Entrada y retirada masiva de equipos

Los intendentes pueden tener un trabajo complicado cuando se trata de recibir equipos. A veces los envíos llegan en oleadas, otras veces llegan uno tras otro, e incluso puede haber ocasiones en las que no lleguen cuando se supone que deben llegar, dejándoles un vacío en su flujo de trabajo predeterminado. Claro, siempre se puede hacer algo más, pero este tipo de momentos son frustrantes. A la inversa, los intendentes se quedan atascados intentando retirar objetos que se retiran del servicio. Puede que se hayan agotado y se estén tirando a la basura, puede que vayan a subasta, puede que otro organismo los haya adquirido, independientemente de las circunstancias, entre estos dos tipos de tareas, tu intendencia puede verse desbordada rápidamente sin una salida eficaz. No puedes arreglar el servicio de un cargador, o un cambio brusco en la infraestructura de tu agencia, pero puedes hacer la vida más fácil a tu intendente si una simple herramienta: entrada y salida masiva.

Entrada masiva

El concepto es sencillo: la posibilidad de introducir artículos a granel, con lo que el intendente puede aplicar un escaneado del artículo, confirmar la cantidad y todos los datos llegan a la entrada. El intendente confirma la entrada una última vez y pasa a introducir los siguientes artículos. Aunque parezca mentira, muchos programas de gestión de activos no ofrecen esta posibilidad. Los pocos que lo hacen, no lo hacen tan fácil. Las razones varían, pero eso no importa. El objetivo de cualquier software de gestión de activos debe ser conseguir que sus productos se confirmen rápidamente, se almacenen y organicen sin problemas, y estén disponibles para su despliegue inmediato. Si es temporada de “nuevo presupuesto”, y todo lo de su proveedor de uniformes llegó al mismo tiempo que un envío de escopetas, granadas CS de 40 mm y chalecos reflectantes, su intendente debería ser capaz de introducir estos artículos a granel mucho más rápido de lo que la tarea sugiere, y luego todo lo que queda es llevar los artículos a la ubicación de almacenamiento adecuada. El trabajo manual es siempre la parte más dura del trabajo, pero algunos programas de gestión de activos que hay por ahí le harían creer que no es así. Eso no es cierto.

Retirada masiva

Del mismo modo, cuando llegue el momento de retirar mucho equipo, tu intendente debe tener la opción de retirar objetos a granel. Es cierto que habrá objetos sueltos aquí y allá que simplemente no les permitan esta opción. Pero en muchos casos, el equipo se reemplaza en su totalidad, y como tal, la capacidad de retirar artículos en bloque es muy útil para su intendente. En el proceso de entrada, es más fácil pensar en esta tarea, como en el ejemplo dado, entran múltiples artículos similares, así que naturalmente escanearlos de una vez es algo fácil de hacer y realizar, incluso para los no entrenados. Cuando se trata de la eliminación masiva, es el mismo proceso. Pero hay otros trucos para hacerlo que la entrada no permite. En otro artículo, hablaremos de la idea de los kits y de cómo funcionan, pero a efectos de este artículo, sugeriremos algunas formas de reducir la mano de obra que utilizan la eliminación a granel. Los kits son un concepto sencillo en el mundo de la intendencia. Son una agrupación de artículos que sirven como “entrega estándar” a un nuevo oficial, o a un técnico de pruebas, o a cualquier otro personal definido que requiera la entrega de equipo. Aunque la retirada masiva puede realizarse simplemente escaneando un artículo e introduciendo la cantidad, puede haber ocasiones en las que sea más fácil agrupar los artículos en kits y escanearlos como kits. Por ejemplo, supongamos que tiene 17 pares de pantalones de uniforme, nueve radios móviles, 13 linternas y 11 botiquines de patrulla. Su intendente podría hacer nueve juegos con un artículo de cada uno de los cuatro productos, y escanear eso una vez como un kit, y luego hacer un solo kit con los artículos restantes. Esto significa que escanean dos veces, confirman que los kits salen de su almacén, y el trabajo está hecho. Deberían poder establecer destinos individuales para los artículos (eliminación, subasta, etc.), y aun así minimizar el escaneado y la manipulación. Convierte un trabajo que puede llevar una hora en 15 minutos. Y por cada 45 minutos de trabajo ahorrado, significa que su intendente tiene más tiempo para hacer el trabajo de gestión de los almacenes de equipos que su agencia tiene, lo que a su vez conduce a una mayor precisión de los informes y la rendición de cuentas.

Conclusiones

Esta es una explicación sencilla de la entrada y salida masivas. Con el tiempo, tenemos previsto ampliar el uso de esta función en las funciones diarias de su intendencia. Pero como puedes ver, es una forma rápida para que tu intendente pueda meter y sacar artículos del almacén de tu agencia. Y cuanto más rápido puedan gestionar las transferencias externas, más rápido podrán realizarse las internas, y eso hace que la parte del trabajo más propensa a errores sea más fácil de gestionar y más precisa.

Que no te pase nada.