El alto costo y tarifas ocultas de las pruebas digitales

Con el enorme volumen de pruebas digitales y sus costes de almacenamiento, que han aumentado exponencialmente en los últimos años, algunos responsables de la toma de decisiones policiales están empezando a hacerse preguntas. La mayoría de estas preguntas son una respuesta directa a los crecientes recortes presupuestarios.

En este artículo intentaremos responder una por una a algunas de estas preguntas frecuentes. Haremos los cálculos por usted, hablaremos de las ventajas y desventajas de cada solución y le dejaremos decidir qué solución se ajusta mejor a sus necesidades y a su presupuesto. A los efectos de nuestro debate, supondremos que se trata de una agencia de tamaño medio con 100 agentes.

Pregunta 1: Hemos estado utilizando CD/DVD y ordenadores de la agencia para almacenar nuestras pruebas digitales y no hemos tenido ningún problema hasta ahora. ¿No es la solución más barata?

Antes de empezar a hablar de los costes relacionados con esta solución, lee el artículo “Problemas con el uso de CD/DVD para almacenar pruebas digitales”. Hay muchos otros problemas que pueden surgir al utilizar CD/DVD, pero centrémonos en los costes. Suponiendo que tiene 100 agentes jurados en su organismo y que cada agente se ocupará de 24 casos al año relacionados con pruebas digitales (estamos bastante seguros de que son muchos más que eso) y suponiendo que una cuarta parte de esos casos irán al fiscal o al tribunal, tenemos los siguientes cálculos:

Si tienes 100 agentes jurados estás tirando 30000$. Si tiene 200 agentes jurados, ¡el coste podría superar los 60000 dólares! No sólo se está malgastando dinero, sino que el tiempo de los agentes podría emplearse mejor en patrullar, haciendo que las calles sean más seguras.

Pregunta 2: Hay proveedores que ofrecen un sistema de gestión de pruebas digitales basado en la nube. Sólo cobran 40 dólares al mes, por agente, por 15 GB de datos y no tenemos que ocuparnos de ningún problema de gestión informática. ¿Estamos pagando demasiado?

Este modelo, a primera vista, parece barato y fácil. Lo que el vendedor no le dijo es que 15 GB cada uno es terriblemente inadecuado, sobre todo si se tiene en cuenta que la mayoría de las pruebas digitales tendrán que almacenarse durante una media de 3 años antes de que puedan eliminarse. Piénsalo así: limitar a tus agentes a 15 GB durante 3 años (15 GB / 1095 días = 13,6 MB) equivale a menos de una foto al día tomada por un iPhone. Sólo un gran caso de homicidio puede suponer miles de fotos. ¿Se imagina lo que le costaría un caso así si utilizara una solución basada en la nube con límites de uso y tarifas de almacenamiento adicionales por uso excesivo? Ese mismo proveedor probablemente te ofrecerá una solución, ¡pagando 15 dólares más al mes por agente para obtener almacenamiento ilimitado! Hemos hecho los cálculos para usted aquí. Una vez más, esto es suponiendo que tiene 100 agentes jurados.

Su departamento de 100 agentes jurados podría estar gastando 66.000 dólares al año en un sistema de gestión de pruebas digitales basado en la nube. Un departamento de 200 agentes costaría la friolera de 132.000 dólares.

Pregunta 3: Hemos consultado a algunos proveedores que siguen ofreciendo soluciones basadas en Windows, pero nos cobran una licencia por instalación en cada ordenador. Nuestro propio equipo informático puede instalar el software en todos los ordenadores donde sea necesario. Disponen de una interfaz web gratuita sólo para visualización. ¿Qué puede ir mal con esta solución?

Esta solución no tiene nada de malo si seguimos viviendo en los años 90. Las soluciones basadas en Windows fueron muy populares entre 1990 y 2000, pero estamos en 2015 y hay mejores formas de gestionar las pruebas digitales. Imagina tener 100 ordenadores que tus agentes utilizan en su coche y en la sede de la policía. Piense en el tiempo que le llevaría al personal informático (que, por cierto, es muy caro) desplazarse hasta los 100 ordenadores para instalar un programa. Aunque pueda hacerse a distancia, lleva tiempo y dinero. Lo que hace que esta solución sea aún menos atractiva es cuando hay disponible una nueva actualización del software o una corrección de errores. Ahora sus informáticos tendrán que visitar esos 100 ordenadores una vez más para instalar la actualización o implementar la corrección. Hemos descubierto que las licencias de soluciones basadas en Windows son mucho más caras que las licencias de soluciones basadas en web (aunque no entendemos por qué), así que aunque el producto base parezca barato, estas licencias aumentarán el precio hasta igualar o incluso superar el coste de la solución basada en web.

¿57.000 dólares por una tecnología obsoleta?

Pregunta 4: Estamos considerando la posibilidad de adquirir un sistema independiente de gestión de pruebas digitales, puesto que ya disponemos de un sistema para nuestras pruebas físicas. ¿Por qué íbamos a gastarnos el dinero en un lujoso sistema “todo en uno” para la gestión de pruebas físicas y digitales?

Hay muy pocas razones técnicas que impidan la implantación de una solución así, pero desde una perspectiva estrictamente de costes y comodidad, ¿por qué querrías tratar con dos proveedores diferentes y pagar anualmente la asistencia a ambos? Sin duda será más caro. Las pruebas digitales son tan importantes como las físicas y hoy en día hay proveedores en el mercado que ofrecen una solución para ambas. Ahorre tiempo y dinero y adquiera un único sistema. Si el proveedor sólo ofrece un sistema de gestión digital o si su sistema de pruebas no es adecuado para gestionar sus necesidades de pruebas físicas, probablemente debería pensárselo dos veces antes de comprometerse.

Pregunta 5: Hemos pensado que la mejor solución es adquirir un sistema de gestión de pruebas digitales totalmente basado en web. Es un poco anticuado y difícil de usar, pero el proveedor lleva muchos años haciéndolo. Un software anticuado y difícil de usar no debería impedirnos invertir en él, ¿verdad?

Creemos que la solución mejor y más rentable es un sistema de gestión de pruebas totalmente basado en la web que pueda gestionar tanto las pruebas físicas como las digitales, alojado en los servidores de su propia agencia. Si pagas un precio de mercado por esta solución, puedes utilizar software de mercado. Si pagas un precio superior, deberías esperar un software superior. El software anticuado a menudo no está bien diseñado, no es intuitivo, es difícil de usar, no es configurable, solo es compatible con Internet Explorer, no funciona en Chrome o Safari, carece de diseño responsivo, no funciona en dispositivos móviles y no es fácil de usar. Las tecnologías de software web son tecnologías rápidas y en constante evolución. Cualquier software decente debería estar al día de las últimas tecnologías.

En los años 90 ni siquiera se conocía el diseño responsivo, ni el software configurable. Hoy en día, con tantos dispositivos, pantallas, navegadores y tecnologías disponibles, es importante que el software que elija sea operativo, fácil de usar, rápido y fiable. Si se ha diseñado bien, espere que funcione en dispositivos móviles igual de bien que en un monitor de televisión de 70 pulgadas. Si el proveedor sigue anclado en el siglo XX, mire a su alrededor, hay soluciones mucho más potentes a precios mucho más baratos.

Conclusión

En conclusión, hemos estudiado y evaluado las soluciones del mercado y analizado los puntos débiles y los costes de los sistemas de gestión de pruebas digitales. Hoy en día existen en el mercado nuevas soluciones de vanguardia que evitan todos los problemas comentados en este artículo y, lo que es mejor, cuestan menos. Antes de comprometer su tiempo y dinero en una solución de gestión de pruebas, mire cuidadosamente y evalúe todas sus opciones para asegurarse de que el dinero de los impuestos de sus ciudadanos está bien gastado.