Evidence Records Triage | Deciding What to Remove and When

Hacerse cargo de cualquier sala de pruebas puede ser realmente un suplicio. Sobre todo si se ha descuidado. Puede que tenga todo el inventario necesario para los casos actuales, pero también inventario y papeleo que no has necesitado en años. Y el problema pasa a ser el del triaje. Debemos evaluar rápidamente los artículos que tenemos y su estado.

Inventario completo de la sala

Al hacernos cargo de la sala de pruebas, nuestra primera tarea debería ser realizar un inventario completo de lo que hay almacenado y clasificar los artículos por antigüedad de almacenamiento y estado del caso. Si reducimos los resultados a estas dos categorías, encontraremos una buena cantidad de pruebas que pueden procesarse para su destrucción o retirada de la sala de pruebas.

Sin embargo, habrá resultados en los que habrá que indagar un poco más; hablaremos de ellos más adelante. Al descifrar el estado de estos artículos, debería ser capaz de empezar a reorganizar sus estanterías con artículos de casos que están activos, y empezar a juntar contenedores de artículos más antiguos que no están activos en absoluto. A partir de esos artículos inactivos, comienza la excavación.

Registros judiciales y disposiciones

Esperamos sinceramente que su Estado disponga de un sitio web de registros judiciales en línea que le permita buscar por número de caso, para que pueda averiguar el estado de aquellos asuntos que parecen estar inactivos. Aunque la información en línea no tendrá contenido suficiente para decidir, sirve de guía para saber a quién plantear la pregunta. Es cierto que, en un mundo perfecto, bastaría con plantear estas preguntas a los investigadores y el asunto quedaría resuelto. Pero si está utilizando un sistema de triaje, necesita respuestas precisas con rapidez, y por eso es probable que en este escenario sea conveniente mantener una conversación con el personal parajudicial de su fiscal. Usted tendrá que proporcionar los números de caso que están en el expediente judicial, porque los tribunales no utilizan nuestros números de caso necesariamente. Si el registro en línea muestra que el caso está resuelto, entonces debería haber un archivo de sentencia firmado por el juez, que si todas las partes están trabajando eficientemente, tiene lenguaje dentro de esa orden diciendo que la evidencia en el caso tiene una disposición asignada por el juez. Lo más probable, y lo que estamos buscando, es el lenguaje que dice que los artículos pueden ser destruidos. Pero habrá casos en los que la disposición sea que los artículos pueden ser devueltos a las partes respectivas. Y eso a veces también implica a los delincuentes.

En el caso de la destrucción, es cuestión de adjuntar la sentencia a la documentación de disposición, fijando una fecha para la destrucción. En el caso de la devolución de bienes, es posible que su agencia deba preparar un nuevo formulario de carta y enviarlo a las últimas direcciones conocidas de las partes implicadas. Asegúrese de fijar un plazo para la recuperación de los objetos. De este modo, y estableciendo una política de la agencia que refleje ese plazo, se elimina la posibilidad de reclamaciones por pérdidas, en particular las reclamaciones por responsabilidad civil. Las salas de pruebas pueden ser un imán para este tipo de reclamaciones, y poner el proceso en orden puede ser complicado cuando se trata de una sala de pruebas en la que es necesario hacer un triaje. Sin embargo, estos pequeños detalles contribuirán a crear un espacio de trabajo organizado en el que prime la eficacia. Sacar los artículos de las pruebas en las fechas previstas es una parte importante de ese proceso, aunque sólo represente el dos por ciento de la actividad total de la sala. Si los artículos no se procesan a tiempo, ¿adivina qué va a pasar? El círculo vicioso que estás abordando ahora mismo. ¿Y quién quiere ese problema unido a su nombre? Es necesario establecer un calendario de retención independiente para los artículos retornables, y los plazos varían. Algunos organismos han llegado a hablar de hasta 90 días, pero la mayoría se sitúan entre 14 y 30 días. Y estos intervalos de fechas tan cortos son lo suficientemente comunes, y probablemente muy defendibles, como para que su organismo no se atreva a establecer un intervalo de fechas similar. Cuando la política y la comunicación dicen lo mismo de forma coherente y se aplica al mismo nivel, no hay nada que temer.

Sin decisiones ni seguimiento

Estaría muy bien que nuestro trabajo en temas antiguos se detuviera en la búsqueda de registros judiciales. Pero eso nunca ocurrirá. Algunos casos estarán incompletos en el expediente que vea en línea. Y cuando preguntes a los asistentes jurídicos sobre ellos, no tendrán mucha información. Lo mejor que puedes hacer es consultar a tus investigadores y ver qué saben del caso, y ellos deberían ser una fuente fantástica en estos casos. Tal vez haya un acuerdo pendiente, tal vez haya una falta de confianza en el caso y se esté buscando un acuerdo, tal vez el caso no vaya a seguir adelante después de todo. Lo más probable es que si el caso está incompleto en los tribunales, no podamos llegar a un acuerdo. Eso es de esperar, pero el objetivo de hacer este trabajo es empezar a tener estos elementos actualizados. Queremos tener una visión completa de dónde está cada cosa y qué artículos van a requerir un seguimiento en el futuro. Esto nos ayuda a elaborar un calendario para la conservación de los artículos y a establecer un plan para el tratamiento de determinados artículos, y además, nos ayuda a elaborar el inventario y a informar a nuestra administración para que estén al tanto, al día, de lo que ocurre en la sala de pruebas y de lo que se está haciendo para solucionar los problemas.

Conclusiones

Las salas de pruebas son bestias que requieren un cuidado intensivo previo, para ponerlas en orden y listas para su uso. Hay varias cosas que hay que tener en cuenta para ponerlas a punto. Una vez que haya revisado su inventario y actualizado todos los artículos y la documentación correspondiente, dispondrá de una superficie “limpia” a partir de la cual trabajar, y la experiencia debería ayudarle a elaborar una política eficaz que aborde cuestiones que, a largo plazo, serán de menor importancia, pero que contribuirán a los objetivos de transparencia, integridad y eficacia.

¡Cuídate!