blob”.

¡Ayuda!

Acaban de ponerte a cargo de la sala de pruebas de tu agencia. La persona que te precedió lo dejó hecho un desastre. La Oficina del Fiscal del Distrito está escribiendo silenciosamente (utilizado vagamente, por supuesto) acuerdos de culpabilidad a cada caso que sale de su agencia, y ha sido durante los últimos seis meses. Tu jefatura se interesó en por qué estaba sucediendo esto, después de que algunos asaltos y robos de alto perfil condujeron a tiempo cumplido y libertad condicional …… y entonces ese DA dejó caer el martillo …… se informó que la sala de pruebas era un “desastre” cuando un abogado junior bajó a comprobar un alijo de armas de fuego recuperadas de un servicio de orden particularmente violento. El oficial a cargo de la sala de pruebas pudo encontrar seis de diez armas de fuego. Seis. El abogado junior se dio cuenta de que el agente estaba revisando más de cincuenta cubos de goma, sin ningún orden en particular, por toda la sala, sacando objetos y volviéndolos a meter desordenadamente en los cubos, y siguió buscando las armas de fuego que faltaban. Cuando se acercaba la hora de comer, el abogado se dio cuenta de que tenía que volver al juzgado para otro juicio y dijo: “Gracias, ya lo solucionaremos”, y se marchó. No tardó en informar a su jefe del problema, ya que lo consideraba un problema no sólo para el caso que tenía entre manos, sino para todos los demás casos. Y así empezaron los tejemanejes.

Cuando su agencia se enteró de lo que estaba pasando, el daño ya estaba hecho y la sala de pruebas era un completo desastre. En la auditoría, la administración descubrió que el oficial a cargo había extraviado continuamente pruebas de una cuba de almacenamiento en la pared, a otra, e incluso entremezclado artículos que deberían estar en una de las cajas fuertes, en el suelo, y viceversa. Todos sabemos que es un mal día para Black Rock, pero ahora el prometedor, tú, ha sido señalado como el oficial que puede salvar este desastre. Misión: Recuperar la sala de pruebas está en pleno movimiento.

El “Blob”

The Blob” es un término utilizado en algunos círculos para definir un pecio en una sala de pruebas determinada. Si aún no utilizas el término, te invitamos a hacerlo. Algún día será divertido contar lo de la mancha, pero ahora mismo no tiene gracia, sobre todo si está ocurriendo en tu agencia.

Como hemos descrito antes, la mancha es una sala de pruebas desordenada. No estamos hablando de una sala de pruebas donde todo está bien organizado y alguien extravió tres artículos. Estamos hablando de que nada está en un orden lógico. En los registros se indica que los artículos están en una zona, pero se encuentran en otra. Hay numerosos objetos en paradero desconocido, que se remontan a meses o, más probablemente, años atrás. Los objetos que constituyen pruebas no se registran. Los objetos delicados no se almacenan adecuadamente, de hecho muchas de las pruebas no se embalan correctamente. La cuestión es que tenemos muchas cosas que arreglar, y si queremos salvar la reputación de la agencia en la comunidad profesional con la que interactuamos, como el fiscal del distrito, vamos a querer resolver estos problemas lo antes posible.

Cadena de mando e inculcar un proceso de auditoría

Lo primero es lo primero. Primero tenemos que crear una cadena de mando y un proceso de auditoría inicial. A medida que reconstruyamos la sala de pruebas, el proceso de auditoría cambiará, pero necesitamos algo ya establecido para poder avanzar.

Y en nuestro escenario inventado, estamos imaginando el peor escenario posible del que partir: la inexistencia de un proceso de mando o auditoría antes de nuestra intervención. Esperamos que esto no sea algo con lo que te encuentres, pero empezar desde el peor lugar nos da una forma de imaginar cómo pasar de arrastrarnos a esprintar, y no perdernos ninguno de los pasos intermedios.

Como nota al margen, en este artículo no trataremos las funciones de las propiedades, sólo las pruebas. Las funciones de propiedad son a veces controladas por la sección de pruebas, pero incluso en esos escenarios, muchas veces es virtualmente una entidad completamente diferente, y la única vez que los dos mundos se juntan es cuando llega el momento de las disposiciones. Puede que tratemos las funciones de propiedad en otro artículo más adelante, pero por ahora vamos a centrarnos en las pruebas.

En lo que respecta a la cadena de mando, tenemos que establecer algunas salvaguardias. Las razones son la responsabilidad, la integridad y la fiabilidad. Tenemos que rendir cuentas de todas las pruebas. También tenemos que responsabilizarnos de las malas acciones, y la única manera de que podamos responsabilizarnos de dónde empiezan las malas acciones es que exista una cadena de mando que, además, destaque las responsabilidades y las funciones. En nuestro escenario inventado, es razonable concluir que la sala de pruebas no llegó a estar como está porque un único agente la estropeara por completo. Probablemente empezó con una clara falta de responsabilidad por el mal empaquetado llevado a cabo por oficiales y detectives. Probablemente se agravó por la incapacidad del funcionario encargado de las pruebas para establecer normas, y luego, con todas las demandas sorpresa de artículos, se convirtió en demasiado para ser gestionado adecuadamente por una sola persona sin autoridad. Esto no excusa su falta de responsabilidad, pero podemos ver cómo hay factores externos al problema que estamos abordando.

Además, la creación de esta cadena de mando crea una integridad sólida. Cuando se pierde algo, está claro cuándo y dónde se ha perdido, y a quién preguntar por el objeto. La cadena de mando facilita saber dónde están los artículos, cuál es su estado y, a su vez, garantiza que todo el mundo actúe adecuadamente dentro de su ámbito de trabajo. Cuando algo se hace indebidamente, esta cadena de mando por sí sola lo pone al descubierto. Si no tuviéramos nada más que el mero hecho de que falta algo, la cadena de mando nos da puntos de referencia claros en los que centrarnos, y un área definida para encontrar deficiencias. Y eso no significa que una persona haya hecho necesariamente algo mal. Puede que el sistema de cadena de mando ponga al descubierto un punto débil de nuestros métodos de manipulación y almacenamiento que no se había tenido en cuenta. Los errores ocurren. Todos los que dependen de nuestra sala de pruebas lo saben, nadie pide la perfección. Pero si tenemos una sala de pruebas limpia y ordenada, con una sólida cadena de mando establecida, podemos responder a esas deficiencias de una manera que no comprometa las pruebas o los casos a nuestro cargo.

Esto habla de fiabilidad. Con un sistema de este tipo, que capta los puntos débiles no previstos originalmente, e incluso esas raras ocasiones en las que tenemos personal que toma una mala decisión, nuestro sistema demuestra que es fiable cuando es capaz de captar estos errores rápidamente, lo que deja claro que tenemos una sala de pruebas que funciona correctamente.

Nuestra cadena de mando funciona de forma tan sencilla como tres partes que trabajan en múltiples funciones, con la supervisión necesaria. En primer lugar, nuestros agentes y detectives recogen pruebas, ya sean físicas, digitales o de otro tipo, y documentan las pruebas. Esto se compone de nuestros registros de elementos de pruebas, registros fotográficos de pruebas, fotografías asociadas y grabaciones de cámaras. El proceso de recogida incluye la documentación, incautación y recogida de todas las pruebas y bienes relacionados. Pero también incluye el embalaje adecuado. No hablaremos del envasado en este artículo, porque es un tema mucho más largo y se centra en un aspecto. En este artículo nos centraremos en un aspecto más amplio.

Una vez que nuestros “coleccionistas” han terminado sus informes y embalajes, van a colocar las cosas en taquillas, o muy posiblemente, en una cesta u otro elemento similar, para nuestra recuperación. En este punto, como Custodio de Pruebas, estamos actuando como almacén y seguridad de los artículos bajo nuestro control. En esta fase, la organización es la clave.

Organización

Cualquier sala de pruebas debe estar organizada de alguna manera que permita encontrar las pruebas rápidamente. Algunas agencias categorizan su sala de pruebas por el apellido del sospechoso/arrestado, un método antiguo, pero que todavía está presente. Algunos organizan sus salas por número de caso, un enfoque más común a día de hoy, y más adelante veremos por qué. E incluso hay quien organiza sus objetos por fecha de recuperación/denuncia. No juzgamos cómo se organiza, pero el primer paso para recuperar una sala de pruebas es volver a organizarse. Para nuestra redacción, seguiremos adelante con un sistema de organización que tiene dos niveles. El primer nivel es el tribunal de responsabilidad. En este escenario, tendremos pruebas destinadas al tribunal municipal en una sección, pruebas destinadas al tribunal de distrito y superior, en otra, y casos remitidos a la fiscalía federal en otra. A partir de ahí, cada sección clasificará los artículos por número de caso.

Como todos sabemos, las pruebas de un caso pueden ser sólo dos o tres artículos, y en otro, podemos tener miles. En vista de ello, queremos intentar minimizar la confusión en la medida de lo posible. Agrupar los elementos por número de caso es la opción más lógica de todas. Además, la mayoría de los programas informáticos de gestión de pruebas hacen un seguimiento de los artículos por el número de caso introducido por el personal que redacta inicialmente el caso. Por lo tanto, seguir un orden que incluya el uso de números de caso se está convirtiendo en algo habitual. Este conjunto de circunstancias nos hace replantearnos cómo ordenar los elementos. Si se trata de un caso muy grande en términos de pruebas, aunque se respete el orden de los números de los casos, puede ser útil para el sistema existente, y teniendo en cuenta el espacio limitado del que se dispone, colocar todos los artículos de un caso en el menor número posible de cajas, cubos, estantes divididos (sea cual sea el sistema de estanterías) y etiquetarlos con el número de caso en un lugar destacado. Esto le permite maximizar su espacio para todos los casos, mientras que todavía mantiene la mayor integridad para el sistema de estanterías que está utilizando.

Además, si se utilizan cajas, cubos u otros elementos similares, es importante etiquetar el lado expuesto con el número o números de los casos presentes. En el caso de cajas y cubos totalmente cerrados, es absolutamente importante y debería ser obligatorio pegar una copia impresa de las hojas de inventario de pruebas en las que se indique lo que hay en cada caja. Esto ayuda a mantener la integridad de las pruebas, así como a auditar los procesos y las disposiciones. Por no hablar de que ayuda a encontrar los objetos cuando llega el momento de comparecer ante el tribunal.

El objetivo de nuestro sistema de organización es saber dónde está cada objeto. No queremos perder la responsabilidad sobre ningún artículo que esté en nuestro poder. Cada organismo tiene consideraciones diferentes. Y nuestro sistema de organización en dos niveles sugerido aquí es básico. Es eficaz, sobre todo si tenemos que reinventar la rueda, pero puede que no sea el mejor método para tu agencia.

Si está pensando en cambiar su sistema de organización, un buen lugar para empezar a hacer preguntas es ponerse en contacto con las agencias vecinas.

Artículos sensibles

Los artículos sensibles son artículos que un organismo considera demasiado valiosos para ser conservados con pruebas generales. La responsabilidad de pérdida o daño es demasiado grande, o la probabilidad de pérdida es demasiado grande. Aunque se trata de una afirmación triste en sí misma, no es necesariamente una reflexión sobre usted o el personal de la agencia. Es un reconocimiento de que, por muy bien organizados que estén nuestros procesos, perdemos cosas. Es el factor del error humano. En términos de responsabilidad, queremos reducir las reclamaciones contra nuestra agencia, y la sala de pruebas puede convertirse en una carga en las reclamaciones por daños y perjuicios.

Los objetos sensibles suelen ser dinero en efectivo, joyas, aparatos electrónicos de gama alta y otros objetos de valor significativo. Algunos organismos también incluyen las armas cortas en sus definiciones, y estamos de acuerdo con esa opinión. Se podría argumentar que todas las armas de fuego deberían incluirse en esta categoría, pero en el párrafo siguiente describiremos por qué puede resultar difícil para los organismos.

Los objetos sensibles deben almacenarse por separado. Para ello utilizamos una caja fuerte. Estos artículos se empaquetan de acuerdo con nuestras normas establecidas, como cualquier otro artículo, pero una vez que entran en nuestra sala de pruebas, van a la caja fuerte. Aunque eso signifique que estarán separados del resto de los objetos implicados en el caso concreto. Si dispone de un espacio reducido, puede que le resulte difícil instalar una caja fuerte en la que quepan armas largas y, al mismo tiempo, armas cortas, aparatos electrónicos, joyas y dinero en efectivo a granel. Lo más probable es que tenga muchas más joyas, aparatos electrónicos y dinero en efectivo que encajen en la definición que cualquier otra cosa. Una caja fuerte orientada a armas largas da prioridad a las armas largas, y tiene espacio para algunos otros artículos más pequeños, pero no mucho. Si sólo puede manejar una caja fuerte en su sala de pruebas, una que sirva para múltiples propósitos es su mejor opción. Pero eso significa que no podrá almacenar armas largas en ella.

Disposiciones y preparación de auditorías

Dependiendo de su agencia, puede tener oficiales y detectives encargados de revisar sus casos para ver cuáles son las disposiciones finales. Puede que en algunos casos las pruebas que guardas nunca lleguen a presentarse ante el tribunal. Tal vez el delincuente haya llegado a un acuerdo o se haya declarado culpable con la esperanza de recibir una condena más leve. Puede que haya muerto. No nos preocupan tanto esos detalles como cuál es la disposición. Algunas agencias dejan ese deber al oficial encargado de las pruebas. Esto añadirá mucho trabajo por tu parte, así que con un poco de suerte, tu agencia se da cuenta de ello y asigna la responsabilidad a los agentes encargados de las detenciones y a los detectives.

En cualquier caso, al final te presentarán la resolución del caso en cuestión. En ella se indicará que la sentencia se dictó en la fecha XX/XX/XXXX, y debería contener un texto que establezca que las pruebas pueden devolverse al delincuente, o a la víctima (propietario), pueden destruirse, o “se enviarán a subasta”, en la fecha XX/XX/XXXX. Debido a que las leyes varían de un Estado a otro, no podemos decir a qué circunstancia se enfrentará, pero la mayoría de las órdenes judiciales indican que después del 61º día desde la sentencia, el artículo o artículos pueden ser eliminados, de la manera que el tribunal indique. Los jueces no pasan el tiempo pensando en estas cosas, sin embargo necesitamos que lo ordenen, y que lo pongan por escrito para que podamos rastrear las pruebas dentro, y luego fuera de nuestra sala de pruebas. Esto significa que necesitas que tu supervisión pida al fiscal que pida una disposición de pruebas en todas y cada una de las órdenes de juicio en las que estén involucrados. Una vez que tengas ese papel, lo archivas con el inventario de pruebas, y éste pasa a formar parte del expediente de auditoría. La auditoría incluirá los artículos que ya no estén bajo su custodia, por lo que es importante asegurarse de tener toda esta documentación en la sala de pruebas.

A medida que vamos registrando esas disposiciones, tenemos que crear un informe que se envíe a nuestra supervisión y que muestre qué artículos tienen una disposición. Los artículos que deben devolverse al propietario están sujetos a un proceso de tratamiento separado.

Estos artículos deben retirarse de nuestras estanterías y separarse del resto. Se creará y enviará por correo una carta con membrete de la agencia dirigida al propietario, informándole de la eliminación y de que dispone de 61 días a partir de la fecha de eliminación para recuperar el artículo. Ya deberíamos tener una dirección reciente de la persona en el archivo, en el informe del caso. También puede estar incluida en los formularios de pruebas que rellenan los agentes y detectives. Una vez enviada esa comunicación, el reloj empieza a correr para los objetos en cuestión. Si el propietario no se presenta de alguna manera significativa para reclamarlo, puede ser destruido.

La mayoría de los estados exigen que las agencias destruyan las armas en su poder, después de que se dicte una sentencia que no implique su devolución al propietario. Pero recientemente algunas legislaturas estatales han redactado leyes que obligan a las fuerzas de seguridad a subastar las armas de fuego que tienen como prueba, cuando no se ha ordenado su devolución al propietario. Esto presenta otra opción, y en algunas opiniones, otro dolor de cabeza.

La razón de este dolor de cabeza comienza con la premisa básica del sistema sugerido en esta función. Hemos sido capaces de racionalizar los resultados para los artículos que tenemos a unas pocas opciones. La subasta sólo añade otra opción. Pero el trabajo que conlleva organizar una subasta puede ser laborioso.

Dependiendo de cómo estén configuradas las leyes en su jurisdicción, si la subasta es obligatoria para las armas de fuego, la ley puede no dar a su agencia la opción de contratar un servicio de subastador privado para las ventas. En su lugar, tendrá que dedicar personal de la agencia a esta tarea. Esto significa seleccionar una fecha para la subasta, publicar un anuncio público con antelación (normalmente 30 días), encontrar un lugar para celebrar la subasta y, por supuesto, comprobar cada arma de fuego que se vaya a subastar. Porque una agencia no puede subastar armas de fuego rotas, ya que eso supondría una responsabilidad increíble. Ahora se necesita un armero en plantilla que pueda inspeccionar las armas de fuego, asegurándose de que cada una de ellas es segura para la subasta. Algunos pueden inclinarse por considerar que todas las armas de fuego son inseguras, y eliminar la subasta por ese método. Nuestra solemne recomendación…..no sea ese tipo. Una cosa es eliminar el daño legítimo de una situación, pero dirigir tu departamento de policía desafiando la intención de la ley es exactamente el tipo de atención que tu sala de pruebas no necesita, especialmente si está en las condiciones en las que está nuestra sala ficticia.

Y por supuesto, si vamos a subastar un tipo de artículo, también podemos subastar el resto de artículos que se puedan subastar, ¿verdad? Correcto….

Cualquiera que sea la disposición prevista, tenemos un registro de pruebas en el que se anota con qué está relacionado el objeto (número de caso, otros objetos, etc.), una hoja de objetos en este punto, que detalla las fechas de almacenamiento, la cadena de custodia si es necesario, y luego la fecha de disposición. Además, debemos adjuntar una orden de sentencia y, junto con ella, la hoja de disposición final de nuestra agencia para el artículo, que conecta todos los documentos y establece lo que pretendemos hacer con el artículo.

Con todos estos elementos en su lugar, estamos listos para una revisión de la disposición. Esta revisión debe llevarla a cabo un supervisor que conozca los procedimientos relativos a las pruebas, pero que no tenga acceso a la sala de pruebas. El motivo es doble. En primer lugar, nos da un enfoque de control y equilibrio a la hora de retirar objetos de la sala de pruebas. En segundo lugar, nos da una persona que no está sujeta a una investigación interna si algo sale mal. Esta persona puede constituir el primer eslabón de nuestro proceso de auditoría interna desde este puesto específico. Esta persona también debe tener un control de supervisión sobre los artículos que entran en la sala de pruebas. Con esto queremos decir que si el personal de pruebas considera que un artículo concreto no está embalado correctamente o está etiquetado de forma incorrecta, esta persona, que realiza auditorías internas y verifica las disposiciones, debe ser la persona que responsabilice al personal de línea de la forma en que presentan las pruebas. Si la persona se encarga de la parte delantera y trasera, pero no de la intermedia, se consigue un sistema limpio, en el que es posible aplicar normas coherentes y hacerlas cumplir, y los implicados no se ven agobiados por directivas repetitivas. Esto también significa que su auditoría interna debe ser aún más capaz de estar libre de errores.

Las auditorías internas deben realizarse todos los meses. No es necesario que abarquen el 100% de los artículos, pero deben incluir selecciones aleatorias de informes activos y cerrados, garantizando que las pruebas se traten de la misma manera, en función de las circunstancias que concurran en cada artículo. Las auditorías internas también deben revisar los archivos de los elementos registrados en los tribunales, registrados en los laboratorios de criminalística, registrados en detectives, otras agencias, cartas de propietarios e imposibles de localizar.

El archivo “No localizable” es complicado en nuestro caso. Lo más probable es que, al limpiar la mancha, falten elementos. Desde el punto de vista de la responsabilidad, es apropiado preparar documentación que indique que faltan esos artículos, pero sugerimos tomar una precaución adicional y hacer que el personal responsable anterior firme el reconocimiento de los artículos que faltan. Esto no se debe a que se le pueda culpar injustamente de la pérdida de artículos sobre los que no tiene control. Se trata simplemente de establecer quién es el responsable último de la pérdida. Es muy posible que en el escenario que sugerimos, la persona que estaba a cargo ya no esté empleada en su agencia. Esta es la razón por la que las agencias en su conjunto necesitan mantener un periodo de investigación sustancial, incluso si esto significa pagar a una persona que lo arruinó todo por malicia. Puede que esta persona ya se enfrente a cargos penales, pero es necesario asignarle toda la responsabilidad por cada objeto desaparecido. No es su carga, y su agencia debe apoyarle en esta tarea. Eso significa darle el tiempo adecuado para determinar lo que falta y lo que no, y luego recopilar la documentación de todos los elementos que faltan y, por último, responsabilizar a esa persona de lo que ya no está presente.

Volviendo a nuestras auditorías, a medida que desarrollamos este nuevo sistema de pruebas, nuestro componente de auditoría debe tener una parte interna y otra externa. Es fundamental establecer un sistema de auditoría interna. Si no podemos poner en orden nuestra sala de pruebas después de una auditoría interna, entonces tenemos que aprender de esa experiencia, cambiar lo que tengamos que cambiar y seguir perfeccionando el proceso hasta que podamos pasar una auditoría interna.

En el caso de nuestra mancha ficticia, es muy posible que hagan falta dos o tres intentos de auditoría interna hasta que todo vuelva a estar bajo control. E incluso entonces, es probable que tengamos preguntas sin respuesta. Pero una vez que hayamos alcanzado el 100% de responsabilidad sobre todos los objetos de nuestra sala de pruebas, es hora de programar una auditoría externa.

Algunos organismos recurren a su propio auditor municipal o del condado para esta tarea. No lo recomendamos. Es una opción aceptable, y no hay nada que prohíba recurrir al auditor local. Sin embargo, creemos que utilizar una entidad realmente ajena a su gobierno local es el método preferido. En todos los Estados, y en algunas jurisdicciones locales, existe una organización permanente de técnicos y personal de pruebas, que crea normas aceptables para la manipulación y el almacenamiento de pruebas, y todos los procesos relacionados. Es preferible que cualquier organismo busque a esta organización en su zona para realizar auditorías externas. Por un lado, si hay errores, podrán aconsejar rápidamente cómo resolver los problemas. En segundo lugar, pueden ofrecer una visión de conjunto de toda la sala de pruebas, no sólo del proceso de auditoría. Es probable que un auditor no tenga esa experiencia.

Conclusiones

Así es como empezamos a eliminar la mancha. Estos cuatro componentes constituyen la espina dorsal de nuestro punto de partida. A partir de ahí, seguiremos arreglando, reparando y actualizando, o más bien redactando, políticas para asegurarnos de que no volvemos a meternos en este lío. Varias agencias han tenido que empezar de cero. Y se puede empezar desde una posición aún peor. Pedir fuera no debe desanimarse, ni como signo de vergüenza. Es lo que hay, no podemos controlarlo todo. Arreglar la mancha consiste en maximizar tus recursos. Pedir ayuda por el camino debería ser algo natural, y es una forma de entablar relaciones profesionales que pueden beneficiarte más adelante. Y en este caso, esa podría ser la única recompensa.

¡Cuídate!